Os prós e contras de automação de processos

Automação em si não é necessariamente eficiente ou

até mesmo a escolha certa para o seu negócio ou organização. A escolha para automatizar um determinado processo ou tarefa deve sempre passar por pelo menos uma árvore de decisão básica, pesando os benefícios e custos conhecidos. Algumas das principais vantagens de automação incluem o seguinte:

• Em escala, automação de processos pode eliminar a necessidade de contratar novos funcionários administrativos em economias de custo significativas.

  Video: Automação de Processos de Negócio | SE Workflow | SoftExpert

• Automação elimina o erro humano.

  Video: Tutorial automatização de processos com Bizagi - Parte I

• automação de processos presta-se a remover as, tarefas busywork mais chatos. Isso libera sua força de trabalho para lidar com tarefas que os seres humanos fazem melhor do que computadores.

  Video: Processo de Viagens - Um exemplo de automatização de processo

Considerando que algumas das desvantagens incluem o seguinte:

• Implementando a maioria das automações requer algum grau de assistência técnica, ou pelo menos familiaridade.

• automação de processos é pela mudança definição, que exige o gerenciamento de mudanças.

  Video: Automação de Processos Alimentícios

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  Cada nova automação requer um processo de Garantia de Qualidade (QA), que leva vários graus de esforço e tempo.

  Você precisa certificar-se as saídas de sua automação são os mesmos (ou melhor do que) seus esforços-driven humanos atuais. A última coisa que você quer é descobrir em seis meses é que o seu sistema de atendimento automatizado trava-se sobre as pessoas que pressione 2!

Documentando o processo atual

O primeiro passo para automatizar qualquer coisa é garantir que você tenha uma compreensão cristalina de como ele funciona em sua encarnação atual. Isso ajuda você a entender o que as peças podem ser automatizados e que forma uma automatização pode demorar. Grande parte deste passo pode ser tratado por caçar ineficiências em sua organização.

Se você seguir a estratégia magra e ter construído um mapa do fluxo de valor - um mapa literal, visual mostrando como insumos como ordens ou leads fazer o seu caminho através de sua organização, em última análise, transformando em produto final - depois que o mapa funciona como um mapa do tesouro para oportunidades de automação de processos.

Para construir o seu mapa do tesouro, a maneira mais simples e mais direta é para percorrer o processo de si mesmo. (Idealmente, encontrar dois as pessoas a atravessar separadamente, sob a suposição de que se pode pegar em um passo outros acidentes.) Siga o processo a cada passo, documentando exatamente o que transformações a entrada inicial deve passar, que toca, o que ele aguarda, e assim por diante, a fim de tornar o produto final.

Preste atenção especial aos sete desperdícios do Lean (superprodução, espera, transporte, processamento desnecessário, inventário desnecessário, o excesso de movimento e defeitos). Estes são geralmente maduro para automação.

Em cada etapa única - não importa quão aparentemente insignificante ou rápido - no processo, pedir os “5 Porquês.” Porque é que este passo aqui? Em resposta à resposta, perguntar “Por quê?” Repita cinco vezes. Isso ajuda a determinar se você pode, potencialmente, acabar com o passo completamente (talvez porque é um resto legado para um processo anterior - você ficaria surpreso com quantos destes pendurar ao redor!), Ou se você pode automatizar alguns ou todos isto.