Usando quickbooks para gerenciar inventário em uma empresa de fabricação
Controle de estoque em uma empresa de fabricação é mais difícil do que em outros tipos de negócios. Quando você se resumem tudo a sua essência no QuickBooks, o problema decorre de um par de requisitos de contabilidade complicados:
Conteúdo
- Em um ambiente de produção, o fabricante combina materiais itens brutos em itens de produtos acabados. Isso significa - e esta é a parte difícil - que o processo de fabricação reduz a contagem de inventário e valor para alguns itens (as matérias-primas ou dos componentes) e, ao mesmo tempo, aumenta a contagem eo valor dos outros, itens de produtos acabados.
- Em um ambiente de produção, as regras dizem que você não apenas contar o valor dos itens nos valores de estoques de produtos acabados de item. Você também contar o custo do trabalho e fábrica de sobrecarga utilizada na fabricação dos itens.
QuickBooks resolve o primeiro problema relacionado com a fabricação de inventário, mas não resolver ou resolver o segundo problema. Felizmente, desde que você é um pequeno fabricante, você provavelmente não precisa se preocupar muito com o segundo problema. Você deve perguntar ao seu CPA sobre isso. Mas não se preocupe - Congresso e a Receita Federal ter fornecido um monte de lacunas que fazem a contabilidade mais fácil para os caras pequenos.
Manipulação de inventário fabricados a maneira simples
Se você estiver usando QuickBooks Pro ou algumas versões anteriores do QuickBooks Premier, você não tem a capacidade para dar conta da produção de inventário em QuickBooks. O melhor que você pode fazer é agrupar itens para combinar em itens individuais na fatura do cliente.
Esta abordagem parece desleixado, mas não é tão ruim quanto você pode pensar à primeira vista. Você pode optar por mostrar apenas o item do grupo em uma fatura de cliente. Isso significa - voltando ao exemplo do florista vendendo rosas e vasos vermelhos - que o florista pode “fabricar” um vaso de cristal de uma dúzia de rosas vermelhas e, em seguida, mostrar o item fabricado como um item de grupo na fatura do cliente.
A única coisa que é problemático sobre a abordagem “apenas usar um item de grupo” é que ele não lhe dá uma maneira de acompanhar os valores de inventário dos produtos acabados.
Realizando a contabilidade de inventário em QuickBooks
Para explicar a fabricação de inventário em QuickBooks Premier ou QuickBooks Enterprise Solutions, você adicionar itens de montagem de inventário à lista de item para esses itens que fabricam. Você também gravar a fabricação de itens como você ... bem, fabricação eles.
Suponha que Pine Lake Porcelain na maior parte apenas compra e revende canecas de café e outros doodads de porcelana. Mas também supor que uma vez por ano, Pine Lake Porcelain reúne uma coleção de canecas de café vermelhas em um dia jogo do presente de São Valentim encaixotado. Neste caso, QuickBooks pode gravar a montagem de um conjunto presente encaixotado que combina, por exemplo, quatro canecas de café vermelhas, uma caixa de papelão, e alguns embrulho de papel tissue.
Adicionando itens de montagem de inventário
Para descrever itens manufaturados, siga estes passos:
- Escolha Listas → Lista de Itens.
QuickBooks exibe a janela da Lista de Itens.
- Clique no botão do item na janela da Lista de Itens, e escolha Novo a partir da lista drop-down.
QuickBooks exibe a janela Novo Item.
- Escolha o item Assembléia Inventory a partir da lista drop-down Tipo.
QuickBooks exibe a versão Assembléia Inventário da janela Novo item.
- Especificar a conta a ser usada para rastrear o custo deste item quando você vendê-lo.
QuickBooks sugere o Custo dos Produtos Vendidos conta. Se você criou outras contas para seus CPV, no entanto, escolher a outra conta apropriada.
- Descrever o item fabricado.
Digite uma descrição do item que você quer que apareça nos documentos que seus clientes ver, como faturas. (QuickBooks sugere a mesma descrição que você usou na descrição na caixa de texto transações de compra como um padrão.)
- Digite o valor que você cobrar para o item na caixa de preço de venda.
- Indicar se o item fabricado está sujeito ao imposto de vendas, usando a lista suspensa Código Tributário.
- Use a lista suspensa Conta de renda para especificar a conta que você deseja QuickBooks usar para acompanhar o rendimento da venda do item.
- Identificar os componentes que vão para o item acabado.
Use a lista Bill of Materials para identificar os itens de componentes individuais e as quantidades necessárias para fazer a montagem de inventário. Cada item componente vai em uma linha separada na lista. Não deve ser muito redundante, mas note que você identificar o item de componente eo número de itens componentes necessários.
- Identificar a conta de ativos.
Especifique o outro conta de ativo atual que QuickBooks usar para rastrear valor deste item de inventário.
- Seleccione um ponto de criação.
Use as caixas Desenvolver ponto para especificar o menor quantidade em estoque deste item que pode permanecer antes de fabricar mais. Quando o nível de estoque cai para esta quantidade, QuickBooks adiciona um lembrete para a lista Lembretes, informando que você precisa fazer mais do item.
- Ignore o na mão e as caixas de Valor Total.
Verificar que em caixa Hand? Deixá-lo definido para zero. Para digitar um número agora é gravar uma transação sem categoria, e você não quer fazer isso. Vá em frente e deixar o conjunto total campo Valor para zero, também.
- Deixar os a partir de caixa vazia, ou digite a data atual.
Não importa.
Gravação fabrico ou montagem de itens
Para construir algum conjunto, escolher os fornecedores → Inventário Atividades → Construir comando Assembléias. QuickBooks exibe a janela Assembléias construir. Tudo que você faz é escolher a coisa que você quer construir a partir da lista suspensa Assembly Item e, em seguida, inserir a quantidade que você (ou algum colega de trabalho infeliz) construído no Quantidade caixa para construir no canto inferior direito. Em seguida, você clique em Build & Fechar ou construir & Novo botão. (Clique Build & Novo botão se você quer gravar a montagem de alguns outros itens.)
Aqui estão algumas coisas para se lembrar sobre o comando das Assembléias Constituição:
- No canto superior direito da janela, QuickBooks mostra a quantidade do conjunto que você tem na mão e o número de clientes que fizeram pedidos. Essa é uma informação muito útil ter, por isso, lembre-se que ele está lá.
- Uma tabela na janela de Assembléias Envergadura mostra o que se passa em seu produto. Não que você se importa, mas este é um lista de materiais.
- Na parte inferior da lista de lista de materiais, QuickBooks mostra o número máximo de conjuntos que você pode fazer, dada as suas participações de estoque atuais.
- Quando você cria um item, QuickBooks ajusta a contagem de item de estoque. Se você fazer conjuntos de presente caixas, cada uma com quatro canecas vermelhos e dois tecidos de embrulho, QuickBooks reduz as contagens de itens de canecas vermelhas e tecidos de embrulho, e aumenta as contagens de itens dos jogos do presente em caixa quando você gravar a construção do conjunto.
Alguns dos componentes usados em uma montagem podem não ser itens de estoque. Você pode usar peças noninventory em uma montagem.
Gerenciamento de múltiplos locais de estoque
QuickBooks Enterprise Solutions permite-lhe lidar com o desafio de manutenção de registros de armazenamento de estoque em vários locais. Para ativar esse recurso, chamado de controle de estoque avançado, escolha o comando Editar → Preferências, clique em Itens e inventário, clique na guia Preferências da empresa, e, em seguida, clique no botão Configurações de inventário avançada.
Se você estiver usando a versão Enterprise Solutions de QuickBooks, QuickBooks exibe caixas de diálogo que permitem que você crie uma lista de sites de inventário, e também adiciona campos para janelas apropriadas e caixas de diálogo para que possa acompanhar itens de estoque por site. Se você não está usando a versão Enterprise Solutions de QuickBooks, QuickBooks exibe informações sobre como você pode atualizar para Enterprise Solutions.