Que a procurar ao verificar ou auditar um modelo financeiro

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Se você estiver usando o Excel por um tempo, você provavelmente preferem construir suas próprias planilhas ou modelos financeiros a partir do zero. Em um ambiente corporativo, no entanto, as pessoas raramente têm essa oportunidade. Em vez disso, eles são esperados para assumir um modelo existente que alguém tenha construído.

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Talvez você está entrando em um papel que você está assumindo o lugar de outra pessoa e não há um modelo de relatório financeiro existente que você precisa atualizar a cada mês. Ou você foi dito para calcular as comissões de vendas a cada trimestre com base em uma monstruosa planilha 50-guia que você realmente não gosta da aparência. Não só você herdar os modelos dos outros, juntamente com as entradas, os pressupostos e cálculos o modelador original tenha entrado, mas você também herdar os erros do modelador.

Se você está indo tomar a responsabilidade para o modelo de outra pessoa, você precisa estar preparado para assumi-la e torná-lo seu próprio. Você tem que ser responsável para o funcionamento deste modelo e confiante de que ele está funcionando corretamente. Aqui está uma lista de coisas que você deve verificar quando você herdar modelo financeiro de outra pessoa:

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• Familiarize-se com o seu look and feel. Olhar através de cada folha para ver o que esquemas de cores foram usadas. Leia através de qualquer documentação. Existe uma chave para ajudar a ver quais as células são o que? Tem o modelador diferenciado entre as fórmulas e pressupostos codificados?
• Dê uma boa olhada nas fórmulas. eles são consistentes? Será que eles contêm quaisquer valores codificados que não irá atualizar automaticamente e, portanto, causam erros?
• Executar uma verificação de erro. Pressione o botão de verificação de erros na seção de Auditoria de fórmulas da guia Fórmulas na fita para ver de relance se existem erros Excel na folha que pode causar problemas.
• Verifique se há links para arquivos externos. Ligações externas pode ser uma parte válida do processo operacional de trabalho, mas você precisa saber se este arquivo recebe quaisquer entradas de livros externos para se certificar de que ninguém inadvertidamente muda folha ou nomes de arquivos, causando erros no seu modelo. Encontrar links externos, pressionando o botão Editar links na seção Conexões de guia dados na fita.
• Reveja os intervalos nomeados. Intervalos nomeados pode ser útil em um modelo financeiro, mas às vezes eles abrigam erros devido a nomes redundantes, bem como links externos. Reveja os intervalos nomeados no Gerenciador de nome, que está na seção nomes definidos da guia Fórmulas na fita. Excluir quaisquer intervalos nomeados que contêm erros ou não estão sendo usados, e se eles contêm links para arquivos externos tomar nota e verifique se eles são necessários.
• Verifique cálculos automáticos. Fórmulas devem calcular automaticamente, mas às vezes quando um arquivo é muito grande, ou um modelador gosta de controlar as alterações manualmente, o cálculo foi definido como manual em vez de automático. Se você ver a palavra Calcular na barra de status inferior esquerdo isto significa que o cálculo foi definido como manual, então você provavelmente está em algum investigação complexa! Pressione o botão Opções de cálculo na seção Cálculo do guia Fórmulas na faixa de opções para mudar entre o cálculo pasta de trabalho manual e automático.

Além dessas medidas, aqui estão algumas ferramentas de auditoria acessível em Excel que você pode usar para verificar, auditoria, validar e, se necessário, corrigir um modelo herdado de modo que você pode estar confiante nos resultados do seu modelo financeiro:

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• Inspecione livro. Conheça os recursos ocultos do seu modelo e identificar características potencialmente problemáticas que poderiam ser muito difícil encontrar com esta ferramenta pouco conhecida. Para usá-lo, abra a pasta de trabalho, clique no botão do ficheiro para os da fita na guia Informações, clique no botão Check for Issues.
• F2: Se as células de origem de uma fórmula são na mesma página, o atalho F2 coloca o celular no modo de edição, de modo que este atalho é uma boa maneira de ver visualmente onde os dados de origem está vindo.
• Rastrear precedentes / Dependentes: ferramentas de auditoria Excel traçar as relações visualmente com setas de traçador. Você pode acessar essas ferramentas na seção Fórmula Auditoria da guia Fórmulas na fita.
• Avaliar fórmula: Tome fórmulas além longos e complexos usando a ferramenta Avaliar fórmula, na seção Fórmula Auditoria da guia Fórmulas na fita.
• Erro ferramentas de verificação: Se você cometer um erro - ou o Excel acha que é um erro - um triângulo verde aparecerá no canto superior esquerdo da célula. Isso acontecerá se você omitir as células adjacentes, ou se você inserir uma entrada de texto, que parece que ele deve ser um número.
• Watch Window: Se você tiver células de saída que você gostaria de manter um olho em, esta ferramenta irá exibir o resultado de células especificado em uma janela separada. Você pode encontrar esta ferramenta na seção Fórmula Auditoria da guia Fórmulas na fita. É útil para as fórmulas de teste para ver o efeito de uma mudança nas premissas em uma célula ou células em separado.
• Mostrar Fórmulas: Para ver todas as fórmulas em resumo, em vez dos valores resultantes, pressione o botão Mostrar Fórmulas na secção Fórmula Auditoria da guia fórmulas na fita (ou usar o Ctrl + `atalho). Mostrar Fórmulas é também uma maneira muito rápida e fácil para ver se existem quaisquer valores codificados.