Descobrindo as muitas maneiras de exibir suas mensagens no Outlook 2000

Você pode ver as suas mensagens em pelo menos dez maneiras, começando com o conjunto que vem com o Microsoft Outlook. Você pode modificar cada vista, classificando em qualquer coluna de informações em qualquer ponto de vista, clicando no título da coluna.

Para mudar a sua visão de suas mensagens no Outlook, escolha View-gt; actual View, e escolher uma das seguintes vistas a partir do menu:

Mensagens. Esta é a imagem sem frescuras de sua caixa de entrada - De, Para, Assunto - apenas o básico. As mensagens que você ainda não lidas são listadas em negrito-tipo que os outros estão listados em tipo simples.

Mensagens com AutoVisualização. Quando você não tem tempo para ler todas as mensagens que você recebe, uma visualização é útil. As primeiras linhas pode lhe dar uma dica de que as mensagens que deseja ler. AutoPreview mostra estas primeiras linhas.

Normalmente, você vê previews única de mensagens que você não leu ainda. Você vê apenas os títulos de mensagens que você leu. Na verdade, o Outlook assume que você leu qualquer mensagem que você abriu. Você também pode marcar uma mensagem lida ou não lida pelo direito; clique sobre ele e escolhendo Marcar como lidas ou Marcar como não lida.

Por bandeira de Acompanhamento. Você pode sinalizar mensagens recebidas para ajudá-lo a acompanhar o que você tem a fazer em resposta a cada mensagem. Sinalizado grupos ver as suas mensagens de acordo com se sinalizadores são definidos nas mensagens e listas que tipos de sinalizadores são definidos e quando eles são devidos.

Alguns especialistas dizem que a forma mais eficiente de lidar com todas as suas mensagens recebidas é arquivá-las de acordo com o que você precisa fazer com eles e, em seguida, agir sobre eles de acordo com a prioridade e o tempo de cada mensagem. bandeiras de mensagem são uma maneira prática de obter uma alça sobre o que você tem a ver com as mensagens que você recebe. Por vista de Acompanhamento Bandeira organiza automaticamente as suas mensagens de acordo com a ação que eles exigem, tornando-o instantaneamente eficiente, certo?

Últimos sete dias. Quando você está convidado a tomar medidas imediatas em uma mensagem que recebeu há poucos dias, nem sempre é fácil encontrar a mensagem que lhe disse o que fazer, especialmente se você obter lotes de e-mail. Última vista Sete Dias mostra apenas as mensagens que você tem dentro de uma semana passado. Encontrando um item em uma lista curta é mais fácil do que em um longo.

A última lista Sete Dias limita a sua visualização mensagens que chegam em um período de sete dias. Ele não classificar as mensagens de acordo com o que está neles ou quem os enviou. Você pode classificar suas mensagens de acordo com o nome do remetente ou do assunto da mensagem, clicando nos títulos no topo das colunas na exibição.

Sinalizado para próximos sete dias. Se você está sinalização de mensagens que são realmente importantes, as mensagens que você já sinalizadas para obter a sua atenção nos próximos dias são susceptíveis de exigir sua atenção em primeiro lugar. Para um rápido olhar para o mais quente dos itens quentes, o uso Marcado para próximos sete dias visualizar.

Como vista Marcado, sinalizado por sete dias seguintes visualizar cortes para o essencial: quem enviou a mensagem, o que o assunto da mensagem é, e quando a ação é devido sobre a mensagem que está marcada.

Por tópico de conversação. Você deve sempre incluir uma linha de assunto que é fácil de entender para que a pessoa que recebe a mensagem sabe à primeira vista o tema da sua mensagem eo que fazer sobre isso. Com alguma sorte, outras pessoas fazer a mesma coisa para você. Então você pode realmente obter alguma milhagem de suas mensagens, classificando-os em por vista tópico de conversação.

Por remetente. Quando o patrão chama e pergunta: “Você recebeu a mensagem de e-mail sobre os bônus que lhe enviei há três semanas?”, Você provavelmente não quer gastar uma grande quantidade de tempo a triagem através de mensagens de todo mundo a partir das últimas três semanas . A maneira mais rápida para responder à pergunta do chefe imediato é mudar para Por vista Sender.

Você pode imediatamente encontrar o nome do chefe Por vista Sender. Clique duas vezes a mensagem bônus intitulado. Então você pode dizer ao chefe, “Eu certamente fez- está bem aqui na minha frente.” Você vai ser capaz de responder tão rapidamente que o chefe vai ficar feliz em dar-lhe esse bônus.

Mensagens não lidas. Você não tem que ler todas as mensagens que vem através de sua tela, mas a Lei de Murphy diz que a informação mais importante será em uma mensagem que você não leu ainda. A exibição de mensagens não lidas lhe dá uma espiada nas coisas que você não tenha tomado uma espiada no ainda.

Não deixe a sua Caixa de entrada nas mensagens não lidas visualizar o tempo todo porque as mensagens parece que vai desaparecer quando você terminar de lê-los. É mais fácil de usar Mensagens de ver a maior parte do tempo e mudar para mensagens não lidas ver agora e, em seguida, como uma estratégia para encontrar coisas.

Enviado para. Pode parecer bobagem para ter uma visão de sua caixa de entrada classificadas de acordo com o nome da pessoa que cada mensagem é enviada para. Afinal, é o seu tudo Inbox- devem ser enviadas para você, ou não estaria aqui, certo?

Você tem duas razões para usar Enviado para ver. Algumas mensagens que vêm para você são dirigidas a todos na sua empresa, por exemplo, por isso é bom saber que certas mensagens não deve ser tomada pessoalmente. A segunda razão é que o mesmo conjunto de pontos de vista está disponível na Caixa de Entrada ea pasta Itens Enviados. A pasta Itens Enviados é onde Outlook mantém cópias das mensagens que você enviou para outras pessoas. Saber o que você enviou a quem pode vir em muito acessível.

Enviado para visualizar apenas é classificada, não agrupadas, o que significa que as mensagens aparecem na ordem dos nomes das pessoas que os enviaram. Uma visão agrupados seria exibido como o título de um grupo o nome de cada pessoa que lhe enviou e-mail. Se você clicar na coluna Assunto, você perde o benefício de ter a lista ordenada por remetente. Se o seu Enviado para lista aparece a serem classificados incorretamente, basta clicar na palavra Para, na parte superior da coluna Para.

Timeline mensagem. A visão mensagem Timeline é uma das vistas mais interessantes em Outlook- ele desenha um gráfico de todas as suas mensagens de acordo com quando eles chegaram. vista Timeline mensagem é projetado para ajudar a encontrar mensagens quando você pode se lembrar quando eles chegaram, mas não por que eles chegaram ou que os enviou.

Os pequenos ícones que representam as mensagens são realmente atalhos para as mensagens que eles representam. Você pode abrir uma mensagem com um duplo clique no ícone para essa mensagem. Você pode também direito, clique no ícone de mensagem para responder a uma mensagem, apague a mensagem, ou mover uma mensagem para outra pasta.