Organizar a informação com as categorias do outlook 2007

Uma boa coleção de informações tem um monte de valor. No entanto, você não pode espremer o valor integral de uma lista de contatos ou tarefas, se você não pode obter uma alça rápida sobre quais itens são importantes e quais não são. As categorias apresentam no Outlook é projetado para ajudá-lo a distinguir o que é urgente do que pode esperar.

Atribuindo uma categoria

Quando você primeiro configurar o Outlook 2007, você pode descobrir o que as categorias estão disponíveis clicando no botão Categorizar na parte superior da tela da caixa de entrada, logo à direita do botão Avançar, ou escolhendo Ações -gt; Categorizar. O botão Categorizar parece com um pequeno, multicolorido quadrado tic-tac-toe. Vários outros módulos do Outlook também exibir o Categorizar botão-lo faz o mesmo trabalho onde quer que você encontrá-lo. Clicando no botão Categorizar traz uma lista de (!) Surpresa categorias, cada nome de uma cor. Se você simplesmente deseja colorir código de seus itens usando o padrão, o processo é bastante simples.

Video: Dica de Produtividade no Microsoft Outlook

Siga estes passos para atribuir uma categoria a um item:

1. Clique no item que deseja classificar.

O item é destacado.

2. Clique no botão Categorizar e escolha a categoria que deseja a partir da lista.

Um bloco colorido aparece no item para indicar qual a categoria que você escolher.

Você pode atribuir várias categorias para cada item, embora colocando muitos em um item pode ser mais confuso do que atribuir nenhuma categoria em tudo.

Mudar o nome de uma categoria

Você pode associar um nome com cada cor para que você sabe por que você está atribuindo uma certa categoria para um determinado item.

Para renomear uma categoria, siga estes passos:

1. Clique no botão Categorias e escolha Todas as categorias.

A caixa de diálogo Color Categorias aparece.

2. Clique na categoria que deseja renomear.

A categoria selecionada é destacada.

3. Clique no botão Renomear.

A categoria escolhida na etapa 2 está rodeado por uma caixa para mostrar que você pode editá-lo.

4. Digite o novo nome que deseja atribuir a essa categoria.

O nome digitado aparecerá no lugar do nome antigo.

5. Clique em OK.

Video: Mais Organização nos E-mails com As Categorias no Outlook - #11 de #20

A caixa de diálogo Color Categorias fecha.

Se você alterar o nome de uma categoria que você já tinha atribuído a alguns itens do Outlook, que nome da categoria alterações nesses itens automaticamente.

Alterar uma cor categoria

Você pode mudar a cor de uma categoria, bem como o seu nome. Atribuindo cores memoráveis ​​pode dar pistas importantes sobre como seu trabalho está indo ou quão bem você está mantendo-se com os projectos em curso.

Siga os passos para mudar a cor de uma categoria:

1. Clique no botão Categorias e escolha Todas as categorias.

A caixa de diálogo Color Categorias aparece.

2. Clique na categoria para a qual você deseja atribuir uma nova cor.

Video: 16 - Como usar categorias para classificar emails no Outlook.com

A categoria selecionada é destacada.

3. Clique no botão Cor.

A lista drop-down aparece, mostrando as cores que você pode escolher.

4. Clique na cor que deseja atribuir.

A cor escolhida aparece no lugar da cor de idade.

5. Clique em OK.

A caixa de diálogo Color Categorias fecha.

Você também pode escolher Nenhum e criar uma categoria incolor. Isso é meio monótono, mas se ele se encaixa o seu humor, ir para ele. Você pode querer criar categorias incolores porque o Outlook oferece apenas 25 cores, e você pode ter mais de 25 categorias. Mas, depois de ter passado 25 categorias, você pode considerar reduzindo o número de categorias para reduzir a confusão.

Atribuir uma tecla de atalho categoria

Você pode dar a cada categoria uma tecla de atalho, que permite atribuir uma categoria sem tocar no mouse. Isso é muito útil quando você quiser ampliar através de uma tela cheia de mensagens de correio electrónico ou tarefas e definir tudo em algum tipo de ordem.

Para atribuir uma tecla de atalho a uma categoria, siga estes passos:

1. Clique no botão Categorias e escolha Todas as categorias.

A caixa de diálogo Color Categorias aparece.

2. Clique na categoria para a qual você deseja atribuir uma tecla de atalho.

A categoria selecionada é realçado para mostrar que você selecionou.

3. Clique no menu tecla de atalho.

A lista de teclas de atalho.

4. Clique na tecla de atalho que deseja atribuir.

Video: Como criar pastas e regras para o outlook 2007

O nome da tecla de atalho que você escolhe aparece à direita da categoria.

5. Clique em OK.

Você não pode atribuir mais de uma tecla de atalho a uma categoria- que seria confuso. No entanto, você pode atribuir mais de uma categoria a um item.