Executando um relatório no ato! 2005

Os passos seguintes aplicam-se a todos ACT! relatórios. A caixa de diálogo é o mesmo para todos os relatórios. Dependendo do relatório que você está correndo, no entanto, algumas das opções podem não estar disponíveis e, portanto, aparecem esbatidas.

Para executar um ACT! relatório, basta seguir estes passos:

1. Realizar uma pesquisa ou exibir o registro de contato ou registros que você deseja incluir no relatório.

Todas as estradas em ACT! levar - ou pelo menos passar por - a pesquisa. Antes de executar um relatório, decidir qual o contato de dados ou do grupo que você deseja incluir em seu relatório. Por exemplo, você pode executar um relatório de histórico Resumo para um único contato ou relato Contacto para todos os contatos em um estado ou região. Você pode incluir dados do contato atual ou registro de grupo, a corrente de contato ou grupo de pesquisa, ou de todos os contatos ou grupos.

2. Organizar os contactos antes de executar o relatório se quiser que os contactos no relatório a aparecer em uma ordem específica.

Quer os contatos para aparecer em ordem alfabética pelo nome da empresa ou pelo sobrenome? Se você tem numerosos contactos com o sobrenome Smith, você então querer classificá-los por empresa ou estado? Você deve tomar essas decisões antes de executar um ACT! relatório.

Classificar seus contatos em uma de duas maneiras: Classificar por até três critérios ao escolher Editar -gt; Sort, ou classificar seu contato por um critério clicando o contato apropriado indo na Lista de Contatos.

3. Escolha o menu Relatórios e, em seguida, selecione o nome do relatório que você deseja executar. (Para executar um relatório que não aparece no menu, escolha Relatórios -gt; outro contato Relatórios e selecione o relatório apropriado.)

A caixa de diálogo definir filtros abre. A guia Geral é idêntico para toda e qualquer ACT! relatórios que você cria.

4. Na enviar o relatório de saída para lista suspensa, selecione uma saída para o relatório:

• Preview: Escolha a opção Visualizar, se você está em todos hesitante sobre suas capacidades de comunicação. A pré-visualização do relatório aparece na tela. Depois de visualizar o relatório, imprimi-lo ou executá-lo novamente se ele não está olhando exatamente do jeito que você pretendia que olhar.

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• Arquivo Rich-Text: Salva o relatório como um arquivo RTF, que pode ser aberto no Word.

• arquivo HTML: Salva o relatório como um arquivo HTML. Escolha essa opção se você quiser usar o relatório em seu Web site.

• Arquivo PDF: Salva o relatório como um arquivo PDF que pode ser lido no Adobe Reader.

• Arquivo de texto: Salva o relatório como um arquivo TXT, que você pode ler com uma ampla variedade de software, incluindo Excel.

• Impressora: Se você está totalmente confiante de que seu relatório será impresso corretamente na primeira vez, vá para ele! Esta opção envia o relatório diretamente para a impressora padrão.

• E-mail: Envia o relatório salvo como um anexo a uma mensagem de e-mail. O anexo possui uma extensão .rpt e pode ser lido somente pelos destinatários que têm ACT! instalado em seus computadores.

5. Em Criar relatório Para a área, especifique os contactos para incluir no relatório.

As opções são auto-explicativas. Ou você está indo para executar o relatório para o contato atual, a pesquisa atual, ou todos os contatos.

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Se você ordenados os contatos, selecione o botão de pesquisa atual, mesmo se você quiser incluir todos os contatos no banco de dados. Se você não selecionar esta opção, os contactos no relatório não aparecem na ordem de classificação especificada.

6. Selecione a caixa de seleção ‘Meu Record’ Excluir para excluir informações do seu Meu Registro no relatório.

Esta opção não está disponível para todos os relatórios.

7. Nos dados usam geridos pela área, selecione o registro Gestor dos contatos que você está incluindo em seu relatório.

• Todos os usuários: inclui registros de contatos gerenciados por todos os usuários do banco de dados.

• Usuários Selecionados: inclui registros de contatos gerenciados por usuários selecionados do banco de dados. Se você é o único usuário do banco de dados, apenas o seu nome aparece na lista.

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8. sobre as actividades, Nota, e / ou guias história, faça as seleções apropriadas.

• Na guia Atividades, selecione o tipo de actividades e o intervalo de data correspondente das actividades a incluir no seu relatório.

• Na nota e guia Histórico, selecione o tipo de histórias e o intervalo de data correspondente que você está incluindo em seu relatório.

• No Use dados gerenciado por área, selecione os usuários cujas informações você deseja incluir no relatório.

9. Clique na guia Oportunidade se você estiver executando um relatório de vendas.

• Na área de venda Oportunidades, selecione se você deseja incluir oportunidades de vendas, vendas fechadas / Won, e / ou vendas perdidas em seu relatório.

• No menu drop-down Dentro Data Range, especifique o intervalo de datas das oportunidades de vendas para incluir no relatório.

• No Dados Use geridos por área, optar por incluir informações de todos os usuários ou usuários selecionados do banco de dados.

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10. Clique em OK.

AJA! executa o relatório. Se você não está feliz com os resultados, executar o mesmo relatório uma segunda vez usando critérios diferentes, ou tente executar um relatório diferente.