Como evitar as armadilhas e-mail como um gerente de vendas

E-mail tornou a comunicação para os gerentes de vendas mais conveniente, eficiente e oportuna, mas temos sacrificado clareza para que a conveniência. Email compõe a maioria da comunicação escrita em qualquer negócio e é algo que você precisa para ser bem versado em.

Talvez mais sério do que discussões verbais porque há um registro de comunicação escrita.

Infelizmente, a facilidade com que você pode enviar e-mail leva algumas pessoas a pensar mais rápido é melhor. Não é.

Lembre-se: Não há nenhum grito (ou rindo ou brincando ou Pisc) em e-mails de gestão de vendas

O maior problema com o email (ou qualquer comunicação escrita) é que não há nenhuma maneira em que para expressar a emoção que você sente quando você escrever a sua mensagem. Não há nenhuma fonte sarcasmo em seu computador. O que pode parecer uma piada ou piada para você pode ser tomado totalmente diferente pela pessoa lendo sua mensagem. Um inocente, off-the-cuff comentário pode causar uma série de problemas.

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A única coisa que as pessoas sabem sobre etiqueta e-mail é que quando você digitar tudo em maiúsculas, VOCÊ ESTÁ gritando com eles!

Não escreva e-mails como você fala. Eliminar todas as gírias e tom casual. Escreva como você está escrevendo uma carta comercial formal. Só porque ele é e-mail não significa que ele carrega menos peso. Comece com a sua mensagem de e-mail sendo muito formal- você sempre pode amolecer um pouco ao ler antes de bater em Enviar.

Se você receber um e-mail e acho que o escritor está sendo menos do que profissional ou diz algo que te deixa com raiva, pare, respire fundo, e lê-lo novamente. Veja se há uma chance do remetente estava tentando ser engraçado ou bonito.

Adotar essa política e-mail profissional com todos que você se comunicar com incluindo seus vendedores, fornecedores, colegas e especialmente clientes. Não arruinar um relacionamento por causa de um mal-entendido que poderia ter (e deve ter) sido evitado.

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Re-ler seus e-mails de gestão de vendas

Se você estiver usando e-mail para mais de um mês chances são que você teve um daqueles momentos de pânico quando você gritar com o computador quando você percebe que você enviou algo que você não deve ter ou você notar um erro após foi-se. Infelizmente, email não voltar.

Você pode ter ouvido o velho ditado, “Meça duas vezes, corte uma vez” sobre estar muito seguro de si antes de agir. E-mail é exatamente da mesma maneira, exceto que é “lido duas vezes, envie uma vez.”

Estas são algumas dicas, se seguidas, pode poupar algum sofrimento, tempo e embaraço potencial:

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  Não coloque o endereço do destinatário em até o último: Este é um grande truque pouco. Isso impede que esses “Oh não!” Momentos quando você acidentalmente atingiu Enviar antes de estar pronto. É um ótimo hábito para se desenvolver e você vai economizar agravamento frequentemente.

• Leia em voz alta: Abrandar e lê-lo em voz alta. Não se apresse com porque você sabe o que você escreveu. Bem, você sabe o que você significava para escrever, mas que pode não ser o que está no corpo do email.

• Verifique a ortografia e gramática: Não fique tão dependente de verificação ortográfica que você assume que está tudo bem, se não houver vermelhas, linhas irregulares sob qualquer coisa. Se você tem uma palavra não reconhecida no dicionário do seu software, verifique se ele está escrito corretamente e, em seguida, adicioná-lo ao dicionário para referência futura.

  Gramática também é importante. Não envie um e-mail dizendo o cliente, “Seu vai amar o nosso produto.” Nem de verificação ortográfica nem capturas verificação gramatical seu ao invés de você‘ré, mas seu cliente - e se ele é como a maioria das pessoas, ele irá levá-lo louco.

• Use cortar e colar com moderação: Sim, é fácil simplesmente cortar e colar a partir de um documento para outro, mas ter muito cuidado.

• Duplos, triplos e quádruplos cheque de anexos: Certos programas de e-mail reconhecer a palavra anexo na linha de assunto e notificá-lo antes de enviar, se nada for anexado.

  Se você pode adquirir o hábito de adicionar o anexo e, em seguida, o endereço do destinatário como as finais duas coisas antes de enviar, você será milhas à frente em sua comunicação e-mail.

Por responder a todos é uma má idéia para os gerentes de vendas

Raramente é uma boa idéia para bater Responder a Todos, sem dar-lhe algum pensamento. A menos que você está vários e-mails em uma longa discussão com várias partes, a maioria das pessoas não recomendo a todos.

Tente ser a pessoa em sua empresa que não começa a bater Responder a todos e sugerir outros sigam o exemplo. Você vai se surpreender com o quanto inútil e-mail você não recebe mais.

Se o remetente inicia a conversa e inclui várias pessoas - especialmente alguns que você não sabe. Você pode responder apenas ao remetente com uma nota em negrito ou de outra forma destacada “eu respondi só para você, sinta-se livre para transmitir para os outros destinatários como você achar necessário.”

Se todo mundo iria ficar neste hábito, as pessoas teriam muito menos e-mail em sua caixa de entrada. É especialmente agravante quando os telefones de ping, ou e-mail alertas sonoros para conversas entre duas ou mais pessoas que não têm absolutamente nada a ver com você.

Afinal, se você responder apenas ao remetente, você sempre pode voltar para sua pasta Enviados e encaminhar esse email para todos os outros. Mas, depois de bater Responder a Todos, você não pode chegar através da tela e puxe-o para trás.