Como planejar suas quickbooks 2014 sistema

Video: What is the QuickBooks API

Se você entender um par de itens do grande-retrato - o que a contabilidade faz eo que a contabilidade sistemas não - desde o início, você verá que o processo de instalação QuickBooks faz muito mais sentido.

O que faz a contabilidade

Pense sobre o que a contabilidade faz. As pessoas podem discutir sobre os pequenos detalhes, mas a maioria concorda que a contabilidade faz as seguintes quatro coisas importantes:

• Medidas de lucros e perdas

• Relatórios sobre a condição financeira de uma empresa (seus ativos, passivos e patrimônio líquido)

• Fornece registos detalhados dos ativos, passivos e contas de capital próprio

• Fornece informações financeiras para as partes interessadas, especialmente à gestão

O que sistemas de contabilidade fazer

Agora, dê uma breve olhada em sistemas que de contabilidade, ou pelo menos com o que os sistemas de contabilidade de pequenas empresas, costuma fazer:

• Produzir demonstrações financeiras, incluindo demonstrações de resultados, balanços e outros relatórios contábeis.

• Gerar formulários comerciais, incluindo cheques, cheques de pagamento, facturas, declarações de clientes, e assim por diante.

• Manter registros detalhados de contas-chave, incluindo caixa, contas a receber (valores que os clientes devem uma empresa), contas a pagar (valores que uma empresa deve aos seus fornecedores), itens de estoque, imobilizado, e assim por diante.

• Executar funções de gerenciamento de informações especializadas. Por exemplo, na indústria editorial, editores de livros muitas vezes pagam autores royalties. Então, contabilidade Royalty é uma tarefa que reservar sistemas de contabilidade dos editores normalmente deve fazer.

O que QuickBooks faz

Ok, depois de entender o que a contabilidade faz eo que a contabilidade sistemas normalmente não, você pode ver com alguma perspectiva que QuickBooks faz:

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  Produz demonstrações financeiras

• Gera muitas formas comuns de negócios, incluindo cheques, cheques de pagamento, faturas de clientes, declarações de clientes, notas de crédito e ordens de compra

• Mantém registros detalhados de um punhado de contas-chave: caixa, contas a receber, contas a pagar e inventário em configurações simples

QuickBooks faz três das quatro coisas que você esperaria de um sistema de contabilidade para fazer. No entanto, QuickBooks não fornecer o material de contabilidade especializado. Por exemplo, QuickBooks não faz contabilidade realeza.

E agora para a má notícia

Então QuickBooks faz três das quatro coisas que os sistemas de contabilidade fazer, mas ele não faz tudo. QuickBooks é muitas vezes uma solução de contabilidade incompleta. Tenha cuidado, portanto, sobre a definição de suas expectativas. Normalmente, você também precisa descobrir soluções para alguns de seus requisitos contábeis especiais.

QuickBooks dá aos usuários e empresas uma grande flexibilidade. Então, voltando ao exemplo anterior, uma editora de livros pode fazer muito do que ele precisa fazer para a contabilização de direitos autorais em QuickBooks. Este trabalho de contabilidade Royalty simplesmente requer uma certa quantidade de mexer como o negócio é a criação de QuickBooks.

No entanto, QuickBooks (ou pelo menos as versões mais populares do QuickBooks) sofre um par de deficiências significativas:

• QuickBooks Pro não fornece uma boa maneira de lidar com a fabricação de inventário. No entanto, QuickBooks Premier e QuickBooks Enterprise Solutions suportam contabilidade fabricação simples.

  E QuickBooks Enterprise Solutions fornece alguma capacidade adicional de gerenciamento de inventário (vários sites de inventário, lote e rastreamento de número de série e FIFO custando) como parte de sua característica avanço Inventory. (Essas versões do QuickBooks ajudá-lo a explicar o processo de transformar matérias-primas em produtos acabados e também lidar com algumas complexidades de inventário da vida real.)

• Apenas QuickBooks Enterprise Solutions lida com a situação de armazenamento de estoque em vários locais. Em outras palavras, QuickBooks Pro e QuickBooks Premier simplesmente mostrar, por exemplo, que você tem 3.000 widgets. Ele não permite que você acompanhar o fato de que você tem 1.000 Widgets no armazém, 500 Widgets na loja A, e 1.500 de widgets na loja B.

Apesar do fato de que QuickBooks pode ser uma solução incompleta e não pode lidar com o inventário da maneira que você quer ou precisa, QuickBooks ainda é uma solução muito boa. Não, espere, isso não é realmente forte o suficiente. O que QuickBooks faz, faz muito bem.

É muito mais provável que um produto de software de contabilidade com 600 usuários, por exemplo, será descontinuado em vez de um produto como o QuickBooks, que tem 4 milhões de clientes.