Trabalhando com listas de distribuição no outlook

Você pode criar uma lista de distribuição no seu módulo de contatos do Outlook que inclui o nome de mais de uma pessoa para aqueles momentos em que você enviar uma mensagem para várias pessoas simultaneamente. Você também pode atribuir categorias aos seus listas de distribuição (assim como você pode com contatos individuais), e você pode enviar uma lista de distribuição para outras pessoas como um anexo a uma mensagem de e-mail para que eles possam usar a mesma lista que você faria se eles são também usando o Outlook.

Criação de uma lista de distribuição

Criação de uma lista de distribuição é uma simples questão de inventar um nome para a sua lista e escolher a partir da coleção de nomes que você armazenou no seu sistema. A lista de distribuição não manter o controle de números de telefone e endereços de correio, apenas endereços de email.

Para criar uma lista de distribuição no seu módulo de contactos, siga estes passos:

1. Escolha -gt arquivo; New -gt; Lista de distribuição (ou pressione Ctrl + Shift + L).

A caixa de diálogo lista de distribuição aparece.

2. Digite o nome que deseja atribuir à sua lista de distribuição.

O nome que você digita aparece na caixa de texto Nome.

3. Clique no botão Selecionar Membros.

A caixa de diálogo Selecionar Usuários é exibida, mostrando uma lista de nomes disponíveis no lado esquerdo e uma caixa em branco no lado direito.

4. Dê um duplo clique no nome de cada pessoa que você deseja adicionar à sua lista de distribuição.

Cada nome que você clique duplo aparece no Adicionar a coluna de lista de distribuição no lado direito da caixa de diálogo.

5. Quando estiver pronto escolhendo nomes, clique em OK.

Video: COMO CRIAR LISTA DE DISTRIBUICAO

A caixa de diálogo Selecionar Membros fecha.

6. Clique em Salvar e fechar (ou pressione Alt + S).

Video: Criar uma lista de distribuição no Microsoft Office Outlook

A caixa de diálogo lista de distribuição fecha e sua lista de distribuição aparece na sua lista de contatos.

Quando você está criando uma lista de distribuição, você também pode querer incluir os endereços de e-mail de pessoas que não estão incluídos na lista de contatos ou qualquer um dos seus outros livros de endereços do Outlook. Para adicionar tal um estranho à sua lista de distribuição, clique em Add New (em vez de Selecionar Membros) no Passo 4, acima. Digite o nome e endereço de email da pessoa que você deseja adicionar na caixa de diálogo adicionar novos membros, clique em OK, e siga o restante das etapas exatamente da mesma maneira.

Editando uma lista de distribuição

Pessoas vêm e vão em listas de distribuição, assim como fazem todos os outros lugares. Felizmente, você pode editar as listas. Basta clicar no ícone Contatos no painel de navegação e clique duas vezes o nome de uma de suas listas de distribuição (as entradas que mostram um pequeno ícone de duas cabeças para a direita de seus nomes). Quando você abre uma entrada de lista de distribuição, você vê a mesma tela que você viu quando criou a lista. Aqui, você tem algumas opções úteis:

• Para remover um membro da lista: Clique nesse nome e clique no botão Remover.

• Para selecionar um novo membro a partir dos nomes já em sua lista de contatos ou da lista de endereços global: Clique em Selecionar membros e seguir a mesma rotina que você usa quando você cria uma lista.

• Para adicionar uma pessoa cujo endereço de e-mail não estiver listado em qualquer um dos seus livros de endereços: Clique no botão Adicionar Novo, preencha o nome e endereço de email da pessoa e clique em OK.

Usando uma lista de distribuição

Listas de Distribuição aparecem como itens em sua lista de contatos, juntamente com os nomes das pessoas - por isso (como você provavelmente pode adivinhar) você pode usar uma lista de distribuição para endereçar uma mensagem de e-mail, tal como faria com qualquer contacto. Veja como:

• Você pode arrastar o cartão para uma lista de distribuição para sua caixa de entrada para criar uma nova mensagem de e-mail a essa lista.

• Você pode digitar o nome da lista de distribuição na linha Para de uma mensagem de e-mail e clique no botão Verificar nomes na barra de ferramentas.

Quando o Outlook adiciona um sublinhado para o nome no campo Para: caixa, você sabe a sua mensagem vai para as pessoas em sua lista de distribuição.