Dados separados, análise e apresentação de modelos de dados do excel

UMA modelo de dados fornece a base sobre a qual o seu mecanismo de relatórios Excel é construído. Um dos conceitos mais importantes em um modelo de dados é a separação de dados, análise e apresentação. A idéia fundamental é que você não deseja que seus dados se tornam muito amarrado em qualquer modo particular de apresentar esses dados.

Para envolver sua mente em torno deste conceito, pensar sobre uma factura. Quando você recebe uma fatura, você não assumir que os dados financeiros sobre a factura é a verdadeira fonte de seus dados. É apenas uma apresentação de dados que está realmente armazenado em um banco de dados. Que os dados podem ser analisados ​​e apresentados a você em muitas outras maneiras: em gráficos, em tabelas, ou até mesmo em sites. Isso parece óbvio, mas os usuários do Excel, muitas vezes fundir dados, análise e apresentação.

Por exemplo, algumas planilhas do Excel contêm 12 guias, cada uma representando um mês. Em cada guia, os dados para esse mês é listado junto com fórmulas, tabelas dinâmicas e resumos. Agora o que acontece quando você é pedido para fornecer um resumo por trimestre? Você adicionar mais fórmulas e guias para consolidar os dados em cada uma das guias mês? O problema fundamental neste cenário é que as guias realmente representam valores de dados que são fundidos na apresentação de sua análise.

Para um exemplo mais de acordo com o relatório, dê uma olhada na figura a seguir. mesas codificados como este são comuns. Esta tabela é uma fusão de dados, análise e apresentação. Não só esta tabela amarrá-lo a uma análise específica, mas há pouca ou nenhuma transparência no que a análise exatamente consiste. Além disso, o que acontece quando você precisa informar por trimestre ou quando é necessária uma outra dimensão de análise? Você importar uma tabela que consiste em mais colunas e linhas? Como isso afeta o seu modelo?

A alternativa é a criação de três camadas em seu modelo de dados: uma camada de dados, uma camada de análise, e uma camada de apresentação. Você pode pensar nessas camadas como três planilhas diferentes em um livro do Excel: uma folha para manter os dados em bruto que alimenta seu relatório, uma folha para servir como uma área de preparação onde os dados são analisados ​​e em forma, e uma folha para servir como camada de apresentação. Esta figura ilustra as três camadas de um modelo de dados eficaz:

Como você pode ver, o conjunto de dados crus está localizado em sua própria folha. Embora o conjunto de dados tem algum nível de agregação aplicados para mantê-lo manageably pequeno, nenhuma análise ainda é feito na folha de dados.

A camada de análise consiste principalmente de fórmulas que analisam e extrair dados a partir da camada de dados em tabelas formatadas comumente referidos como tabelas de teste. Estas tabelas de teste em última análise, alimentar os componentes de relatório em sua camada de apresentação. Em suma, a folha que contém a camada de análise torna-se a área de teste, onde os dados são resumidos em forma e para alimentar os componentes de relatório. Aviso na guia Análise, a barra de fórmula ilustra que a tabela consiste em fórmulas que referenciam o separador de dados.

Há um par de benefícios para esta configuração. Em primeiro lugar, todo o modelo de relatório pode ser atualizado facilmente, simplesmente substituindo os dados brutos com um conjunto de dados atualizado. As fórmulas na guia Análise de continuar a trabalhar com os dados mais recentes. Em segundo lugar, qualquer análise adicional pode ser facilmente criado usando diferentes combinações de fórmulas na guia Análise. Se você precisa de dados que não existe na folha de dados, você pode facilmente adicionar uma coluna para o fim do conjunto de dados crus, sem perturbar as folhas de análise ou apresentação.

Você não necessariamente tem que colocar seus dados, análises e camadas de apresentação em diferentes planilhas. Em modelos de dados pequenos, você pode achar que é mais fácil colocar seus dados em uma área de uma planilha enquanto a construção de tabelas de teste em outra área da mesma planilha.

Nessa mesma linha, lembre-se que você não está limitado a três planilhas, também. Ou seja, você pode ter várias folhas que fornecem os dados brutos, várias folhas que analisam, e vários que servem como camada de apresentação.

Onde quer que você optar por colocar as diferentes camadas, tenha em mente que a idéia permanece a mesma. A camada de análise deve consistir principalmente de fórmulas que puxam dados das folhas de dados em tabelas de teste usados ​​para alimentar sua apresentação.