Apropriadamente dados da estrutura em seus modelos de dados do excel

Video: EXCEL AVANÇADO → Validação de Dados

Como o bloco de construção para o seu Excel relatórios, os dados em seus modelos de dados deve ser estruturado de forma adequada. Nem todos os conjuntos de dados são criados iguais. Embora alguns conjuntos de dados trabalhar em um ambiente padrão do Excel, eles podem não funcionar para fins de modelagem de dados. Antes de construir seu modelo de dados, verifique se os dados de origem é apropriadamente estruturada para fins Dashboarding.

Correndo o risco de simplificação, conjuntos de dados normalmente utilizados em Excel vêm em três formas fundamentais:

• O relatório de planilha

• O arquivo de dados plana

• O conjunto de dados tabular

A piada é que apenas os arquivos de dados plana e conjuntos de dados tabulares para fazer modelos de dados eficazes.

relatórios de planilhas para fazer modelos de dados ineficazes

relatórios de planilhas exibir altamente formatados, dados resumidos e muitas vezes são concebidos como ferramentas de apresentação para os usuários de gestão ou executivas. Um relatório de planilha típica faz uso criterioso de espaço vazio para formatação, repete dados para fins estéticos, e apresenta apenas análise de alto nível. A figura a seguir ilustra um relatório de planilha.

Apesar de um relatório de planilha pode parecer bom, não faz para um modelo de dados eficaz. Por quê? A principal razão é que estes relatórios lhe oferecer nenhuma separação de dados, análise e apresentação. Você está essencialmente trancado em uma análise.

Embora você poderia fazer gráficos do relatório mostrado, seria impraticável aplicar qualquer análise fora o que já está lá. Por exemplo, como você calcular e apresentar a média de todas as vendas de bicicletas utilizando este relatório particular? Como você calcular uma lista dos dez mercados com melhor desempenho?

Com esta configuração, você é forçado a processos muito manuais que são difíceis de manter, mês após mês. Qualquer análise fora os de alto nível já no relatório é básica no melhor dos casos - mesmo com fórmulas fantasia. Além disso, o que acontece quando você é obrigado a mostrar as vendas de bicicletas por mês? Quando seu modelo de dados requer uma análise com dados que não está no relatório de planilha, você é forçado a procurar outro conjunto de dados.

arquivos de dados planas se prestam muito bem para modelos de dados

Outro tipo de formato de arquivo é um arquivo simples. flat files repositórios de dados são organizadas por linha e coluna. Cada linha corresponde a um conjunto de elementos de dados, ou um registro. Cada coluna é uma campo. Um campo corresponde a um elemento de dados único em um registro. A figura a seguir contém os mesmos dados que o relatório anterior, mas expressa em um formato de arquivo de dados plana.

Note-se que cada campo de dados tem uma coluna, e cada coluna corresponde a um elemento de dados. Além disso, não há nenhum espaço extra, e cada linha (ou registro) corresponde a um conjunto único de informações. Mas o atributo chave que torna este um arquivo plano é que nenhum único campo identifica exclusivamente um registro. Na verdade, você tem que especificar quatro campos separados (Região, Mercado, segmento de negócios e volume de vendas de um mês) antes que você possa identificar o registro.

arquivos simples se prestam muito bem para modelagem de dados no Excel, porque eles podem ser detalhado o suficiente para armazenar os dados que você precisa e ainda ser propício para uma ampla gama de análise com fórmulas simples - SOMA, MÉDIA, PROCV, e SUMIF, só para citar alguns.

conjuntos de dados tabulares são perfeitos para modelos de dados orientado a tabela dinâmica

Muitos modelos de dados eficazes são movidos principalmente por tabelas dinâmicas. tabelas dinâmicas são ferramentas de análise do premier de Excel. Para aqueles de vocês que têm utilizado tabelas dinâmicas, você sabe que eles oferecem uma excelente maneira de resumir e forma de dados para uso por relatar componentes, tais como gráficos e tabelas.

Video: Excel, Pesquisar Base de Dados No Mesmo Formulário

conjuntos de dados tabulares são ideais para os modelos de dados pivô tabela accionadas. A figura que se segue ilustra um conjunto de dados de tabela. Note-se que a principal diferença entre um conjunto de dados tabular e um arquivo de dados plana é que, em conjuntos de dados tabulares os rótulos de coluna não duplicar dados como reais. Por exemplo, a coluna período de vendas contém o identificador mês. Essa diferença sutil na estrutura é o que faz conjuntos de dados tabulares fontes de dados mais eficientes para tabelas dinâmicas. Esta estrutura garante que os principais funções da tabela pivô, tais como triagem e de reagrupamento, funciona da maneira que deveriam.

Os atributos de um conjunto de dados tabular são os seguintes:

• A primeira linha do conjunto de dados contém rótulos de campos que descrevem as informações em cada coluna.

• Os rótulos de coluna não puxar o dever dobro como itens de dados que podem ser usados ​​como filtros ou critérios de consulta (como meses, datas, anos, regiões ou mercados).

• Não há linhas ou colunas em branco - cada coluna tem um cabeçalho, e um valor é em cada linha.

• Cada coluna representa uma única categoria de dados.

• Cada linha representa itens individuais em cada coluna.