Usando as configurações de versão no sharepoint 2016

A área de Configurações de controle de versão no SharePoint 2016 contém algumas das configurações mais procurados em qualquer app. configurações de versão cobrir a maior parte do gerenciamento de documentos ou escolhas de gerenciamento de conteúdo. Portanto, o seu novo mantra de gestão de documentos / conteúdo é aprovação, controle de versão,

e Confira. Você pode dizê-lo em seu sono. Por padrão, Aprovação, versão, ou Check-out configurações Requisito são não ativado em um site de equipe.

O controle de versão razão é desligada por padrão é que ele ocupa uma grande quantidade de espaço no banco de dados. Cada vez que uma nova versão é criada, o banco de dados cresce. No entanto, versionamento é importante para qualquer trabalho real, por isso é recomendado que você ligá-lo.

Se você quer ter essas opções ativadas quando seus sites são configurados, considerar o uso de um site de publicação em seu lugar.

Antes de selecionar estas opções, certifique-se de conhecer os processos de negócios de sua equipe. Se os documentos são cuidadosamente analisados ​​e aprovados fora do processo do SharePoint, você pode não querer ou precisar de configurações de aprovação ou Check Out aplicadas. Se os documentos são imagens, você pode ou não deseja aplicar o controle de versão, se as versões não importa para você e você não iria precisar reverter para uma versão mais antiga.

Considere o uso de vários aplicativos da biblioteca de documentos e aplicar diferentes configurações com base na necessidade. Por exemplo, se você tem 100 documentos em um aplicativo biblioteca e realmente só precisa de versão e aprovação em 5 desses documentos, talvez eles podem ser colocados em um aplicativo biblioteca com configuração extra.

Video: User Profile Management in SharePoint 2016

Versioning pode ser uma das características mais incompreendidos de gerenciamento de documentos do SharePoint. Versionamento é um mecanismo de proteção útil porque você pode reverter para uma versão anterior do documento, se necessário. versões no SharePoint são cópias do mesmo documento, a intervalos diferentes durante a edição.

Você pode querer adicionar a coluna Versões para seus pontos de vista para que os usuários podem rapidamente ver a versão do documento. Caso contrário, você acaba com os usuários anexar informações de versão para o nome ou o título do documento, como Employee Handbook v1.0, Employee Handbook v2.0, ou este, Client_Proposal_Final_v3.0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06 -2017_ROSEMARIE-ASSINADO-OFF-FINAL_FINAL.

Siga estes passos para aplicar ou modificar as configurações de controle de versão:

1. Clique no link Configurações de versão na página de Configurações da Biblioteca ou Configurações da lista.
   As seções da página de configurações de controle de versão incluem a aprovação de conteúdo Documento Histórico da versão, Segurança Projecto Item, e Exigir Check-out (Biblioteca aplicações apenas).
2. Em seguida, você precisa escolher se deseja requerer aprovação de conteúdo para itens enviados. Fazer essa seleção, escolhendo o botão de opção na página Configurações de controle de versão (acessada no Passo 1) Sim ou.
   Se tiver selecionado Sim na resposta a exigir a aprovação de conteúdo para itens enviados ?, indivíduos com as permissões aprovar itens sempre pode ver itens de rascunho.
   Os itens que ainda não foram aprovados (significando que eles são versões preliminares) não são visíveis para os membros do site ou visitantes. Você pode designar quem você deseja visualizar rascunhos na seção Segurança item de rascunho.
3. Na seção Histórico do Documento Versão, selecione um botão de opção para indicar se deve usar nenhum controle de versão, Criar versões principais, Criar Maiores e Menores Versões (projecto), ou (opcional) Especifique o número de versões para manter digitando um número.
   O padrão para uma lista ou aplicativo Biblioteca é Sem controle de versão. Pode seleccionar versões principais (1.0, 2.0., 3.0, e assim por diante) ou Major e versões secundárias (1.0, 1.2., 1.3, 2.0, e assim por diante). A seleção de qualquer uma das duas últimas opções permite que você designar um limite para o número de versões de cada tipo, digitando um número até 10.000.
4. Escolha quem pode ver itens de rascunho seleccionando um botão de rádio Segurança item de rascunho na seção Segurança item de rascunho.
   Esta seção está desabilitada a menos que você permitir secundárias (rascunho) versões ou exigir a aprovação do conteúdo dos seus documentos ou itens de lista. Aqui estão as três opções para quem pode ver itens de rascunho - Qualquer usuário que pode ler itens, somente os usuários que podem editar itens, ou apenas os usuários que podem aprovar (e do autor).
5. Determinar se exigir check-out para os usuários editar documentos, selecionando o botão de opção Não Sim ou.
   Embora às vezes pode ser um problema que exige check-out é outro mecanismo de segurança bom, que garante que os outros usuários não vêem um documento em meados de modificação ou ter vários usuários editar ao mesmo tempo (última gravação vitórias).
   Considere adicionar o Check-out para coluna às suas vistas de modo que os usuários podem ver rapidamente quem tem um item check-out.
6. Clique em OK ou Cancelar.

Video: Sharepoint server 2016 - Tutorial | Microsoft Technology Center

Se você clicar em OK, as suas configurações de controle de versão são aplicadas. Vá experimentá-los!

Ao visualizar documentos em um aplicativo de biblioteca, você pode clicar nas reticências para ver um menu contextual. Este menu permite-editor de um documento para verificar out / check-in do documento, aprovar, desencadeou um fluxo de trabalho, e assim por diante. Porque o menu é contextual, se a aprovação não é definido na biblioteca ou lista, por exemplo, Aprovar não aparece no menu. Se um documento for verificado, a opção Descartar Check Out aparece.

Na maioria dos casos, os membros da equipe navegar no site usando um navegador para trabalhar com aplicativos da lista. No entanto, pensar sobre como sua equipe interage com documentos. Eles podem estar a navegar para um aplicativo usando o navegador, mas também podem estar ligando a partir de um marcador ou abrir o documento diretamente do aplicativo de edição (como o Word, Excel ou PowerPoint). Embora as versões atuais do apoio do Escritório e interagir com configurações de aplicativos SharePoint biblioteca, os usuários podem não saber onde encontrar esses comandos.

Video: What is SharePoint

Evitar a frustração por tomar um pouco de tempo para revisar as configurações e opções com sua equipe. Formação sobre estas opções de gerenciamento de documentos é um dos número um recomendações para o sucesso de colaboração SharePoint, especialmente para equipes com muitos membros ou colaboradores.