Como criar um sistema de arquivamento para uma relação de confiança

Organização é a chave, e não mais do que quando você é um administrador. O cedente confiou em você para lidar com os ativos da confiança competência. Quando você está organizado, você sabe onde documentos e registros importantes da confiança são, o que ajuda a administrar de forma adequada e eficiente a confiança.

lapsos organizacionais pode significar o tempo extra gasto na procura de uma peça crucial de correspondência ou, mais importante, a incapacidade de fazer uma distribuição ou arquivo desejado e pagar impostos da confiança. Comece o seu governo em como organizou uma moda como você pode possivelmente, e como a maioria das coisas na vida, você vai descobrir que quase tudo que você faz será mais fácil e demorar menos tempo.

Organizar a confiança da maneira certa

Começando com o pé direito quando se administra uma relação de confiança é importante. Então, onde você começa? O dia que você descobrir que você é um administrador é o dia que você deve começar a organizar a administração da confiança. O que você faz para começar? Mesmo que muito administração é feita on-line estes dias, você ainda pode querer cabeça para o seu escritório abastecimento local ou loja de artigos de papelaria para os seguintes itens:

• suprimentos de papel: Pegar arquivos Manila, pastas de arquivos, etiquetas, almofadas contábeis especiais (se você não está confortável trabalhando com uma planilha de computador), almofadas legais (ou o que você prefere fazer anotações sobre), e qualquer outra coisa que você acha que pode ser útil para você .

• Vários carimbos de tinta e tinta (se necessário): Se você estiver indo para estar a recolher dividendos e ou cheques / juros, você pode querer comprar um “apenas para depósito” selo para a parte de trás dos seus cheques, ou um carimbo de data para colocar em toda a correspondência confiança que você recebe.

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• Um armário de arquivo: Você realmente quer um que fechaduras e é razoavelmente resistentes ao fogo.

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• Um computador, impressora e ligação à Internet (Se você ainda não tê-los disponíveis para você): Se a confiança é grande o suficiente, bastante complexo, e vai continuar por muito tempo o suficiente para justificar o custo, esses investimentos será de valor inestimável.

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A maioria do trabalho que você precisa fazer para qualquer confiança pode ser feito em um computador, e ter um pode poupar uma grande quantidade de tempo e dinheiro ao longo da administração da confiança, mas é importante manter backups atuais de tudo, de preferência tanto em papel como em suportes informáticos.

Isso significa fotocópia de documentos e colocá-los em vários lugares, tendo backup offsite com base na Internet, e até mesmo fazer o backup para uma unidade externa que, em seguida, bloquear em um cofre à prova de fogo. Não presuma que, só porque todo mundo diz que eles estão mantendo backups, você pode recriar seus registros se eles estão perdidos.

Com suas fontes na mão, criar algumas pastas de arquivo. Aqui estão algumas que você positivamente, definitivamente quer ter, se você tem um sistema de arquivamento manual ou eletrônico. Tenha em mente que alguns desses arquivos podem ser destruídos em uma tarde demais data correspondente que você pode querer ter bronzeado. A lista a seguir mostra os arquivos que você deseja manter permanentemente:

• instrumento de confiança

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  estoque inicial

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• Contas anuais

Você pode destruir esses arquivos depois que você fez com eles. Lembre-se, porém, que o conceito de temporária é relativo. Em muitos casos, você não vai querer atirar esses arquivos para a fogueira por muitos anos:

• extratos bancários e cheques cancelados, arquivadas por data: Você pode destruí-los depois que você já preparou as contas anuais e após beneficiários tenham concordado com essas contas. Se esta é uma relação de confiança de sucessões, pendurar-los até que a conta de inventário foi permitido.

• declarações de corretagem e confirmações de comércio de ações, ajuizadas por data: Pendurar-los, desde que você mantenha os extratos bancários e cheques cancelados.

• declarações de imposto de renda, seja arquivado sequencialmente por data em uma pasta ou em pastas separadas para os retornos de cada ano: Mantenha cópias de todas as declarações de rendimentos, pelo menos, sete anos depois de arquivá-las.

• Correspondência, arquivado por data: Dependendo do conteúdo das cartas, você pode querer agarrar a correspondência de idade até a confiança termina e todas as contas foram consentida. Você pode colocar a correspondência muito velho no armazenamento, no entanto.

• E-mails, além de memorandos e notas sobre conversas telefônicas e reuniões, arquivadas por data: Prendê-los, desde que você mantenha seus arquivos de correspondência. Você ficaria surpreso quantas vezes você precisa para fazer referência a informação histórica.

• Faturamento: Sim, como agente fiduciário a cobrança a confiança de seus honorários, a menos que você optar por renunciar a uma taxa de trustee porque a confiança é para um membro da família ou por algum outro motivo. Você quer manter um registro do que você Bill e o que você basear sua taxa sobre. Você pode destruí-los juntamente com os extratos bancários e de corretagem.

• Diversos: Este arquivo é onde você colocar qualquer coisa que você acha que é importante, mas não se encaixa em nenhuma das outras categorias. Se você está colocando correspondência de idade, e-mails e memorandos em armazenamento, você provavelmente deve colocar esses arquivos diversos antigos lá também. Após a confiança termina, você pode destruí-los.

  Claro, cada confiança é diferente, e você pode achar que seu arquivo miscellaneous é o maior deles na gaveta. Se for esse o caso, ver se é possível agrupar essa informação em algumas categorias de arquivo adicionais e encolher isso para baixo a um tamanho administrável. Quanto mais finamente você é capaz de cortar para baixo a informação que você está mantendo, mais facilmente você pode encontrar exatamente o que você está procurando quando necessário.

Mantenha o instrumento de confiança útil

Você já deve ter lido o instrumento de confiança e são bastante certeza de que você sabe o que está contido nele. Você não pode ler e compreender, tudo em uma sequencialmente documento confiança. No momento em que você realmente chegar às páginas de assinatura, no final, você não vai nem lembrar o nome da confiança, e muito menos recordar o artigo VII ou Parágrafo 3 (B) (ii) (c) diz.