Etiqueta voicemail negócios

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Uma mensagem de correio de voz do cliente topo de sua empresa poderia fazer ou quebrar seu negócio, para fornecer uma saudação apropriada em seu sistema de correio de voz e voltar para o chamador o mais rapidamente possível. Quando você gravar sua saudação de correio de voz, lembre-se que você está no trabalho e não em casa. Gravar uma saudação profissional que inclui o seu nome eo nome da sua empresa.

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A maioria das pessoas mudar a sua mensagem quando eles estão fora da cidade de férias ou em viagem de negócios por mais de um dia. Você pode gravar uma mensagem informando o chamador quando você vai estar fora do escritório e dizer que você vai retornar a chamada quando você voltar. Você também pode deixar o nome e número de outra pessoa no escritório que pode ajudar o chamador se ele ou ela não pode esperar até você voltar.

Quando você receber uma mensagem no seu sistema de correio de voz, lembre-se de retornar a chamada no mesmo dia, se possível, ou na manhã seguinte.

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Quando você deixar uma mensagem no sistema de correio de voz de outra pessoa, a primeira coisa a fazer - antes de deixar a mensagem - é o seu nome, sua afiliação da empresa, o seu número de telefone e data e hora da chamada. Em seguida, deixar uma mensagem curta que é direto e ao ponto. No final da mensagem, repetir o seu nome e seu número de telefone, lentamente.

Tudo isso se aplica a secretárias eletrônicas, bem como correio de voz. Mas uma questão relativa secretárias eletrônicas requer tratamento separado: Nunca admitem usar sua secretária eletrônica como um dispositivo de rastreio. Se você quiser atender a chamada após a secretária eletrônica começou, dizer algo como: “Oi. Sorry- eu estava no outro quarto.”Esta técnica mantém o seu interlocutor paranóicos de (legitimamente) sensação blindado.