Como fazer o serviço ao cliente um hábito diário em sua organização sem fins lucrativos
O truque para prestação de serviço ao cliente exemplar para o seu sem fins lucrativos é que trabalhar para isso de maneiras pouco o tempo todo. Cada membro da equipe e voluntário precisa estar ciente da importância do serviço ao cliente. Aqui estão cinco áreas-chave para enfrentar se você deseja melhorar (ou manter) os seus níveis de serviço:
Ao telefone: Fale com todos os funcionários e voluntários sobre como atender o telefone educadamente e de outra maneira usá-lo para o efeito máximo. Fornecer uma folha de fraude com listas de extensões, instruções sobre como encaminhar chamadas, e qualquer outra informação útil. adições simples a uma saudação, como “Posso ajudá-lo?” ou dizer o chamador o nome do recepcionista pode definir um tom amigável, profissional.
Faça uma regra para si mesmo para retornar todas as chamadas dentro de 24 horas ou, se isso não for possível, dentro de uma semana. Vamos chamadores saber, por meio de sua saudação de correio de voz, quando eles podem esperar para ouvir de você. Se você está selecionando um sistema de correio de voz, certifique-se que é user-friendly para o seu interlocutor.
Na porta: Alguém precisa (alegremente) atender a porta. Se você estiver em um pequeno escritório sem uma recepcionista e as interrupções são freqüentes, você pode girar esta tarefa entre os membros da equipe ou voluntários. Se os visitantes devem usar uma campainha ou passar por um sistema de segurança, tentar equilibrar o frio do que a experiência com uma saudação de intercomunicação amigável e agradável foyer.
Antes e depois de uma venda ou doação: Se você tem bilhetes para vender, torná-lo fácil de comprar. Aceitar apenas dinheiro é demasiado restritiva. O banqueiro gerir a sua conta do negócio pode ajudar a se preparar para aceitar ordens do cartão de crédito. Além disso, considerar a venda de ingressos pela web- uma série de serviços web ajudar as pequenas empresas e organizações sem fins lucrativos com as vendas na web e doações online.
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Se um cliente não está satisfeito com o seu serviço, convidar o cliente para dar feedback e ouvir atentamente. Oferecer um reembolso parcial ou completa. Se o fizer, ganha lealdade.
Com uma nota: Mantenha algum agradável artigos de papelaria e um rascunho de uma mensagem padrão à mão, assim que a escrita notas de agradecimento é fácil. notas manuscritas são mais pessoais e muitas vezes fazer uma impressão mais forte do que, letras digitadas formais ou mensagens de e-mail. No entanto, expressando sua apreciação de uma forma oportuna é mais importante do que a forma de que a valorização. Use o e-mail se você pode obtê-lo mais rapidamente.
Se a sua organização recebe coisas - como um grupo de teatro que recebe jogar manuscritos ou um museu de história natural que aceita trabalhos acadêmicos para publicação - têm um reconhecimento de e-mail pronto, que confirma o recebimento do item e estados quando a pessoa enviá-lo pode esperar para ouvi-lo.
*Nos detalhes: Um velho ditado sugere que o diabo se esconde nos detalhes, mas isso é também onde você encontra o coração ea alma de hospitalidade e serviço. Mantenha anotações sobre os interesses e as conexões de seus membros do conselho, doadores, voluntários e eleitores. Descobrir os nomes de sua placa e outros significativos dos membros da comissão e estar preparado para recebê-los pessoalmente em eventos e no telefone.