Como criar orçamentos para programas sem fins lucrativos ou departamentos

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Se você se parecer com muitas organizações sem fins lucrativos, a gerir vários programas ou departamentos. Cada um destes programas tem um orçamento que deve caber dentro do orçamento global para a sua organização sem fins lucrativos.

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Suponha-se que quando a sua organização sem fins lucrativos começa, você tem a oferecer apenas um programa - um centro de pós-escola que fornece assistência tutoria e trabalho de casa para crianças de baixa renda. O programa realmente clica, e mais crianças começam a aparecer depois da escola - alguns porque eles precisam de tutores, mas outros porque seus pais trabalham e as crianças precisam de um lugar seguro para ir. Para atender a esses novos participantes, você adicionar aulas de arte e um programa de esportes.

Então, agora, em vez de um programa, você tem três. Cada um tem suas próprias necessidades orçamentais. A trens coordenador de programa e recruta os tutores e compras de livros, cadernos e material escolar. O programa de arte requer tempo, suprimentos, espaço de um artista para fazer arte, e acesso a um forno.

Para oferecer um programa de esportes, sua agência aluga o ginásio próximo, contrata quatro treinadores, emprega um coordenador de voluntários para recrutar pais e outros assistentes técnicos, e equipamentos compras. Os custos específicos de um programa - livros, fontes da arte, treinadores - são chamados a direto custos.

Mas cada um dos três programas depende também de materiais e serviços prestados pelas pessoas que trabalham em nome de toda a organização, como o diretor de tempo integral executivo da sua agência, o diretor de desenvolvimento a tempo parcial, e o guarda-livros.

Cada um dos três programas de pós-escola também usa escritórios, serviços públicos, telefones e materiais impressos da organização. Os custos que os vários programas de ação - como o salário do diretor-executivo, serviços de contabilidade, aluguel e contas de telefone - são chamados indireto custos. Você pode pensar destes custos compartilhados como a cola que mantém a organização sem fins lucrativos juntos.

Quando você preparar um orçamento do programa ou departamento, que pretende incluir tanto os custos directos e indirectos.

Os custos diretos são bastante simples. Por exemplo, você sabe o que você tem que pagar seus tutores por hora, e você sabe quantas horas eles trabalham. Mas os custos indiretos podem ser pegajoso, e não porque eles são a cola organizacional. Eles são pegajoso de lidar, porque determinar como dividi-los com precisão entre as atividades de sua organização é difícil.

Muitos grantmakers estão relutantes em pagar verdadeiros custos indiretos associados a programas, e, se a sua organização depende fortemente de subsídios, que a relutância pode colocá-lo na posição financeira embaraçosa de ser capaz de pagar por um treinador de basquete famoso, mas não para ligar as luzes na Academia.

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Quando sua organização é relativamente pequeno com apenas alguns programas, você pode ser capaz de manter registros precisos de como os funcionários gastam seu tempo, quantos pés quadrados em um prédio de um programa usa, e até mesmo quantas material de escritório cada membro da equipe cheques do armário de abastecimento. Com base nesses registros, você pode razoavelmente estimar seus custos indiretos.

Como sua empresa cresce em complexidade e número de programas, você pode calcular os custos indiretos usando uma fórmula você derivar com base em seus custos diretos. Aqui estão algumas fórmulas de exemplo e as etapas para derivar-los.

Em muitos casos, você pode razoavelmente assumir que os custos indirectos de um programa de correlacionar seus custos diretos, ou que um programa que é mais caro requer mais supervisão de pessoal e mais uso de espaço de escritório. No caso do centro de pós-escola, todos os custos indiretos - que incluem um salário para o diretor, um contador contratado, aluguel, serviços públicos, telefones e impressão - totalizam US $ 130.500.

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Usando esta figura, você pode unir os custos diretos e indiretos em uma imagem financeira verdadeira de cada programa multiplicando os US $ 130.500 em custos indiretos de acordo com as percentagens que foram computados para custos diretos. Aqui está a proposta de destinação.

Às vezes as organizações escrever um orçamento de projeto, identificando todos os custos directos em detalhe e, em seguida, mostrando os custos indiretos como um montante fixo na parte inferior da lista de despesas. Mas algumas fontes de financiamento se recusam a pagar por custos indiretos quando eles são apresentados desta forma. Os financiadores não quer saber o que as despesas reais contribuir para os custos indirectos.

Você deve mostrar o item custos indiretos específicas por produto, em vez de lumping-los todos juntos. Para o programa de tutoria, por exemplo, você iria mostrar 17 por cento do salário do diretor-executivo, 17 por cento dos honorários do guarda livros, e assim por diante.