Como preparar demonstrações financeiras do seu sem fins lucrativos e realizar uma auditoria
Os orçamentos e demonstrações de fluxo de caixa prever o futuro financeiro de sua organização sem fins lucrativos. Mas você também precisa rever as receitas e despesas anuais de cada ano, em uma demonstração financeira. Quando a sua organização sem fins lucrativos é pequena e magra, sua equipe ou contador pode preparar suas demonstrações financeiras. À medida que cresce e se torna mais complexa, é provável que você contratar um contador fora de preparar e auditar suas demonstrações financeiras.
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Como preparar demonstrações financeiras
Se um orçamento é um documento sobre o futuro, um balanço financeiro que conta a história do passado de sua organização. Organizações sem fins lucrativos manter e rever os seus registros financeiros durante todo o ano, e eles preparar uma declaração financeira, pelo menos uma vez por ano, no final do ano fiscal. Muitas organizações também preparar versões mensais ou trimestrais “em andamento” de suas demonstrações financeiras anuais.
Apesar de um bom software de contabilidade sem fins lucrativos pode organizar suas informações financeiras para você, preparar e interpretar demonstrações financeiras é uma área de especialidade. Muitas organizações sem fins lucrativos procurar ajuda profissional fora para esta tarefa essencial. Se você optar por preparar as suas próprias demonstrações financeiras, você pode querer contratar um contador no final do ano para revê-los com precisão.
As informações em suas anuais assemelha das demonstrações financeiras (mas pode não ser idêntico a) 990-EZ ou 990 relatório financeiro que a sua organização pode ser obrigado a apresentar anualmente ao IRS. Você também vai incluir a sua demonstração financeira em seus pacotes de orientação de tabuleiro e com pedidos de financiamento. Algumas organizações publicá-lo em um relatório anual.
O valor de uma auditoria
No final do ano, a sua organização pode ser obrigado a ou pode optar por ter os seus livros auditados por um contador público certificado (CPA) ou empresa. Este serviço envolve um estudo formal de políticas e sistemas da organização para gerenciar suas finanças, uma revisão das suas demonstrações financeiras, e comentários sobre a precisão dessas declarações.
O contador pode emitir opinião desqualificada, o que significa que as declarações parecem ser preciso. Em “auditor talk”, o contador não encontrou um distorção relevante - informação falsa ou faltando. Se os auditores têm recomendações a fazer sobre como o dinheiro é gerido ou como finanças são registrados e relatados, eles podem emitir um carta de gestão para o conselho sobre como a organização pode melhorar suas práticas.
Por exemplo, os auditores podem dizer ao conselho que a organização não recolher consistentemente recibos originais antes de escrever cheques para reembolsar equipe- que os custos de pessoal de viagem aumentou dramaticamente sem esse aumento ser aprovado pelo conselho (e registradas em atas de tabuleiro) - ou que funcionários da organização são devidos tantas horas de férias que o trabalho da organização poderia ser prejudicado se todos estavam a tomar o seu merecido feriado.
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Embora algumas organizações sem fins lucrativos olhar para uma carta de gestão como uma bronca, seu ponto é ajudar as organizações salvaguardar a sua saúde financeira, reforçando as suas políticas e manutenção de registros.
Se você contratar um CPA para conduzir sua auditoria ou revisão financeira, certifique-se a pessoa tem conhecimento sobre ou experiência em organizações sem fins lucrativos. Organizações sem fins lucrativos usar alguns termos e métodos contabilísticos da contabilidade que diferem de empresas com fins lucrativos.
Você precisa de uma auditoria?
Quando você precisa para realizar uma auditoria? Use as seguintes diretrizes para ajudá-lo a determinar isso.
Muitos estados exigem organizações sem fins lucrativos que recebem contribuições mais de uma quantidade especificada para conduzir auditorias. Isso varia por estado. Verifique com o escritório que regula organizações sem fins lucrativos em seu estado (geralmente gabinete do procurador-geral) para ver se ele tem diretrizes específicas de auditoria.
Organizações sem fins lucrativos que passam diretamente $ 500.000 ou mais em fundos federais em um ano fiscal são obrigados a realizar uma auditoria OMB A-133 - comumente chamado de auditoria única. Ele tem um nome fantasia porque é baseado no Escritório de Administração e Orçamento Circular A-133. É preciso um olhar particularmente atento sobre como os fundos públicos são rastreadas dentro da organização e se a organização está em conformidade com as leis e regulamentos federais.
Alguns outros tipos de programas governamentais também exigem auditorias de subvenções ou contratos específicos. Outros financiadores também pode exigir declarações auditadas de candidatos.
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Mesmo se não for necessário, o conselho poderá decidir que é uma boa idéia ter um CPA fora examinar os livros. Se o fizer, fornece a garantia de que os sistemas financeiros são saudáveis e a organização está trabalhando com informações financeiras precisas.
Se a sua organização é obrigado a ter uma auditoria, o conselho deve formar um comitê de auditoria. O presidente do conselho, tesoureiro bordo, e os membros do pessoal pago pode não servir neste comitê, no entanto. O comitê seleciona a empresa de auditoria, analisa um projecto de auditoria e quaisquer recomendações dos auditores, e, se necessário, investiga quaisquer práticas que devem ser alterados.
Embora sua organização pode aprender muito com uma auditoria, a prática não é adequada ou necessária para cada sem fins lucrativos. O processo é caro e demorado. Uma opção mais barata é ter uma empresa CPA fornecer uma compilação formalizada ou revisão financeira das declarações anuais.
organizações sem fins lucrativos menores costumam ir por esse caminho para reduzir os custos, mas ainda fornecer algum nível de conforto e segurança aos financiadores que a organização tem o nível apropriado de práticas financeiras e controles no lugar.
Muitas organizações sem fins lucrativos se perguntam se eles devem procurar auditorias pro bono de empresas de contabilidade ou pedir firme de um membro do conselho de auditar seus livros. A auditoria pro bono é uma má idéia, e pedindo um membro do conselho de assistência é uma idéia muito ruim. Uma auditoria deve ser preparado de forma independente do pessoal e a diretoria da organização. Ele perde seu valor como imparcial, fora de validação quando fornecido como um presente.