Como manter seus quickbooks 2016 dados confidenciais

Porque a informação que você tem em QuickBooks 2016 é privado, a sua primeira preocupação na administração de um sistema de contabilidade QuickBooks é manter seus dados confidenciais. os dados contabilísticos sejam frequentemente informação confidencial. Seus dados QuickBooks mostra quanto dinheiro você tem no banco, o que você deve credores, e quanto (ou quão pouco!) O lucro de sua empresa produz.

Você tem dois métodos complementares para manter seus dados de QuickBooks confidenciais. O primeiro método para manter a confidencialidade conta com os recursos de segurança incorporados no Microsoft Windows. O outro método depende de recursos de segurança do QuickBooks.

Usando a segurança do Windows

Você pode usar a segurança fornecida pelo Microsoft Windows para restringir o acesso a um arquivo - um arquivo de programa ou um arquivo de dados - para usuários específicos. Isso significa que você pode usar a segurança em nível Windows para dizer quem pode e não pode usar o programa QuickBooks ou acessar o arquivo de dados QuickBooks.

Se você já está empregando segurança em nível de Windows, você (ou alguém em seu escritório) sabem como usar essa ferramenta para impedir o acesso não autorizado a (ou uso de) arquivos de programas e arquivos de dados. Para usar a segurança em nível Windows para QuickBooks, você pode simplesmente aplicar o seu conhecimento geral existente para o arquivo de programa QuickBooks ou o arquivo de dados QuickBooks.

Se você ainda não estiver usando segurança em nível de Windows, você não precisa ir para a dificuldade de aprender sistema de segurança complicada do Windows. Você pode usar a segurança QuickBooks simples.

Usando segurança QuickBooks

Você pode proteger a confidencialidade dos seus dados de QuickBooks, atribuindo uma senha para um arquivo de dados da empresa QuickBooks. Você pode fazer isso durante o processo de configuração QuickBooks. Você também pode configurar uma senha, escolhendo a Companhia → mudar seu comando senha. Quando você escolhe este comando, QuickBooks exibe a caixa de diálogo Alterar senha de QuickBooks.

Video: Quickbooks Activating

Para configurar uma senha, basta digitar a mesma senha em ambos os caixa de texto Senha Novo e caixa de texto Confirmar senha Novo. Note-se que sua senha está associado com o nome de usuário admin (que significa administrador). Se você ainda não tiver configurado uma senha, você não tem uma senha antiga, então você não vai ver uma caixa de texto Senha antiga. Se você está trabalhando com uma senha de administrador, você também deve fornecer uma pergunta desafio e resposta. (Isso permitirá que você recuperar o acesso ao seu arquivo QuickBooks se você esquecer a senha do administrador.)

Obviamente, você quer definir sua senha para que ninguém (nem mesmo um computador) pode possivelmente adivinhar. Isso significa que sua senha não deve ser uma palavra em um dicionário. Sua senha também não deve ser um número. E sua senha especialmente não deve ser uma palavra, frase ou nome que algum colega de trabalho pode facilmente descobrir. As melhores senhas (do ponto de vista da segurança) são combinações de letras sem sentido e números, como f34t5s ou s3df43x2. E uma outra coisa. Mais é melhor.

Depois de definir a senha, você deve alterá-lo periodicamente. Para alterar sua senha, você também escolher a empresa → mudar seu comando senha. QuickBooks novamente exibe a caixa de diálogo Alterar senha de QuickBooks. Desta vez, você deve digitar sua senha antiga na caixa de texto Change Password. Em seguida, você precisa digitar a nova senha em ambos os caixa de texto Senha Novo e caixa de texto Confirmar senha Novo.

QuickBooks requer um nome de usuário e senha antes de ele vai abrir o arquivo de dados da empresa. Por exemplo, se você atribuir uma senha para o arquivo de dados da empresa, sempre que QuickBooks é iniciado, ele exibe a caixa de diálogo QuickBooks login, onde você digita seu nome de usuário e senha e clique em OK. QuickBooks abre o arquivo de dados. Se você não pode fornecer a senha, QuickBooks não abrir o arquivo de dados.