10 Dicas para aumentar a produtividade com o office 365

Office 365 como uma tecnologia de nuvem oferece qualquer organização os benefícios de um sofisticado centro de dados sem o incômodo eo custo de manter um. Aqui, você encontrará “ready-to-aplicar” dicas e truques para aumentar a produtividade e eficiência em sua organização ou sua prática.

Self-service a partir do Painel de Saúde Serviço

Se você é o administrador designado para a sua organização, você provavelmente vai receber consultas sobre questões seus usuários estão experimentando no Office 365. Antes de gastar um monte de tempo solucionando um problema, veja o painel de controle Serviços de Saúde no Office 365 primeiro a determinar se o problema é do seu fim.

Um novo look and feel do portal Office 365 ainda está em pré-visualização, mas programado para ser lançado em breve. Nele, você pode gerenciar o seu inquilino Office 365: gerenciar usuários, criar grupos, assinatura de atualização, revisão de faturamento, de apoio de contactos, configurar as definições, executar relatórios e ver a saúde do serviço (ver figura abaixo).

Se qualquer um dos serviços monitorados no Painel de Saúde Serviço não é verde, você vê informações úteis sobre o fundo da questão, que é impactado, o que a Microsoft está fazendo sobre isso, e que os próximos passos são.

Ter conhecimentos sobre qual o serviço é para cima ou para baixo você vai economizar muito tempo e até mesmo um telefonema para apoiar, se você já sabe que alguém está trabalhando nisso.

Aja como o cara de TI

Em um ponto ou outro, todos nós secretamente gostaria que tivéssemos os poderes impressionantes da cara de TI. Esta é a pessoa que pode magicamente desbloquear o computador, redefinir sua senha, e dar-lhe acesso a conteúdo privilegiado em sua organização.

Então o que acontece se você perder seu telefone com informações de dados confidenciais e a cara de TI não está disponível? Bem, então, você pode agir como o cara de TI.

Você pode facilmente limpar os dados de seu dispositivo sem fio e até mesmo excluir o dispositivo da sua conta para evitar a segurança e / ou violação de privacidade.

limpe rapidamente os dados ou excluir o dispositivo da sua conta do Exchange Online por tomar estes passos:

1. Faça logon no Portal do Office 365.
2. A partir do lançador de aplicativos, clique no bloco Mail.
3. À direita da barra de navegação do Office 365, clique no ícone Configurações.
4. Clique Correio do painel Configurações à direita.
5. Clique em Geral no painel esquerdo.
6. Clique dispositivos móveis, em seguida, selecione o dispositivo móvel que está sincronizado com sua conta.
7. Clique no ícone do dispositivo Wipe (ver figura abaixo).

Você também pode querer remover o dispositivo móvel por completo da sua conta clicando no ícone Remover (parece um sinal de menos).

Compartilhar a carga de trabalho

Não é incomum para a equipe de TI para acabar gastando muito tempo cuidando de Ajuda tipos de turismo de tarefas e não tem um monte de tempo para ser proativo e estratégico.

No Office 365, a equipe de TI pode capacitar seus usuários para gerenciar permissões de site SharePoint e até mesmo permitir que os usuários convidar usuários externos. Verifique as definições no centro de administração do SharePoint e escolher uma das duas opções de compartilhamento externos (mostrado) que atenda às necessidades da sua organização para começar a compartilhar essa carga de trabalho com outras pessoas na sua organização.

Video: Saving teachers time with Office 365

Use o Assistente de Agendamento

Não há nada mais irritante do que tentar marcar uma reunião com um grupo de pessoas e não saber a sua disponibilidade. No Office 365, a livre / ocupado informações no Exchange Online salva o dia. Esta funcionalidade permite-lhe saber se a pessoa é livre, ocupado, trabalhando em outro lugar, fora do escritório, ou tem uma reunião provisória no calendário. Ele funciona não só para as pessoas mas também para recursos, tais como salas de conferências.

Você vê a informação livre / ocupado de uma pessoa quando você criar uma reunião e usar o Assistente de Agendamento. Veja como:

1. Criar um convite de reunião no Outlook.
2. Adicione as pessoas que você deseja convidar para a reunião.
3. A partir da fita, clique em Assistente de Agendamento.
4. Se o tempo que você escolheu parece bloqueado por quaisquer seus convidados, encontrar um tempo que funciona melhor para todos, em seguida, clique no botão Enviar.

Compartilhe seu calendário

Um recurso interessante do Outlook on-line é que o calendário é tão robusto como o aplicativo de desktop. Você pode aplicar cores para seus compromissos para uma revisão at-a-glance do seu dia, semana ou mês, enviar um pedido de reunião, configurar alertas e notificações, e muito mais.

Você pode compartilhar seu calendário com pessoas fora da sua organização para torná-lo fácil para eles saber sua disponibilidade. Você pode optar por dar-lhes todos os detalhes para o seu calendário, limitados, ou apenas mostrar sua disponibilidade.

Para compartilhar seu calendário do Outlook on-line, siga estes passos:

Video: Office 365 Update for February 2017

1. Clique no ícone Calendário do lançador de aplicativos.
2. Clique em Compartilhar a partir da barra de navegação superior, e, em seguida, clique em Calendário.
3. Digite o endereço de email ou endereços das pessoas que você deseja compartilhar seu calendário com, em seguida, escolher os detalhes que você deseja compartilhar.
4. Clique em Enviar.

Fazer um recall rosto

Se você trabalha para uma grande organização, você pode acabar trabalhando com várias pessoas com o mesmo nome. Se você pesquisar sua caixa de entrada um e-mail de alguém que compartilha o mesmo nome com outras pessoas que trabalham com você, você precisa ter certeza de que você está escolhendo a pessoa certa. Você pode rapidamente diminuir os resultados de pesquisa olhando para a imagem que é exibida ao lado do nome dos contatos direita dos resultados da pesquisa. Neat, sim?

Video: CHEGA DE PERDER TEMPO! Técnicas pra ser mais produtiva! Ep 3 Office 365 #AjudaaNath

Organize com Clutter

Filtrar e-mails de baixa prioridade da caixa de correio usando a desordem para que possa concentrar-se nas mensagens mais importantes. Office 365 controla o seu comportamento e-mail e aprende com ele para que ele saiba quais e-mails importa ou não importa para você. Os e-mails que acabam na pasta Clutter ainda estão lá para comentário- eles não são excluídos. Você também pode “ensinar” o sistema de suas preferências, movendo um e-mail de volta para a caixa de entrada se ele acabou na pasta Clutter.

A grande parte sobre isso? Você não tem que fazer nada! A desordem é automaticamente assim que você pode mover para a direita junto com a próxima dica.

Sincronizar seus arquivos

Independentemente de como conectado você é, você vai inevitavelmente correr em uma situação onde você não tem acesso à Internet. Só porque você está sem acesso não significa que sua eficiência tem que ir para baixo.

Video: PRODEB ganha produtividade e segurança com o Office 365

Você pode continuar a trabalhar no seu onedrive para negócios ou SharePoint Online documentos offline e sincronizá-los de volta para o servidor quando você tem uma conexão com a Internet. O onedrive para aplicativo de negócios deve ser instalado como parte do Office Pro Plus. Se você não vê-lo, clique no onedrive do lançador de aplicativo no Office 365, clique em Sincronizar a partir da barra de navegação superior, em seguida, siga as instruções. O mesmo botão está disponível em bibliotecas de documentos do SharePoint Online.

Matar a árvore e-mail

Aqui está a situação: Você tem um relatório previsto para três dias e você precisa de entrada de John, Jane, Mary e Peter. Você enviar e-mail todos eles pedindo entrada. John e Jane responder com a sua entrada. Maria não ver o seu e-mail. Pedro responde e cópias Beth. Beth respostas, mas David do BCC. David responde a todos, mas se esquece de incluir Beth. Você finalmente ter tudo a entrada e você está prestes a finalizar o relatório, mas Mary, no último minuto, responde a todos, mas não olha para a entrada de Beth e David. Então, agora você tem que adicionar seu feedback e reenviar a nova versão para que todos possam rever.

Esta história pode ir sobre e sobre até que seu cabelo fica cinza fora de frustração, mas há uma maneira melhor de fazer isso: matar a árvore e-mail. Use Yammer vez.

Com Yammer, todo mundo vai ver o feedback de todos. Se alguém novo vem junto, essa pessoa vai ver o feedback de todos. Então lá. Não há mais árvores e-mail.

Obter moderno, com seus anexos

No velho mundo, você iria trabalhar em um documento, salvá-lo em uma biblioteca de documentos, atribuir as permissões adequadas para a biblioteca, pegue o link para o documento, o fogo até Outlook, iniciar um e-mail, em seguida, enviar o link para esse documento para seus colegas para que eles possam co-autor com você.

No novo mundo, anexos modernos é a coisa. Veja como funciona: você está no fogo. Você tem quatro documentos que você acabou de acabamento e salvo no SharePoint ou onedrive. Você vai para o Outlook, crie um novo e-mail, e adicionar os destinatários. Quando você clica no botão Anexar Arquivo, você verá uma lista dos documentos mais recentes que você estava trabalhando. A partir da lista, você pode escolher o documento que deseja compartilhar. Então você lembrar de um dos destinatários não tem acesso à biblioteca. Sem problemas. Você pode conceder acesso ao arquivo diretamente do Outlook para o destinatário sem ir a onedrive ou SharePoint pela primeira vez. Como é que para moderna?