Como simplificar tarefas com passos rápidos no outlook 2016

Video: Simplificação na Multiplicação - 6º ano

Até agora, você não tem nenhuma dúvida notado que algumas ações do Outlook levar vários cliques do mouse para concluir, como o processo de responder a uma mensagem e, em seguida, excluí-lo. Isso não é um grande negócio se você só executar uma determinada ação de vez em quando, mas se é algo que você faz regularmente no Outlook, ele pode rapidamente se tornar uma dor. Se você fazer determinadas tarefas em uma base regular, recurso Etapas Rápidas do Outlook pode vir a seu salvamento.

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Etapas Rápidas permite reduzir as tarefas de várias etapas em um único clique do mouse. Você encontrará etapas rápidas no módulo Mail, sentado no meio da guia Início da fita. Mesmo que a caixa de etapas rápidas só é visível quando se utiliza o módulo Mail, você pode usar etapas rápidas para acelerar ações com a maioria dos módulos do Outlook, como Calendário ou Tarefas.

Quando você instala o primeiro Outlook, a caixa de etapas rápidas já tem seis etapas rápidas em que:

• Mover para: Utilize este Quick Step se você costuma mover mensagens para uma pasta específica.

  Video: Multiplicação de frações com simplificação

• Equipe E-mail: Utilize este Quick Step para abrir o formulário Nova Mensagem e preencher o campo para com um determinado conjunto de destinatários.

• Resposta & Excluir: O nome praticamente diz tudo: Ao selecionar esta Quick Step, Outlook abre automaticamente uma forma de mensagem para responder ao remetente da mensagem selecionada e move a mensagem selecionada para a pasta Itens Excluídos.

• Para Representante: Este Quick Step abre automaticamente uma forma mensagem para encaminhar a mensagem seleccionada para um destinatário específico, mas não apaga a mensagem selecionada.

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• Feito: Isto marca a mensagem selecionada com a bandeira Mark completa, marca a mensagem como lida e move a mensagem para uma pasta designada.

• Crie um novo: Estritamente falando, este não é realmente um Step-rápida que abre o Assistente Quick Step Edit, que permite que você crie suas próprias etapas personalizadas rápidas.

  
  A caixa de etapas rápidas é no meio da guia Início da fita.

Excepto para a resposta & Excluir Quick Step, cada uma dessas etapas rápidas requer que você faça algumas decisões a primeira vez que você usá-los. Após fazer isso, você nunca tem que fazê-lo novamente - Outlook vai se lembrar o que você quer que ele faça sempre que seleccionar o Quick Step.

Cada uma das etapas rápidas é um pouco diferente, mas o Mover para Quick Step é utilizado como um exemplo aqui:

1. Clique no ícone Caixa de Entrada no painel de pastas (ou pressione Ctrl + Shift + I).

   Aparece a lista de mensagens de correio de entrada.

2. Selecione uma mensagem na caixa de entrada.

   
   
   
   

   Pode ser qualquer mensagem. Não se preocupe com isso realmente está sendo movido. Enquanto esta é a primeira vez que você está usando o Move To Quick Step, a mensagem que você escolha não será moved- Outlook só precisa saber qual o tipo de elemento Outlook você está criando o Quick Step para.

3. Clique na guia Início e clique no ícone no canto superior esquerdo da caixa de etapas rápidas.

   O ícone pode ou não pode dizer Move To:?.

   A caixa de diálogo Configuração pela primeira vez abre. Se a caixa de diálogo já tem um nome de pasta na mesma, Outlook está apenas tentando ser útil ao sugerir a última pasta para a qual você moveu uma caixa de diálogo Configurar mensagem- primeira vez, vai ainda em aberto.

   
   A caixa de diálogo de configuração Quick Step primeira vez.
4. Selecione a pasta para onde o Quick Step irá mover mensagens.

   Selecione uma pasta na Mover para caixa Pasta, clicando na seta no final da caixa. Se você não ver a pasta que você quiser, escolha a seleção Pasta de Outro, que abre a janela Selecionar pasta para que você possa ver uma lista detalhada de todas as pastas disponíveis. Você pode até criar uma nova pasta usando a janela Selecionar Pasta.

5. Certifique-se a caixa de seleção Mover Pasta está selecionada.

   Se você quiser cada mensagem marcada como lida quando o Quick Step move-lo, certifique-se a caixa de seleção Marcar como Lido também está selecionado.

   Se você quiser alterar o ícone do Quick Step, adicionar ações a ela, ou criar um atalho de teclado para o Quick Step, clique no botão Opções para acessar essas configurações.

6. Digite um nome para o Quick Step na caixa de texto Nome.

   Você deve ter notado que, logo que você selecionou uma pasta no Mover para caixa Pasta, Outlook também colocou esse nome pasta na caixa de texto Nome. Se você está feliz com o nome que o Outlook escolheu para a Quick Step, avance para a próxima etapa. Se você quiser dar o Quick Step um nome diferente, basta digitá-lo na caixa de texto Nome.

7. Clique no botão Salvar.

   A caixa de diálogo Configuração pela primeira vez fecha.

Sempre que você quiser mover uma mensagem para a pasta específica, basta selecionar a mensagem e clique no Quick Step você criou. A mensagem passará automaticamente para a pasta e ser marcada como lida.