Lidar com documentos e papéis uma vez para melhorar a gestão do tempo

Aqueles que documentos mestre e papel têm dominado single-manuseio. Essas pessoas tocar ou ler um documento, e-mail ou papel uma vez e, em seguida, tomar medidas. Eles não se acumulam, mesa, ponderar, cheque, reconsiderar, refile, ou atraso. Eles se livrar do documento na primeira vez que lidar com isso ou vê-lo.

Video: Aula 17 - Gestão dos Documentos - Valentini

Se você quiser se tornar um único manipulador, siga as cinco Ds: descarga, delegado, desvio, fazê-lo, ou depósito. Caso contrário, você confrontar uma lista menos produtiva do Ds: demore, daydream, deliberada, e enganar - todos os quais conduzem à sua morte.

documentos de despejo

O princípio despejo-lo é simples: Você precisa dele? Se não o fizer, despejá-lo ou descartá-lo. Dizer não a qualquer das seguintes perguntas, e você pode se sentir confortável bater o botão Excluir ou enviá-lo para o triturador ou reciclagem bin:

• Você realmente precisa para agir sobre este ou mantê-lo?

• É este o novo, informações relevantes que você precisa agora ou no futuro?

  Video: Como melhorar sua Gestão de Tempo?

• Será que esta informação beneficiar um colega ou um cliente?

• Existem consequências para não mantê-lo?

• Será que este aumento de receita ou de serviço ao cliente?

  Video: Administração do Tempo e Qualidade de Vida x Trabalho

Classificar seu e-mail sobre a lixeira ou cesto de lixo. Tudo que gira para o lixo ou cesto não é mais seu problema.

documentos de delegado

Você tem um rat pack interior que quer agarrar tudo, incluindo todos os jornais que atravessa sua mesa? Uma maneira de encerrar este impulso é delegar papéis para outra pessoa. Mesmo se você conhecer você poderia completar a tarefa com as duas mãos amarradas atrás das costas, isso não significa que é o melhor uso do seu tempo. Delegado e dar-se mais tempo para trabalhar em tarefas de alto valor, enquanto a construção as habilidades ea confiança de pessoas que você delegar.

Detour documentos- voltar mais tarde

Manipulação de cada e-mail, documentos eletrônicos, ou mesmo folha de papel uma vez que é um objetivo fantástico, mas às vezes é impossível. Talvez você precise de mais informações antes de você pode delegar ou dispor de um produto, ou talvez o documento levanta questões importantes que precisam ser respondidas antes de agir. Se você pode desvio e estacionar o e-mail, documentos eletrônicos, ou de papel para mais tarde follow-up, você salvou tempo deliberar agora.

Não estacione nada permanentemente! Crie um arquivo de desvio para documentos e papéis atrasadas, mas certifique-se de obter as informações que você precisa e lidar com a questão. Não deixe seu arquivo temporário crescer em uma pilha escondidos em um arquivo.

Fazê-lo: tomar medidas exigidas por um documento

Faça é o mais fácil e mais simples de todos os Ds. Tomar medidas, quer para obter a tarefa feita rapidamente ou porque há um alto nível de urgência associada a ele:

• Tendem a assuntos urgentes. Se a tarefa se move para o topo da sua lista de prioridades depois de ler o jornal, o melhor curso de ação é para fazê-lo agora. Mudar suas prioridades e trabalhar até que a nova prioridade é concluída, mesmo se você leva o resto do dia.

• Começar a tarefa feita rapidamente. Siga a regra de cinco minutos: Se a tarefa necessária, chamada de telefone, resposta, ou esclarecimento é algo que só você pode fazer, e isso vai demorar menos de cinco minutos, fazê-lo sozinho agora. Com o tempo você desviar-lo, pegá-lo novamente mais tarde, relê-lo, e se focar, você vai ter investido muito mais tempo do que os cinco minutos necessários agora.

Depot-lo: arquivamento de documentos

UMA depósito É um lugar onde algo é depositado ou armazenada. Estabelecer um depósito eficaz para papéis que você precisa para manter (e só os papéis que você precisa para se manter).