Como organizar seus registros de pequenos negócios

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Lidar com a papelada é uma grande parte da gestão de uma pequena empresa. A tabela a seguir sugere gavetas de arquivo essenciais para rotular em um armário de arquivo real ou dois e que deve-manter as informações para o arquivo em cada um:

gaveta de arquivo	O que colocar Há	gaveta de arquivo	O que colocar Há
registros de contabilidade e contabilidade	Vendas e despesa informações, inventário, livros, renda declarações, balanços, demonstração de fluxo de caixa, e outros declarações financeiras.	Formulários utilizados no negócio	formulários padrão que você usa no negócio, tais como a compra pedidos, contratos de venda, cartas de oferta para novos funcionários, e pedidos de emprego.
registros bancários	extratos bancários, cheques cancelados, reconciliações bancárias, avisos de e para o seu banco, talões de depósito, e qualquer empréstimo relacionadas avisos e documentos.	registros de propriedade intelectual	pedidos de marcas, registros de direitos autorais, pedidos de patentes e patentes, licenças, e confidencialidade ou não divulgação acordos.
contratos	Todos os contratos que tenham celebrado, incluindo: imobiliário arrendamentos, locações de equipamentos, contratos de compra, contratos de venda, joint venture acordos, trabalho para acordos de aluguer, e outros contratos.	Marketing e publicidade	Comercialização brochuras, anúncios impressos, banners da Web, texto de anúncios de rádio, e os registros de outros materiais de marketing.
registros corporativos	Para as empresas: Artigos de Incorporação, o Estatuto Social, minutos acionistas e consentimentos, minutos de tabuleiro e consentimentos, estado arquivamentos, Ação de Incorporadora, e alterações aos vários documentos corporativos. Para os não-corporações: Essa documentação pode incluir parceria acordos, documentos LLC, consentimentos dos proprietários, e similares registros.	Autorizações e licenças	Autorizações, licenças, ou formulários de inscrição que você precisa operar o negócio, se necessário sob federal, estadual ou lei local.
Correspondência	Cartas enviadas por correio, fax e e-mail importante que você dom&rsquo-t quer perder e quer manter em cópia impressa. Estes incluem tanto a correspondência que você receber e enviar.	contabilidade de existências	A empresa&rsquo-s Stock Ledger, onde você grava todas as ações e outras transacções de títulos, cópias de certificados de acções, opções e warrants, e cópias de toda a lei de valores mobiliários arquivamentos.
registros de funcionários	pedidos de emprego concluídas, oferta real de emprego letras, manual ou políticas de funcionários, contratos de trabalho, avaliações de desempenho, registos de assiduidade do empregado, empregado cartas de rescisão, W-2s, e quaisquer acordos de liquidação com funcionários demitidos.	registros fiscais	Esses registros incluem trimestral e federais anual e estado arquivamentos de imposto de renda, W-9 registros para contratantes independentes, registros que suportam registros fiscais, retendo registros fiscais e outros assuntos relacionados com impostos.