Organizar os registros de contabilidade para o seu negócio
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Ficar organizado é fundamental para a contabilidade eficiente e preciso. Organize seus registros de contabilidade por decidir o que manter, e como encontrar informações rapidamente quando você precisar dele. Tudo o que você faz no seu negócio gera papelada que pode facilmente tornar-se irresistível se você não mantê-lo sob controle.
Se você informatizar sua contabilidade você pode não precisar manter o máximo de papel, mas você ainda quer uma trilha de papel em caso de algo acontecer a seus registros de computador ou você precisa a informação de backup para uma transação que é questionada em uma data posterior.
Obviamente, armários de arquivo são o lugar onde você vai armazenar mais de seus registros para o ano corrente e do ano anterior. arquivos mais antigos que você pode armazenar em caixas em um armazém ou despensa, se você não tem espaço em seus armários de arquivo. Como você configurar os arquivos pode ser fundamental para a sua capacidade de encontrar algo quando você precisar dele.
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métodos de armazenamento da contabilidade
Muitos contadores usar quatro métodos diferentes para armazenar informações contábeis:
Pasta de arquivos: estes são usados para a apresentação de fatura, pagamento e contratar informações sobre informações vendors- sobre funcionários individuais, tais como formulários relacionados com folha de pagamento e informações de dados e de cerca de contas de clientes individuais.
ligantes de três anéis: Seu Plano de Contas, General Ledger e Revistas são geralmente mantidos em três classificadores. Mesmo se você usar um sistema informatizado de contabilidade, é uma boa idéia para manter uma cópia deste para o mês mais recentemente fechado e o mês atual em papel no caso do seu sistema de computador vai para baixo e você precisa verificar rapidamente informações.
arquivos expansíveis: Estes tipos de arquivos são bons para o gerenciamento de contas pendentes e atividade fornecedor. Você pode obter arquivos expansíveis alfabéticos para gerir pendentes facturas de fornecedores e ordens de compra. Você pode usar 30 dias e 12 meses arquivos expansíveis para o gerenciamento de contas pendentes.
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Como contas vêm em você pode colocá-los no arquivo de 12 meses para o mês que eles são devidos. Em seguida, mova as contas do mês atual para o arquivo de 30 dias a cada dia que eles são devidos. Você pode ser capaz de evitar o uso desses arquivos se você estiver usando um sistema de contabilidade informatizada e configurar o sistema de lembrete de pagamento de contas em seu programa de contabilidade.
Mídia para armazenar dados de computador de backup: Se você está mantendo os livros no computador, certifique-se de fazer pelo menos uma cópia de backup de todos os seus dados diariamente e armazená-lo em um lugar seguro - um lugar onde os dados não serão destruídas se houver fogo. Uma boa alternativa poderia ser um pequeno incêndio seguro se sua empresa não tem um built-in de segurança.
Ao manter ou descartar a papelada
Você vai encontrá-lo não leva muito tempo para construir lotes de papel e não tem espaço para armazenar tudo. Felizmente nem tudo tem de ser mantido para sempre. Geralmente qualquer coisa relacionada a declarações de imposto tem de ser mantido por pelo menos três anos, mas uma vez que você já passou três anos, o IRS não pode auditar você a menos que suspeita de fraude. Assim, você pode se livrar da maioria de sua papelada, uma vez que é de quatro anos de idade.
Algumas exceções incluem funcionários. Esses registros você deve manter até que o empregado deixou o emprego da empresa por pelo menos três anos. O estatuto de limitações para a maioria das ações que podem ser arquivados por um ex-empregado é de três anos depois que eles deixaram.
No quarto ano, você será capaz de se livrar da maioria de sua papelada, mas você pode querer manter certos dados sensíveis por mais tempo. Qualquer informação sobre ativos que ainda são realizadas pela empresa deve ser mantido. Você também deve ter qualquer informação sobre pendências legais. Verifique com seu advogado e seu contador antes de destruir a papelada de idade e ter a certeza de que você não está jogando algo que poderia ser necessário.