Contas correntes para o seu pequeno negócio

Quase cada centavo que entra em seu negócio flui através de conta corrente do seu negócio (pelo menos é o que devemos

acontecer). Quer se trate de dinheiro coletado em suas caixas registradoras, os pagamentos recebidos pelo correio, caixa utilizado para preencher as caixas registadoras, contas de fundo de maneio, os pagamentos enviados para pagar as obrigações de negócios, ou qualquer outra necessidade de dinheiro, esse dinheiro entra e sai sua conta corrente.

É por isso que sua conta corrente é a sua principal ferramenta para proteger seu fluxo de caixa.

Escolhendo a margem direita

Encontrar a margem direita para ajudá-lo a configurar a sua conta corrente e os controles que limitam o acesso a essa conta é crucial. Ao avaliar suas opções de serviços bancários, pergunte a si mesmo as seguintes perguntas:

• Será que este banco tem uma filial que está convenientemente localizado para o meu negócio?

• Será que este banco operar nos momentos em que eu mais preciso?

• Esta oferta bancária garantir formas de depósito em dinheiro, mesmo quando o banco está fechado?

  A maioria dos bancos têm caixas securedrop para o dinheiro que você pode depositar as receitas o mais rápido possível no final do dia útil, em vez de fixar o dinheiro durante a noite sozinho.

Visite agências bancárias locais si mesmo, e verificar o tipo de serviços de negócios cada banco oferece. Prestar especial atenção à

• O tipo de atenção pessoal que você recebe.

• Que tipo de encargos podem ser anexados para este atenção pessoal.

• Como as questões são tratadas.

Alguns bancos exigem titulares de contas de negócios para chamar uma linha centralizada para a assistência ao invés de depender de agências locais. Alguns bancos estão mesmo adicionando encargos hoje, se você usar um caixa em vez de um ATM (caixa automático).

Outros bancos cobram para cada transação, quer se trate de um depósito, a retirada, ou um cheque. Muitos têm encargos que diferem para contas de negócios, ea maioria tem encargos sobre impressão de cheques. Se você está planejando para aceitar cartões de crédito, comparar os serviços oferecidos para isso também.

Decidir sobre os tipos de cheques

Depois de escolher o seu banco, você precisa considerar que tipo de verificações que você deseja usar no seu negócio. Por exemplo, você precisa de cheques diferentes dependendo se você escrever à mão cada cheque ou cheques de impressão do sistema informatizado de contabilidade.

Se você pretende escrever seus cheques, você provavelmente vai usar um cheque voucher de negócio em uma de três anéis binder- este tipo de verificação consiste de um voucher à esquerda e um cheque no lado direito. Esta disposição proporciona o melhor controlo para os controlos manuais porque cada cheque e comprovante são numerados.

Quando um cheque é escrito, o voucher deve ser preenchido com detalhes sobre a data, destinatário do cheque, eo propósito do cheque. O voucher também tem um espaço para manter uma execução total do seu saldo na conta.

Se você pretende imprimir cheques do seu sistema informatizado de contabilidade, você vai precisar encomendar cheques que correspondem programação desse sistema. Cada programa de software de computador tem um modelo único para impressão de cheques. A figura mostra um layout comum para os controlos de comprovante de negócios impressos pelo sistema informatizado de contabilidade.

Você pode ver que há realmente três seções em um cheque em branco informatizado: o check-in no meio com duas seções relativamente em branco de cada lado.

Para uma das seções em branco, você configurar o seu sistema de contabilidade computador para imprimir o detalhe que você esperaria encontrar em um voucher Manual - a data, nome do destinatário, eo propósito do cheque.

Você manter este esboço como um controle para uso de verificação. Na outra seção em branco, imprimir as informações que o destinatário precisa. Por exemplo, se é um cheque para pagar uma fatura pendente, você incluir todas as informações o fornecedor precisa creditar adequadamente essa factura, tais como a quantidade, o número da factura, e seu número de conta.

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Se é um cheque de folha de pagamento, uma das seções em branco deve conter todas as informações da folha de pagamento necessárias, incluindo quantidade de verificação bruta, quantidade de verificação de rede, impostos retirados, os totais de verificação atual, e os totais year-to-date. Envie o cheque e parcela que inclui detalhes necessários pelo seu fornecedor, empregado, ou outro destinatário a quem você pretende pagar.

Inicialmente, quando o negócio é pequeno, você pode manter o controle da saída de dinheiro através da assinatura de cada cheque. Mas à medida que o negócio cresce, você provavelmente vai achar que você precisa delegar check-assinar responsabilidades a alguém, especialmente se o seu negócio exige que você viaja com freqüência.

Muitos pequenos empresários estabelecer procedimentos de verificação de assinatura que permitem que um ou dois dos seus funcionários pessoas para assinar cheques até um montante designado, como US $ 5.000. Quaisquer verificações acima desse valor designado exigir que o proprietário do ou a assinatura de um funcionário e uma segunda pessoa designada, como um oficial da companhia.

Organizando depósitos à conta corrente

Claro, você não está apenas a retirada de conta corrente do seu negócio (que seria um grande problema). Você também precisa depositar dinheiro em que conta, e você quer ter certeza de seus talões de depósito contêm todos os detalhes necessários, bem como a documentação para fazer backup das informações depósito.

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A maioria dos bancos fornecem impressa talões de depósito com todos os detalhes necessários para garantir que o dinheiro é depositado na conta apropriada. Eles também costumam fornecê-lo com um “somente para depósito” carimbo que inclui o número da conta para as costas dos controlos. (Se você não receber esse selo do banco, certifique-se de ter um feito o mais rápido possível.)

Quem abre o seu correio comercial devem ser instruídos a usar que “para o depósito apenas” selo imediatamente na parte de trás de qualquer cheque recebido pelo correio. Carimbar “por apenas depósito” na parte de trás de um cheque torna muito mais difícil para qualquer um usar o cheque para outra do que seus fins comerciais pretendidos.

Se você receber ambas as verificações pessoais e empresariais enviados para o mesmo endereço, você precisa configurar algumas instruções para a pessoa abrir o correio sobre como diferenciar os tipos de cheques e como cada tipo de verificação deve ser manipulado para melhor proteger o seu dinheiro de entrada , seja para fins comerciais ou pessoais.

Para garantir de caixa de entrada com mais cuidado ainda, algumas empresas configurar serviços de caixa de bloqueio com um banco. Clientes ou outros que enviam cheques para as verificações de mensagens de negócios para um número de caixa postal que vai diretamente para o banco, e um funcionário do banco abre e depósitos dos cheques direito na conta do negócio.

Você pode pensar que fazer depósitos bancários é tão fácil como 1-2-3, mas quando se trata de depósitos de negócios e várias verificações, as coisas ficam um pouco mais complicado. Para fazer corretamente depósitos de conta corrente de sua empresa, siga estes passos:

1. Record sobre o depósito escorregar os números de todas as verificações sendo depositado, bem como o total em dinheiro a ser depositado.

2. Fazer fotocópias de todas as verificações sendo depositado para que você tenha um registro no caso de algo fica perdido ou extraviado no banco.

3. Depois de fazer o depósito, anexar as cópias de todos os cheques para o comprovante de depósito e adicione qualquer detalhe sobre a origem do depósito de caixa arquivar tudo em sua pasta banco diária.