10 Dicas de contabilidade para os gestores

Video: Dicas práticas para abrir um escritório de contabilidade - Anderson Hernandes Responde

Como pode a contabilidade ajuda torná-lo um melhor gerente de negócios? Essa é a pergunta da linha de fundo, e a linha de fundo é o melhor lugar para começar. Contabilidade fornece a informação financeira que precisa para tomar decisões bom lucro - e isso o impede de mergulhar em frente com decisões de nível de intestino que se sentir bem, mas não reter a água após a análise due-diligence. Contabilidade também fornece o fluxo de caixa e condição financeira informação que você precisa.

Atingir o breakeven e depois arrecadar lucros

Praticamente toda empresa tem despesas fixas. Estes são os custos operacionais que estão bloqueados no para o ano e permanecem os mesmos se as vendas anuais estão a 100 por cento ou abaixo de metade da sua capacidade. Despesas fixas são um peso morto em um negócio. Para fazer lucro, você primeiro tem que obter mais de seu custos fixos obstáculo. Como você faz isso? Obviamente, você tem que fazer vendas. Cada venda traz uma certa quantidade de margem, que é igual ao das despesas variáveis ​​de venda receita menos. (Se suas vendas não geram margem, você está em apuros.)

Digamos que você vender um produto por US $ 100. Sua compra (ou fabricação) custo por unidade é de US $ 60, que os contadores chamam custo das mercadorias vendidas custa. Seus custos variáveis ​​de vender o item adicionar até US $ 15, incluindo a comissão de vendas e custo de entrega. Assim, a sua margem sobre a venda é de R $ 25: $ 100 preço de venda - $ 60 o custo do produto - $ 15 custos variáveis ​​= $ 25 margem. Margem é antes das despesas de juros e imposto de renda e antes das despesas fixas para o período são considerados.

O próximo passo é determinar o seu ponto de equilíbrio anual. Empatar refere-se à receita de vendas que você precisa apenas de recuperar seus custos operacionais fixos. Estes custos fornecer o espaço, instalações, e as pessoas necessárias para fazer as vendas e ganhar lucros. Diga suas despesas totais anuais operacionais fixos é de US $ 2,5 milhões. Se você ganhar margem média de 25 por cento sobre as vendas, em seguida, a fim de quebrar mesmo, você precisa de US $ 10 milhões em vendas anuais: $ 10 milhões de × 25 margem cento = $ 2,5 milhões de margem. A este nível de vendas, a margem é igual a custos fixos, e seu lucro é zero (você quebrar mesmo).

Até vendas chegar a US $ 10 milhões, você está na zona de perda. Depois de atravessar o ponto de equilíbrio, você entra na zona de lucro. Cada adicional de US $ 1 milhão em vendas ao longo de equilíbrio produz lucro de US $ 250.000. Suponha que seu faturamento anual é de US $ 4 milhões em excesso de seu ponto de equilíbrio. Seu lucro (lucro antes de juros e imposto de renda) é de R $ 1,0 milhões: US $ 4 milhões de vendas ao longo de equilíbrio × 25 percentual de margem por cento = $ 1 milhão de lucro). A principal lição é que, depois de cruzar o limiar de equilíbrio, a sua margem vai inteiramente para o lucro.

Definir preços de venda direita

Claro, um gerente de negócios deve controlar despesas - que vai sem dizer. Mas o segredo para fazer lucro é tanto fazendo vendas e ganhando uma margem adequada na receita de vendas. (Lembre-se, a margem é igual ao preço de venda menos todos os custos variáveis ​​da venda. Internal P&L relatórios aos gestores devem separar os custos fixos e variáveis ​​para que o gerente possa se concentrar na margem (embora eles geralmente não fazem, infelizmente).

No exemplo acima, os seus preços de venda ganham 25 por cento de margem sobre as vendas. Em outras palavras, US $ 100 de receita de vendas gera US $ 25 margem (após dedução do custo de produto vendido e custos variáveis ​​de fazer a venda). Portanto, US $ 16 milhões em receita de vendas, por exemplo, gera margem de $ 4 milhões. A margem de $ 4 milhões de euros abrange o seu $ 2,5 milhões em custos fixos e fornece lucro de US $ 1,5 milhões (antes de juros e imposto de renda).

Um cenário alternativo ilustra a importância da fixação de preços de venda altos o suficiente para ganhar uma margem adequada. Suponha que você tinha definido os preços de venda de 5 por cento menor. Sua margem seria, portanto, $ 5 mais baixo por US $ 100 de vendas. Em vez de 25 por cento de margem sobre as vendas, você ganharia apenas 20 por cento de margem sobre as vendas. Como mal faria o lucro ferido menor percentual de margem?

Por US $ 16 milhões de vendas anuais, a sua margem seria de R $ 3,2 milhões (US $ 16 milhões de vendas × 20 percentual de margem por cento = $ 3,2 milhões de margem). Deduzindo $ 2,5 milhões os custos fixos para o ano deixa apenas US $ 700.000 de lucro. Em comparação com o lucro de US $ 1,5 milhões no índice de margem de 25 por cento, o lucro de US $ 700.000 para os preços mais baixos de vendas é menos da metade. O ponto desta história é que aqui, um preço de venda de 5 por cento mais baixo faz com que 53 por cento menor lucro!

Não confunda o lucro e fluxo de caixa

Para saber se você teve um lucro ou teve uma perda para o ano, você olha para a linha de fundo em sua P&Relatório L. Mas você deve entender que a linha de fundo faz não dizer-lhe fluxo de caixa. Nunca assuma que fazer lucro aumenta capital a mesma quantidade. Fazendo tal suposição revela que você é um amador.

fluxo de caixa pode ser consideravelmente maior do que o lucro da linha de fundo ou consideravelmente menor. O fluxo de caixa pode ser negativo, mesmo quando você ganhar um lucro e fluxo de caixa pode ser positivo, mesmo quando você tem uma perda. Não há nenhuma correlação natural entre o lucro e fluxo de caixa.

Contabilistas fazem um péssimo trabalho de explicar e relatórios de fluxo de caixa a partir de lucro. Eles nem mesmo chamá-lo de fluxo de caixa nos lucros em vez disso, eles se referem a ele como o fluxo de caixa das atividades operacionais. Assim como você começa a partir da linha de fundo lucro na demonstração do resultado (P&Relatório L) para o fluxo de caixa de lucro? Você poderia tentar ler a primeira seção da demonstração dos fluxos de caixa. Boa sorte com isso. A primeira parte da demonstração dos fluxos de caixa é escrito por contadores para contadores.

Se você é um gerente ocupado, resumem-se a sua análise de fluxo de caixa a três fatores principais que causam o fluxo de caixa para ser maior ou menor que o lucro líquido do período:

• Depreciação (mais amortizações) despesa não é um desembolso de caixa no período é registrado, então adicionar esse valor ao lucro líquido da linha de fundo.
• Grupo dos três ativos circulantes: contas a receber, estoque e despesas antecipadas. Se a mudança total nestes três ativos é um aumento, deduzir o montante do lucro líquido da linha de fundo. Se é uma diminuição, adicione a quantidade.
• Grupo dos passivos operacionais atuais: contas a pagar, despesas acrescidas a pagar e imposto de renda devido. Se a mudança total nestes três ativos é um aumento, adicione o valor a receita líquida da linha de fundo. Se é uma diminuição, deduzir o montante.

Chamar a tiros sobre as políticas contabilísticas

Medindo lucro e colocando valores dos ativos e passivos se resume a escolher entre os métodos de contabilidade conservadoras e métodos mais otimistas. métodos conservadores lucro recorde mais tarde, em vez de sooner- métodos otimistas lucro recorde mais cedo mais tarde. É um “me pagar agora ou pagar-me mais tarde” escolha.

Envolva-se na definição de políticas de contabilidade da sua empresa. Os gerentes de negócios devem se encarregar de decisões contábeis assim como eles se encarregam de marketing e outras atividades-chave do negócio. Não adiar para seu contador na escolha de métodos de contabilidade para medir as receitas e despesas de vendas. Os melhores métodos de contabilidade são as que melhor se encaixam com os seus métodos operacionais e estratégias do seu negócio.

Orçamento bem e sabiamente

forças de orçamento que você se concentrar sobre os fatores para melhorar o lucro e fluxo de caixa. É sempre uma boa idéia de olhar em frente para o próximo ano-se nada mais, pelo menos ligar os números em seu relatório de lucro para o volume de vendas, preços de venda, os custos do produto, e outras despesas, e ver como o seu lucro projetado olha para a vinda ano. Pode não parecer bom demais, caso em que você precisa para planejar como você vai fazer melhor.

Video: Como Aproveitar os Espaços do seu Escritório de Contabilidade e a Equipe ter Mais Produtividade

a P&L orçamento, por sua vez, estabelece as bases para mudanças em seus ativos e passivos que são movidos por receitas e despesas de vendas. Seu orçamento lucro deve se encaixar com seus ativos e passivos orçamento e com o seu orçamento de fluxo de caixa. Esta informação é muito útil no planejamento para o próximo ano - focando em particular quanto fluxo de caixa de lucro será realizado e quanto capital gastos serão necessários, o que por sua vez levam a quanto capital adicional você tem que levantar e quanto distribuição de dinheiro a partir de lucro que você vai ser capaz de fazer.

Exigir as informações contábeis que você quer

Você deve identificar o punhado de fatores críticos que você precisa para manter um olhar atento sobre. Insista para que seus relatórios contábeis internos destacar esses fatores. Só você, o gerente de negócios, pode identificar os números mais importantes que você deve observar de perto para saber como as coisas estão indo.

Seu contador não pode ler sua mente. Se os seus relatórios contábeis regulares não incluem os tipos exatos de informações que você precisa, sentar-se com seu contador e expor em detalhe o que você quer saber. Não aceite um não como resposta.

Aqui estão alguns tipos de informações contábeis que devem estar sempre em seu radar:

• O volume de vendas
• margens
• Despesas fixas
• contas a receber vencidas
• Lentos itens de estoque

Recorrer a conhecimentos do seu CPA

Como você sabe, um CPA irá realizar uma auditoria do seu relatório- financeiro este é reivindicação tradicional da CPA para a fama. E o CPA vai ajudar na preparação suas declarações de imposto de renda.

Ao fazer a auditoria, o CPA pode encontrar sérios problemas com seus métodos de contabilidade e chamá-los para a sua atenção. Além disso, o auditor CPA irá apontar eventuais deficiências graves em seus controles internos. E escusado será dizer que o seu CPA pode lhe dar conselhos de imposto de renda valiosa e guiá-lo através do labirinto de leis e regulamentos federais e estaduais de imposto de renda.

Você também deve considerar tomar vantagem de outros serviços a CPA tem para oferecer. A CPA pode ajudá-lo a selecionar, implementar e actualizar um sistema de contabilidade baseado em computador mais adequado para o seu negócio e pode dar conselhos de especialistas sobre muitas questões contábeis, tais como métodos de alocação de custos. A CPA pode fazer uma análise crítica dos relatórios contábeis internos para os gestores em seu negócio e sugerir melhorias nestes relatórios.

Video: Começar seu Escritório Contábil do Zero - Dicas para abrir um escritório de contabilidade

A CPA tem experiência com uma vasta gama de empresas e pode recomendar as melhores práticas para o seu negócio. Se necessário, o CPA pode servir como um perito em seu nome em processos judiciais. A CPA também pode ser acreditado em avaliação de empresas, o aconselhamento financeiro e métodos forenses, que são especializações patrocinadas pelo Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA).

Você tem que ter cuidado para que os serviços de consultoria prestados por seu CPA não entrem em conflito com a independência do CPA necessário para auditar o seu relatório financeiro. Se houver um conflito, você deve usar um CPA para auditar o seu relatório financeiro e outro CPA para serviços de consultoria.

Criticamente rever seus controles sobre desonestidade de funcionários e fraude

Cada empresa enfrenta ameaças de desonestidade e fraude - de dentro e de fora. Sua reação instintiva pode ser que esse tipo de coisa não poderia estar acontecendo debaixo do seu nariz em seu próprio negócio.

Combate à fraude começa com o estabelecimento e aplicação de bons controles internos. No decurso da auditoria seu relatório financeiro, o CPA avalia seus controles internos. O CPA vai informar-vos eventuais deficiências graves. Mesmo com bons controles internos e com auditorias regulares, você deve considerar chamar um especialista para avaliar a sua vulnerabilidade a fraudes e para determinar se há evidência de qualquer fraude acontecendo.

Dar uma mão na preparação de seus relatórios financeiros

Muitos gerentes de negócios olha para a elaboração do relatório financeiro anual do negócio como eles olham para a sua declaração de imposto de renda anual - é uma tarefa melhor deixar para o contador. Isto é um erro. Você deve ter um papel activo na elaboração do relatório financeiro anual. Você deve pensar cuidadosamente sobre o que dizer na carta aos acionistas que acompanha as demonstrações financeiras. Você também deve ajudar a elaborar as notas de rodapé para as demonstrações financeiras. O relatório anual é uma boa oportunidade para contar uma história convincente sobre o negócio.

O proprietário / gerente, presidente, ou executivo-chefe da empresa tem a responsabilidade final pelo relatório financeiro. Claro que o seu relatório financeiro não deve ser fraudulenta e deliberadamente misleading- se for, você pode e provavelmente será processado. Mas, além disso, os credores e investidores apreciar uma discussão franca e honesta de como a empresa fez, incluindo seus problemas, bem como seus sucessos.

Fale sobre suas demonstrações financeiras como um pro

Em muitas ocasiões, um gerente de negócios tem que discutir suas suas demonstrações financeiras com os outros. Você deve vir transversalmente como muito experiente e ser muito persuasivo no que você diz. Não entendendo suas próprias demonstrações financeiras não inspira confiança. Em muitas ocasiões, incluindo o seguinte, suas demonstrações financeiras são o centro das atenções e você é esperado para falar sobre eles de forma convincente:

• Aplicando para um empréstimo
• Conversando com pessoas físicas ou outras empresas que podem estar interessados ​​em comprar seu negócio
• Lidar com a imprensa
• Lidar com sindicatos ou outros grupos de funcionários na fixação de salários e pacotes de benefícios
• Explicando o plano de participação nos lucros a seus empregados
• Colocar um valor sobre um interesse de propriedade para fins de imposto de divórcio ou imobiliários
• Os dados de relatório das demonstrações financeiras a associações comerciais nacionais
• Ao apresentar o relatório financeiro anual antes da reunião anual de proprietários