Por provar os seus livros financeiros?

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Você provavelmente está pensando que provar os livros soa como uma tarefa enorme que leva muito tempo. Você está certo - é um trabalho grande, mas é também muito necessário fazer periodicamente para que você pode ter certeza que o que está registrado em seu sistema de contabilidade de forma realista mede o que está realmente acontecendo em seu negócio.

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Com qualquer sistema de contabilidade, erros podem ser feitas, e, infelizmente, qualquer negócio pode ser vítima de incidentes de roubo ou apropriação indébita. A única maneira de ter certeza de que nenhum desses problemas existem em seu negócio é provar periodicamente os livros.

O processo de provar os livros é uma grande parte do ciclo de contabilidade. As três primeiras etapas do ciclo de contabilidade - registo das operações, fazendo entradas de diário, e postar um resumo desses entradas para o General Ledger - envolvem monitoramento do fluxo de caixa ao longo do período de contabilidade. Todas as três etapas são parte do processo de gravação de atividades financeiras de uma empresa ao longo de todo o período contabilístico.

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O restante das etapas do ciclo de contabilidade são realizadas no final do período e são parte do processo de provar a exatidão de seus livros. Eles incluem a execução de um balancete, criando uma planilha, ajustando entradas de diário, criando demonstrações financeiras, e fechando os livros. A maioria das empresas provar a seus livros a cada mês.

Claro, você não quer desligar o seu negócio por uma semana enquanto você provar os livros, então você deve selecionar um dia durante cada período contabilístico em que você vai tirar um instantâneo financeiro do estado de suas contas. Por exemplo, se você está se preparando relatórios financeiros mensais no final do mês, você testar a quantidade de dinheiro a sua empresa tem na mão a partir daquela determinada hora e dia, como 6:00 em 30 de junho, depois de sua loja fecha para o dia.

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O resto do processo de testes - rodando um balancete, criando uma planilha, ajustando entradas de diário, criando demonstrações financeiras, e fechando os livros - é baseado no que aconteceu antes desse ponto no tempo. Quando você abrir a loja e vender mais produtos no dia seguinte e comprar coisas novas para executar o seu negócio, essas transações e quaisquer outros que seguem o ponto no tempo do seu teste tornar-se parte do próximo ciclo de contabilidade.