Como configurar um sistema de arquivamento oportuna
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Se você está sem papel ou papel impulsionado, você deve ter um sistema de arquivamento viável. Antes de começar a passar os seus documentos, pense sobre como você é mais provável para procurar os documentos que você precisa. Você pode escolher entre inúmeras estratégias arquivo de rotulagem, mas aqui estão algumas categorias possíveis:
Clientes (em ordem alfabética)
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clientes passados que já não servem
Datas de vencimento e tempo de projeto
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pendente projetos
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projetos em espera
Para-DOS, variado, ou um prendedor-tudo semelhante tipo de etiqueta
Você pode optar por arquivo por assunto, nome do cliente, importância, ou uma série de outras maneiras, mas se o tempo é a essência, a criação de um sistema de arquivamento de revolvimento pode ser ideal. problema sério ou arquivos lembrete foram em torno de idades. Eles se certificar de que você lembre-se de lidar com itens atrasados ou diferidos nos momentos corretos. Veja como eles funcionam:
Estabelecer dois arquivos de revolvimento complementares, um rotuladas mensal e outro rotulados diária.
O seu revolvimento mensal pode ser tão simples como uma pasta expansível 12 slots com os meses escritos em cada slot. O seu revolvimento diária pode ser uma pasta de arquivo acordeão 31-slot ou até 31 pastas de arquivo de suspensão, cada um etiquetadas com datas de 1 a 31. Eles são certamente velha escola, mas eles continuam a trabalhar hoje. Para uma abordagem mais moderna, você pode definir esses mesmos parâmetros em seu computador ou tablet sistema de arquivos. Mesmo usando um aplicativo como o Evernote pode aumentar a sua capacidade de organizar.
Como você receber novos documentos, colocá-los no local apropriado em seu arquivo mensal.
Se um documento que você recebe em dezembro não requer nenhuma ação até março, coloque o documento no local de março de seu sistema de arquivamento.
Quando você entra em um novo mês, mover documentos de slot que mês para as posições diárias.
Quando Março rola ao redor, puxar todos os documentos do seu revolvimento de março e colocá-los nos dias apropriadas do mês em seu sistema tickler diária.
Para muitos empresários, programas de software poderoso chamado gestão de relacionamento com o cliente (CRMs) substituíram arquivos de revolvimento.
Se suas habilidades de apresentação são verdadeiramente abismal, tem alguém que é um arquivador natural ajuda a desenvolver o seu sistema de arquivamento. Claro, só você pode arquivar alguns itens (relatórios de pessoal confidenciais, salários, de informação que deseja manter pessoal, e semelhantes). Mas quanto ao resto, usar os pontos fortes e presentes de sua equipe para que você possa fazer melhor uso do seu.