O que acontece quando você condensar o arquivo da empresa quickbooks

O processo de arquivo condense QuickBooks faz duas coisas: o comando QuickBooks Condensar cria uma cópia permanente do arquivo de dados QuickBooks (chamado de cópia de arquivo do arquivo) - o processo de arquivo condense faz o arquivo de dados menor resumindo muitas transações fechadas, detalhados antigos que usar grandes entradas monstro diário.

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Porque esta condensação e arquivamento pode ser um pouco confuso, aqui está um rápido resumo do que exatamente acontece quando você condensar o arquivo da empresa QuickBooks. Aqui está o que QuickBooks normalmente faz durante o processo:

• Salva uma cópia de arquivo dos arquivos da empresa: Quando você condensar o arquivo da empresa QuickBooks, QuickBooks salva uma cópia de arquivo do arquivo.

• Remove transações fechadas antigos: Como parte do processo de condensar, QuickBooks dá-lhe a oportunidade de remover velho, fechado transações do atual, versão do arquivo da empresa QuickBooks trabalhando. Lembre-se que o arquivamento cria uma cópia de arquivo do arquivo da empresa QuickBooks.

  Você ainda tem a versão de trabalho do arquivo da empresa QuickBooks, no entanto, e é essa versão atual, trabalhando do arquivo da empresa QuickBooks que fica limpa, ou condensado, pela remoção de velho, fechado transações.

  transações fechadas são transações que QuickBooks não precisa mais para acompanhar em detalhe. Por exemplo, uma velha fatura do cliente - depois de ter sido pago - é uma transação fechada. Uma verificação de idade escrito para algum fornecedor - depois que limpou o banco - é uma transação fechada.

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  Resume idade, transações fechadas: Porque o velho, fechado transações são removidas do arquivo de dados de QuickBooks, condensando normalmente cria sumárias entradas de diário mensais para o velho, fechou transações e coloca essas transações resumidos na versão atual, trabalhando do arquivo de dados QuickBooks.

  Estas entradas de diário mensal de resumo que você possa continuar a preparação de demonstrações financeiras mensais. Por exemplo, embora o arquivamento remove todos os velhos, transações fechadas a partir de, por exemplo, janeiro de 2011, você ainda pode produzir demonstrações financeiras para Janeiro de 2011 em 2014. Para produzir demonstrações financeiras mensais de Janeiro de 2011, QuickBooks usa as entradas de diário mensal de resumo.

• Limpa a trilha de auditoria: QuickBooks mantém uma exibição trilha de auditoria que tenha entrado o transações. Um efeito quase escondida da limpeza dos arquivos de dados de QuickBooks diz respeito à trilha de auditoria. Se você limpar um arquivo da empresa e indicam que o arquivo da empresa deve ser condensado, QuickBooks limpa a trilha de auditoria antes de os “transações fechadas removidos em ou antes de” data.

  Em outras palavras, para o período de tempo em que QuickBooks remove transações antigas, fechado, ele também remove a trilha de auditoria dessas operações.

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O processo de arquivo condense normalmente significa criar uma cópia do arquivo de dados de QuickBooks que você guardar e arrumar algum lugar e, em seguida, criar uma versão em escala reduzida do arquivo empresa que trabalha. O comando que você usa para condensar o arquivo da empresa QuickBooks, no entanto, também permite a criação de arquivos da empresa quase vazias.

A maioria das pessoas nunca precisar usar esta opção. Apenas uma categoria de usuários de QuickBooks que pode querer criar arquivos da empresa quase vazias: CPAs e consultores (que querem reutilizar um arquivo de empresa para outra unidade de negócio ou cliente) pode querer usar este comando para criar arquivos de dados de empresas que têm muitos dos as listas de configurar já.