Pastas do outlook arquivamento
Em alguns casos, Outlook coloca-mails, tarefas e compromissos com mais de seis meses para a pasta Arquivo - uma pasta especial para itens que Outlook pensa estão mantendo obsoleto ou não vale a pena. Outlook chamadas enviando esses itens para a pasta Arquivo autoarchiving.
Conteúdo
Você começa a decidir como e quando Outlook arquiva itens. Para arquivar itens, você estabelece um conjunto padrão de regras de arquivamento que se aplicam a todas as pastas, e se uma pasta precisa de atenção individual (ou seja, você não quer que seja sujeito às regras de arquivamento padrão), você pode estabelecer regras especiais para que pasta. Cada pasta pode ter seu próprio conjunto de regras de arquivamento ou estar sujeito às regras padrão.
Para dizer Outlook como arquivar material antigo, comece por exibir uma caixa de diálogo AutoArquivar:
- Que estabelece regras de arquivamento padrão: Escolha Ferramentas -gt; Opções e, na caixa de diálogo Opções, selecione a guia Outro. O clique no botão AutoArquivar.
- Que estabelece regras para uma pasta específica: De qualquer direito; clique na pasta e escolha Propriedades ou exibir a pasta e escolha -gt arquivo; Pasta -gt; Propriedades para nome da pasta. Em seguida, na caixa de diálogo Propriedades, selecione a guia AutoArquivar. (Porque não há data está ligado a itens na pasta Contatos, você pode nomes não AutoArquivar e endereços.)
Negociar estas opções para estabelecer regras de arquivo padrão:
- Executar AutoArquivar a cada: Digite um número para contar Outlook quantas vezes para arquivar itens.
- Perguntar antes de Arquivo Executa: Se você selecionar esta opção, você verá uma caixa de mensagem antes de arquivar começa, e você pode se recusar a arquivo se você quiser, selecionando Não na caixa de mensagem.
- Excluir itens expirados (e-mail apenas pastas): Marque esta caixa de seleção para excluir todas as mensagens de e-mail quando o período expirar.
Video: AutoArquivar Outlook 2010
- Arquivar ou excluir itens antigos: Desmarque esta opção se você não deseja arquivar itens.
- Mostrar pasta de arquivo na lista de pastas: Selecione esta opção se você deseja manter a pasta Arquivo na lista de pastas. Esta pasta contém itens arquivados.
- Limpar itens anteriores a: Escolha um período de tempo de corte após o qual para arquivar itens.
- Mover itens antigos para: Clique no botão Procurar e selecione uma pasta se você deseja armazenar o arquivo em um determinado local.
Video: Salvando seus emails do outlook 2010
- Excluir permanentemente itens antigos: Selecione esta opção se você deseja excluir, não arquivo, itens antigos.
Escolhe entre estas opções para estabelecer regras de arquivamento para uma pasta específica:
Video: Configurar regras e alertas para mover e-mails para pastas no Outlook
- Os itens não Arquivar nesta pasta: Selecione esta opção se os itens na pasta não valem arquivamento.
- Itens de arquivo nesta pasta usando as configurações padrão: Selecione esta opção para adiar para as regras de arquivamento padrão para a pasta.
- Arquivar essa pasta usando as seguintes configurações: Escolha esta opção para estabelecer regras de arquivamento para a pasta.
- Limpar itens anteriores a: Escolha um período de tempo de corte após o qual para arquivar os itens na pasta.
- Mover itens antigos para: Clique no botão Procurar e selecione uma pasta se você deseja armazenar os itens arquivados em um local específico.
- Excluir permanentemente itens antigos: Selecione esta opção se você deseja excluir, não arquivo, itens nesta pasta.
Periodicamente compactar o arquivo no qual você armazena dados do Outlook para reduzir o arquivo e obter mais espaço no seu disco rígido. Para compactar o arquivo de dados do Outlook, siga estes passos:
1. Escolha -gt arquivo; Gerenciamento de arquivos de dados.
2. Selecione pastas pessoais na caixa de diálogo Outlook arquivos de dados.
3. Clique no botão Configurações.
Uma caixa de diálogo de pastas pessoais aparece.
4. Selecione o botão Compactar Agora.
Compactar um arquivo Outlook pode levar algum tempo se o arquivo é recheado com dados.