Como social, colaboração compara ao e-mail
colaboração social aborda algumas das fraquezas do e-mail, particularmente o uso de listas de discussão, mensagens de difusão e uso inadequado do Todo função Reply. colaboração social não necessariamente substituir e-mail. Qualquer um que tenta enquadrar uma iniciativa de colaboração social que maneira é provável ser decepcionado dado o quão enraizado o uso de e-mail está no negócio.
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Ao definir métricas de sucesso, reduzindo o volume total de e-mail é provável que seja um objetivo falsa ou frustrante. Por outro lado, seguindo o número de listas de discussão convertidos em grupos de colaboração social mais produtivas seria um objetivo produtivo.
colaboração social pode substituir muitos tipos de discussão ou comunicação interna orientada a colaboração para que e-mail é um jogo estranho. Considere as fraquezas do e-mail em comparação com colaboração social:
discussões e-mail pode ser confuso. Em qualquer discussão alargada, o contexto é facilmente perdida em uma confusão de texto citado de mensagens anteriores. Pode ser difícil de resolver a questão original ou problema colocado. ferramentas de colaboração social fazer um trabalho melhor de organizar tópicos de mensagens e tornando mais fácil para fazer a varredura de uma lista de mensagens para ver quem tem vindo a participar na discussão.
respostas privadas restringir o fluxo de informações. Alguma vez você já acidentalmente clicou em Responder em vez de responder a todos em uma mensagem de grupo? (Quem não tem?)
Responder a Todos podem causar problemas. A maioria das pessoas também têm uma história sobre a pessoa que clicou Responder a todos por engano e acabou enviando um comentário rude ou sem importância para toda a empresa, quando foi destinado para apenas uma pessoa.
A partilha de informação é por vezes demasiado fácil. As informações proprietárias facilmente podem ser compartilhadas fora da organização, se um empregado não conseguiu entender quando alguns dos participantes em uma linha de discussão de e-mail são estranhos.
O controle de versão pode ser difícil através de e-mail. Quando o Exchange colaboradores documentos através de e-mail, há espaço para confusão sobre quem tem a versão mais recente. Documentos compartilhados em um espaço de trabalho de colaboração social são menos sujeitos a esta confusão, especialmente se os colaboradores fazem suas edições dentro do sistema baseado na web em vez de baixá-los para edição offline. Ou, um sistema de gerenciamento de documentos pode ser usada para impor o check-in e check-out de documentos de uma forma ordenada.
E-mail cepas recursos de TI. distribuição de E-mail de documentos consome mais largura de banda e armazenamento do que o necessário porque uma cópia completa do documento é transmitida a cada destinatário (incluindo pessoas que nunca pode lê-lo). Compartilhando um link para esse mesmo documento em um repositório centralizado, seja através de e-mail ou uma mensagem sobre o sistema de colaboração social, faz um uso mais frugal dos recursos da rede.
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E-mail é privado por padrão. Informação que deve ser compartilhada de forma mais ampla pode acabar preso na caixa de entrada de uma pessoa ou um pequeno número de pessoas. Essa mesma informação compartilhada em um sistema de colaboração social seria amplamente disponível (seja para toda a empresa ou membros de um interesse ou grupo de projeto) e pesquisáveis.
colaboração social não mantém todas as vantagens, no entanto. Aqui estão alguns dos pontos fortes do e-mail:
E-mail é um padrão da Internet. Você pode enviar e-mail comercial para todos os endereços de e-mail dentro ou fora da empresa.
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programas de e-mail trabalhar juntos. Você pode enviar um e-mail para alguém usando um programa diferente do que ele usará para recebê-lo. Em contraste, todos os sistemas de colaboração social é isolado.
O suporte por e-mail é amplamente disponível. E-mail é uma tecnologia estabelecida, então ferramentas de apoio para administração, arquivamento e conformidade estão bem estabelecidos.
E-mail funciona bem para mensagens privadas. sistemas de colaboração social pode fornecer os seus próprios sistemas de mensagens privada, mas a maioria dos funcionários ainda encontrar enviando um e-mail mais rápido, mais fácil e mais familiar. organizações conservadoras também podem estar mais dispostos a confiar em e-mail com mensagens privadas sobre temas sensíveis ou a transmissão de documentos, tais como minutas de contratos.