Como garantir sistemas financeiros do seu sem fins lucrativos

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Mesmo em uma pequena organização sem fins lucrativos, que pretende estabelecer práticas cuidadosas sobre como você lida com documentos financeiros e dinheiro. Se você tem um escritório de uma pessoa, criando todos os seguintes controles pode ser impossível, mas você deve tentar implementar como muitos deles quanto possível:

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• talões de cheques loja, cadernetas de poupança, cheques em branco, registros financeiros, e dinheiro em um lugar seguro bloqueado.

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• Regularmente backup de registros financeiros que você mantém em computadores, e guarde uma cópia off-site em um local seguro.

• Atribuir a pessoas diferentes as funções separadas de cheques, assinando cheques, conciliar contas bancárias, e verificando os cheques cancelados que retornam do banco. Se você pode providenciar para quatro pessoas diferentes para realizar essas tarefas, isso é ótimo. Se não, talvez um membro do conselho pode double-check cheques cancelados.

  Olhe para a precisão e para qualquer coisa que pareça suspeito, como cheques para os fornecedores que você não reconhece, cheques cancelados por pessoas ou empresas que não sejam aqueles a quem eles são escritos, ou cheques que estão faltando extratos bancários cancelada. Peculato é raro, mas possível, e tendo essas etapas é uma forma de detectá-lo.

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  Exigem duas assinaturas nos cheques ou transferências bancárias ao longo de um determinado montante. Não existe um valor padrão para esta prática: Depende do que qualifica como uma transação invulgarmente elevado para o seu sem fins lucrativos. Você pode adotar este requisito como uma política interna e aplicá-la como uma forma de assegurar a supervisão da diretoria de grandes transações.

  Embora seu banco provavelmente monitora transações grandes ou incomuns e podem entrar em contato com sua organização se percebe uma atividade incomum em sua conta, nos dias de hoje alguns bancos aceitam responsabilidade pela aplicação de uma política de dois assinatura em cheques de clientes.

• Manter em arquivos organizados, sujeitos a uma política de retenção / destruição de documentos, toda a papelada que faz o backup de seus documentos bancários. Estes documentos podem incluir folhas de pessoal tempo, bilheteria ou outros registros de bilhetes vendidos, recibos e faturas. Você pode digitalizar e retê-los como documentos eletrônicos, se desejar. Se você fizer isso, fazer backup dos arquivos e senhas cuidadosamente protegendo.

• Mantenha uma lista detalhada de qualquer mobiliário ou equipamento que você comprar ou receber como doações (incluindo computadores), observando a data em que foram adquiridos ou recebidos e seu valor.

azul abacate publicou um artigo útil, “Tesoureiros de todos os voluntários Organizações: Oito Responsabilidades”.