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QuickBooks 2012 faz a maioria das entradas de diário para você. Por exemplo, quando você usa o QuickBooks para gravar um cheque de US $ 1.000 que paga Supplies Acme para alguns produtos de papel que você comprou, QuickBooks debita automaticamente despesa suprimentos (contanto que você indicar que o cheque é para o abastecimento) e, em seguida, créditos em dinheiro.
Da mesma forma, quando você produzir uma factura que registra uma venda, QuickBooks faz com que essas entradas de diário para você. Por exemplo, se você vendeu US $ 13.000 de cães e pãezinhos quentes, e os cachorros quentes e pães realmente custar-lhe $ 3.000, QuickBooks debita dinheiro por US $ 13.000, credita a receita de vendas por US $ 13.000, o custo débitos dos produtos vendidos por US $ 3.000, e inventário de créditos por US $ 3.000.
Em outras palavras, para a maioria de suas transações de rotina, QuickBooks lida com as entradas de diário para você nos bastidores.
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Isso não significa, porém, que você sempre pode evitar trabalhar com entradas de diário. Qualquer transação que não pode ser tratada através de um formulário QuickBooks padrão - como a forma de fatura ou a forma cheques escrita - devem ser registrados usando uma entrada de diário.
Por exemplo, se você comprar alguns ativos fixos com um cheque, a compra do activo fixo fica gravado automaticamente pelo QuickBooks. No entanto, a depreciação que será usado para despesas do activo durante a sua vida econômica estimada deve ser gravado com entradas de diário que você construir-se e entrar uma maneira diferente.
Um outro ponto muito importante: As informações balancete fornece os dados brutos que você precisa para preparar a sua declaração financeira. Você realmente não tem que tomar este tipo de dados brutos e preparar suas demonstrações financeiras. Previsivelmente, QuickBooks facilmente, rapidamente e sem esforço constrói suas demonstrações financeiras usando esta informação balancete.
QuickBooks cria automaticamente a maioria das entradas de diário para você, constrói um balancete usando informações entrada de diário, e - quando perguntado - produz demonstrações financeiras. A maioria do trabalho de contabilidade de dupla entrada, em seguida, passa por trás das cenas. Você não se preocupe com muitas entradas de diário em uma base dia-a-dia.
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E se você não quero nunca ver um balancete, você não precisa. Na verdade, se você acabou de usar QuickBooks para produzir faturas e cheques que pagam as contas, quase toda a informação que você precisa para preparar suas demonstrações financeiras seja recolhido automaticamente. Então, isso é muito legal.
No entanto, nem todas as informações que é necessário para a produção de boas demonstrações financeiras, precisos seja recolhido automaticamente. Você vai encontrar um punhado de casos importantes que devem ser tratadas em uma base especial através de entradas de diário que você ou seu CPA construir e entrar.