Que estabelece regras em quickbooks on-line para aceitar transações

QuickBooks on-line tenta aprender seus hábitos como você rever baixado Transações você pode ajudar o processo estabelecendo regras para QBO a seguir. Quando você configurar as regras, você acelerar o processo de revisão, porque, efetivamente, você diz QBO com antecedência como tratar certos tipos de transações.

Como as regras trabalho

Suponha, por exemplo, que você compra de gás para automóveis negócio de uso de postos de gasolina Shell e você sempre pagar usando um cartão de crédito que você conectado a uma instituição financeira no QBO. Efetivamente, você quer categorizar todas as transações nas estações da Shell para a sua conta de despesas de combustível.

Você pode atribuir manualmente a categoria para uma dessas transações e esperar por QBO para “aprender” a sua preferência, ou você pode configurar uma regra para QBO a seguir. Quando você estabelece uma regra, você especificar informações como as contas e os tipos de operações (dinheiro em ou dinheiro) para que deve aplicar a regra.

Você pode criar uma regra que afeta todas as contas ou uma regra que afeta contas específicas.

Você, então, identificar os critérios que as transações individuais devem cumprir antes de QBO age sobre as transações. Por último, você estipular as informações QBO deve atribuir às transações que atendem aos critérios. Por exemplo, você pode especificar um tipo de transação e uma categoria.

As regras que você estabelecer pode trabalhar em uma de duas maneiras:

• QBO pode usar a regra para sugerir mudanças para transações baixadas que você, em seguida, analisar e aprovar. Ou
• Você pode optar por ter QBO aplica automaticamente a regra para todas as transações que determina se adequar às condições da regra e adicionar essas transações para QBO.

Quando você usa a primeira abordagem, identifica QBO, na guia de revisão da página Bank e Credit Cards, operações para as quais ele encontra e espera aplicar uma regra. Você pode identificar essas transações, porque, na categoria ou coluna Match, eles exibem um ícone de Regra.

QBO utiliza ícones diferentes para identificar operações compromissadas por regras, mas ainda não adicionados à sua empresa e transações adicionados automaticamente pelas regras.

A segunda abordagem pode parecer arriscado, mas ele realmente não é. Mesmo que QBO aplica automaticamente a regra, você ainda pode fazer alterações em transações que QBO aceita automaticamente.

Criando uma regra

Você configurar qualquer tipo de regra - o que sugere mudanças e você deve revê-las, e aquele que adiciona automaticamente as transações com base em uma regra - usando os mesmos passos. Há apenas uma etapa onde você faz as coisas de forma diferente.

1. Escolha Transações → Banking.

   A página Banco e cartões de crédito aparece.

2. No lado direito da página, clique na seta para baixo ao lado do botão Update e escolha Gerenciar Regras.

   QBO exibe a página Regras.

3. Clique no botão Nova Regra no canto superior direito da página Regras.

   QBO exibe a caixa de diálogo Regra.
   

4. Atribua a regra de um nome - que será significativo para você.
5. Identificar se a regra se aplica a dinheiro entrando em QBO ou dinheiro que flui para fora do QuickBooks, e selecione as contas às quais você deseja que a regra se aplique.
6. Use a seção “Quando uma transação Atende” para definir critérios QBO deve usar ao examinar transacções transferidas para determinar se deve aplicar a regra a eles.

   Você pode definir vários critérios usando o botão Adicionar linha, e você pode especificar que uma transação deve atender a todos ou qualquer um dos critérios. Especificando “todos” é mais rigorosa e QBO é mais seletivo sobre como aplicar a regra.

   A primeira caixa de lista na seção permite que você especifique se QBO deve comparar a descrição de transação, o texto banco, ou o valor da transação a uma condição que você definir. Para essas mentes questionadoras lá fora, Description (a descrição da transação) refere-se ao texto que aparece na coluna Descrição da página Banco e Cartões de Crédito. A opção Banco de texto refere-se à descrição Detalhe Banco do banco Downloads- você pode ver a descrição Detalhe Banco se você clicar em qualquer transação baixado. A descrição Detalhe Banco aparece no canto inferior esquerdo das transações que estão sendo editadas.

7. Na parte inferior da caixa de diálogo Regra, definir as informações que deseja QBO ser aplicável às operações que atendam aos critérios da regra. Você pode selecionar um ou mais dos seguintes:
8. Selecione o tipo de transação QBO deve atribuir à transação.
9. Selecione o beneficiário e uma ou mais categorias para aplicar às transações que atendam as condições da regra.
10. Opcionalmente, adicione um memorando para cada transação que atenda às condições da regra.
11. Selecione o automaticamente Adicionar ao Meus Livros caixa de seleção se você quiser QBO para adicionar automaticamente as operações que atendam às condições da regra para sua empresa.

    Este é o passo “diferente” do que você encontrar na introdução a estes passos. Se você selecionar essa caixa, você não precisa para aprovar operações a que QBO se aplica esta regra. Mas você sempre pode fazer alterações em transações adicionados automaticamente.

12. Clique em Salvar.

Depois de criar uma regra, você pode usar a coluna Ações da página Regras para copiá-lo (para que você não tem que criar regras semelhantes a partir do zero) e para eliminar regras que você não quer mais. E, se você precisa editar uma regra, clique no botão Editar na coluna Ações para reabrir a caixa de diálogo Regra e fazer alterações.

Contadores, você pode ajudar seus clientes e poupar algum tempo se você exportar e regras de importação entre empresas QBO.