Programação de uma reunião com o lotus notes 6

Para criar uma nova reunião, primeiro abra o Calendário e, em seguida, clique no botão Agendar uma Reunião na barra de ação. Uma forma Meeting em branco aparece. Na Figura 1, você pode ver um exemplo de formulário Meeting.

Figura 1: Criando uma nova reunião.

A maioria dos campos em um formulário Reunião são os mesmos que aqueles em um formulário de compromisso. Você precisa preencher o básico, como um assunto, quando, duração e localização. Em seguida, você vai passar a considerar quem convidar.

Convidando os convidados

No caso mais simples, basta digitar os nomes das pessoas a quem você quer vir para a reunião. Basta preencher os campos da seção Convidados (lado inferior esquerdo), bem como a data, hora e seções localização do novo formulário de reunião. Como você pode ver na Figura 1, você pode convidar três tipos de pessoas: Obrigatório, Opcional, e FYI.

• Requeridos: Qualquer pessoa cujo nome você lista neste campo é considerado por Notes para ser um participante obrigatório da sua reunião. Isto é especialmente importante quando você perguntar Notes para encontrar os melhores tempos para uma reunião usando o Agendador.

• Opcional: Tanto quanto Notas está em causa, essas pessoas são realmente apenas como pessoas necessárias. Notas consulta seus horários se você perguntar notas para encontrar os melhores horários para a reunião. Se uma pessoa está listado como um convidado Opcional em um convite de reunião, a sua presença não é necessariamente obrigatório.

• PARA SUA INFORMAÇÃO: Utilize este campo se você quiser enviar uma Reunião aviso prévio - diferente do que um convite - para alguém. Suponha que você precisa agendar uma reunião com membros de sua equipe. Você pode digitar o nome de cada membro da equipe no campo Obrigatório, mas colocar o nome do seu chefe no campo FYI. Dessa forma, seus colegas cada receber um convite para a reunião, mas o seu gerente apenas recebe um aviso de reunião em seu lugar. Dessa forma, o seu chefe sabe que você está tendo a reunião e que você enviou os convites, mas também que ela não é esperado para assistir.

As pessoas no Obrigatório e campos opcionais não vai ver os nomes de quem a quem você lista no campo FYI de um convite de reunião.

Clique nos botões que se parecem com um pequeno livro de telefone para o direito das obrigatórios, opcionais e FYI campos para selecionar nomes da lista pública.

A maneira mais simples de criar um novo convite de reunião é o seguinte:

1. No campo Assunto, digite um assunto.

2. No Quando os campos, escolha uma data de início e término e tempo para a reunião.

3. Nos campos onde, definir o local.

4. Nos campos Convidados, digite os nomes das pessoas a quem você deseja convidar.

5. Clique no botão Salvar e Enviar botão Convites na barra de ação.

Todos os seus convidados recebem uma mensagem em sua caixa de entrada, pedindo-lhes para vir a seu encontro.

Video: Lotus Notes tutorial: How to set inbox preferences | lynda.com

O único problema com esta abordagem - embora certamente é direta - é que ele normalmente começa uma saraivada de mensagens de correio electrónico e para trás entre você e seus convidados. Você sabe, o “Eu não posso fazê-lo às 9:30, mas como cerca de 10, em vez disso?” Variedade. Dependendo do número de pessoas que você convidar para qualquer reunião particular, você pode realmente gastar um pouco de tempo depois de enviar o convite tentando coordená-las como todos eles voltar para você com estes “Sim, eu posso” ou “Não, Eu não posso”respostas.

Você pode facilmente contornar esse dilema. Ao invés de usar o processo simples que listadas acima, peça ao Scheduler Notas para a primeira revisão do calendário de cada convidado para encontrar um tempo comum quando todos estão disponíveis. Armado com esta informação, você pode definir um horário de reunião conveniente para (espero) todos. Seu convite chega nas caixas de entrada dos seus convidados já pré-carregados com uma data e hora que você sabe (heh, heh) quando eles estão livres. Qualquer um dos seus convidados ainda podem recusar, é claro, mas você reduzir a chance de que isso aconteça muito dramaticamente porque você evitar a maioria dos conflitos de agenda na frente.

Usando o Scheduler

Para que o Notes sugerem um tempo ideal para uma reunião com base em quando o seu exigido e participantes da reunião opcionais estão disponíveis, adiar clicar nesse Salvar e Enviar botão Convites ainda. Em vez disso, preencher o formulário de Reunião como de costume e, em seguida, clique no clique para ver convidado, sala e botão de Disponibilidade de Recursos, que você pode encontrar na seção Scheduler (parte inferior) da forma Meeting. (Ver Figura 1.)

Video: Installation & Configuration of Lotus Notes

A Figura 2 mostra um convite Reunião amostra com o Scheduler aberto.

Figura 2: Use o Scheduler para saber quando os seus convidados estão disponíveis para atender.

Quando você usa o Agendador para que o Notes encontrar momentos de reuniões para você, você tem duas maneiras de olhar: por melhores tempos ou por detalhes da programação. Primeiro, selecione o botão de rádio Resumo (sob o Mostrar título, lado esquerdo) para garantir que a visão. Este ponto de vista é provavelmente o mais fácil de usar, porque você pode ver de relance um conjunto blow-by-blow de sugestões de tempo durante o qual todas as pessoas que você está convidando estão disponíveis.

Para usar uma das vezes que o Notes sugere, basta selecionar um momento conveniente para todos, desde o Times sugerido para Selected lista drop-down dia e, em seguida, clique no botão Use Selected Tempo abaixo dela. Notes, então, ajustar os tempos de seu convite de reunião. Você pode ver os campos no Whensection no topo da mudança forma Meeting de acordo quando você clica em uma entrada nesta lista.

Você também pode clicar em qualquer das datas no calendário mês pequena (inferior direito do formulário) para examinar um dia diferente e ver quando seus amigos estão disponíveis no mesmo dia.

Confira a pequena seta ao lado do Horários Sugeridos para Selected lista título Day. Clique nesta seta para exibir mais opções de disponibilidade de agenda. A partir da lista drop-down que aparece, você pode optar por procurar tempo livre compatível durante um determinado dia, semana ou mês. Isto é especialmente útil se as pessoas que você está convidando não têm qualquer disponibilidade na data original que você escolheu.

Se você tiver problemas para encontrar um tempo que funciona para todos seus convidados, clique em Verificar se todos os obrigatórios podem participar opção e, em seguida, usar a lista drop-down que se seguiu ao escolher um momento para um grupo menor de pessoas. Isso é útil quando você está tentando agendar uma reunião com um número maior - superior a 20 - pessoas.

Video: Lotus Notes Advanced Calendar Features

Outra maneira mais visual para encontrar momentos em que seus convidados estão disponíveis é vê-los por detalhes da programação. Selecione o botão Detalhes (sob o Mostrar título) para ver uma tabela que mostra os tempos quando cada um de seus convidados estão disponíveis. Você pode ver esse ponto de vista na Figura 3. Uma vantagem desta tabela programação é que você pode ver, por pessoa, a disponibilidade de tempo livre ao longo de duas semanas.

Figura 3: Veja detalhes individuais de programação para encontrar tempo livre.

Arraste o grande, bar transparente vertical até encontrar um momento em que todos estejam disponíveis. (Ele fica verde quando isso acontece.) Os blocos brancos na tabela representam os tempos que estão abertos e disponíveis, e os blocos coloridos representam os momentos em que o participante dado é outra forma ocupada. Se todos os convidados não estão disponíveis, a barra vertical fica vermelho para que você saiba que toda a sua posse não pode comparecer. (A chave na parte inferior da tela você lembra do que o status de cada cor indica.)

Não importa qual método você escolher para encontrar um momento em que todos podem encontrar, você deve clicar no Salvar e Enviar botão Convites na barra de ação quando tiver terminado.