Ferramentas de software de contabilidade mais eficientes

Há agora pacotes eficientes de software de contabilidade para cada tamanho de empresa, de pequeno (digamos, US $ 5 milhões de vendas anuais e 20 funcionários ou menos) para muito grandes ($ 500 milhões de vendas anuais e para cima e 500 empregados ou mais).

Seria possível, embora não muito provável, que uma pequena empresa iria manter seus livros da maneira old-fashioned - registrar todas as transações e fazer todas as outras etapas do ciclo de contabilidade com caneta e papel e fazendo entradas manuscritas.

No entanto, mesmo uma pequena empresa tem um número relativamente grande de transações que têm de ser gravadas em revistas e contas, para não dizer nada sobre os passos de fim de período no ciclo de contabilidade.

Quando computadores mainframe foram introduzidos nos anos 1950 e 1960, um de seus primeiros usos foi para as tarefas de contabilidade. No entanto, apenas as grandes empresas podiam pagar esses gigantes eletrônicos. As pequenas empresas não usam computadores para sua contabilidade até alguns anos após os computadores pessoais surgiu na década de 1980. Mas, como diz o ditado, “Percorremos um longo caminho, baby.” Uma enorme gama de pacotes de software de computador de contabilidade está disponível hoje.

Desenvolvimento e software de contabilidade de marketing é um negócio florescente. Você pode ir ao Google ou Yahoo e digite “software de contabilidade” no campo de pesquisa, mas estar preparado para muitos, muitos hits. Exceto para entidades maiores que empregam seus próprios software de contabilidade e de tecnologia da informação especialistas, a maioria das empresas necessitam do aconselhamento e ajuda de consultores externos na escolha, implementação, atualização e substituição de software de contabilidade.

Para proprietários / gestores de empresas de pequeno e médio porte, aqui estão algumas palavras de sabedoria sobre o software de contabilidade:

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  Escolha o seu software de contabilidade com muito cuidado. É muito difícil para puxar para cima estacas e mudar para outro pacote de software. Mudando mesmo apenas um módulo em seu software de contabilidade pode ser difícil.

• Na avaliação de software de contabilidade, você e seu contador deve considerar três fatores principais: facilidade de uso, se ele tem as características particulares e funcionalidade que você precisa, e a probabilidade de que o fornecedor irá continuar em actividade e ser em torno de atualizar e fazer melhorias no Programas.

  Video: Sistema Gratuito para Escritórios de Contabilidade

• No setor imobiliário, a principal preocupação é “localização, localização, localização.” As palavras de ordem em software de contabilidade são “segurança, segurança, segurança.” Você precisa de controles muito rígidos sobre todos os aspectos do uso do software de contabilidade e quem está autorizado a fazer alterações em qualquer um dos módulos do software de contabilidade.

• Embora o software de contabilidade oferece a oportunidade de explorar suas informações contábeis (mina os dados), você tem que saber exatamente o que procurar. O software não faz isso automaticamente. Você tem que perguntar para o tipo exato de informação que você quer e insistem que ser puxado para fora dos dados contabilísticos.

• Mesmo quando se utiliza avançada, software de contabilidade sofisticada, uma empresa tem de projetar os relatórios especializados que necessita para os seus vários gestores e certifique-se que estes relatórios são gerados corretamente no banco de dados de contabilidade.

• Nunca se esqueça o “garbage in, garbage out” regra. erros de entrada de dados pode ser um problema grave nos sistemas de contabilidade baseados em computador. Você pode minimizar esses erros de entrada, mas é quase impossível eliminá-los completamente. Até mesmo os leitores de código de barras cometer erros, e o código de barras etiquetas si pode ter sido adulterado. controles internos fortes para a verificação de entrada de dados são extremamente importantes.

• Verifique se o seu software de contabilidade deixa muito boas trilhas de auditoria, o que você precisa para o controlo de gestão, para o seu CPA ao auditar as demonstrações financeiras, e para o IRS quando decide auditar suas declarações de imposto de renda. A falta de boas trilhas de auditoria parece muito suspeito para o IRS.

  Video: Software de Contabilidade - Plano de Contas