Devo arquivar dados de negócio?

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Qualquer bom plano de projeto de eficiência de negócios envolverá medir e armazenar dados. Você precisa investir em arquivamento de dados? Apesar disso&rsquo-S certamente possível converter praticamente todos os arquivos existentes, seja físico ou eletrônico, em um formato atual, útil, ele&nem sempre rsquo-vale a pena o tempo e as despesas envolvidas. Entender o que os arquivos que você deve processar e quais arquivos você pode deixar como está (pelo menos por agora) pode tornar o processo mais palatável e, bem, mais eficiente!

Video: Método de arquivamento e guarda de documentos

Você precisa arquivar dados?

dom&rsquo-t cometem o erro de investir tempo e dinheiro arquivamento ou processamento de arquivos antigos que você não tem intenção de medir. Pergunte a si mesmo algumas perguntas simples em primeiro lugar:

• você está legalmente obrigado a tê-lo? Se vocês&rsquo-re amanhã auditados pelo IRS ou um órgão regulador da indústria, você será apresentando o auditor com um reboque de trator de banqueiros&caixas rsquo- ou um e-mail com um conjunto organizado de anexos? Geralmente, você deve medir qualquer coisa que você&rsquo-re legalmente obrigados a estar acompanhando, mesmo que a única medida é &ldquo-Você tem esses arquivos necessários?”

  Video: Sistema para Arquivamento de Documentos Físicos e Digitais

• Você precisa medir isso? Naturalmente, os dados que você precisa para medir agora são os dados que precisa ser processado em primeiro lugar.

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  É uma peça que faltava do quebra-cabeça um já existente? Às vezes, arquivos físicos conter substancialmente diferentes dados de suas contrapartes eletrônicas. Por exemplo, os clientes que enviam cartas manuscritas não são as mesmas pessoas que preencher um formulário de comentários on-line, e se você&rsquo re-medir a satisfação do cliente apenas de seus envios eletrônicos, você&rsquo-ll estar faltando peças-chave de dados.

• É referenciado ativamente? Se os seus funcionários estão saindo para um armazém ou um quarto de volta todos os dias para puxar um cliente&rsquo-s etiqueta de remessa ou histórico de pedidos, esses arquivos devem passar para a frente do bloco de processamento. Não só você está arriscando dados imprecisos ou perdidos, mas seus funcionários estão provavelmente mais agravado do que você imagina sobre ter que se levantar e vasculhar arquivos a cada vez que receber um pedido.

Você precisa os dados agora?

este dado é relevante? Talvez você&rsquo-ll quer arquivá-lo um dia, mas se&rsquo-S não vai ser incluído nas medições você&rsquo-estarei fazendo no futuro imediato, pode guardá-lo para outro dia. Por exemplo, você pode eventualmente querer importar seus clientes&rsquo- histórias ordem inteira, mas você só precisa dos últimos 10 anos&pena rsquo- para as suas análises atuais.

você ainda deve manter os dados?

você está legalmente obrigado a se livrar dele? Em algumas indústrias, você don&rsquo-t quiser ou puder&rsquo-t hold on a certos arquivos após um período de tempo. Se você descobrir esses arquivos em seus arquivos, não só você deve destrui-los imediatamente, mas você deve colocar um processo em prática para remover esses arquivos em intervalos definidos no futuro.