Como criar uma trilha de auditoria para facilitar a revisão dos registros contábeis

A trilha de auditoria

é um sistema para documentar e arquivar evidências de suas transações de contabilidade. A trilha de auditoria bem concebido ajuda auditores realizar auditorias de forma mais eficiente nestes três maneiras:

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• Permitindo auditores para completar seu trabalho mais rápido.

• Aumentar a confiança do auditor nos controles internos da empresa.

• Reduzir a quantidade de tempo auditores passar no campo com o cliente (que deve reduzir as taxas de auditoria também).

A trilha de auditoria também tem benefícios para a sua contabilidade pessoal. Afinal de contas, contabilistas frequentemente precisam encontrar informações sobre transações contábeis. Talvez um gerente quer mais informações sobre uma transação particular. Uma revisão pode ser necessária para corrigir um erro de contabilidade. Uma trilha de auditoria eficaz pode salvar centenas de horas de tempo de revisão para o seu pessoal de contabilidade, muito antes de os auditores aparecer em seu escritório.

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As secções seguintes explicam algumas abordagens práticas para a criação de uma trilha de auditoria eficaz.

Usando formas numeradas

Qualquer forma que você usa com freqüência devem ser numeradas na impressão, assim como cheques de um banco são numerados. Isto inclui faturas, ordens de compra e documentos de embarque, para citar alguns.

Se cada formulário tem um número, toda forma que tem sido usado pode ser contabilizado. Por exemplo, faturas numeradas significa que cada venda pode ser acordado (combinado) para uma factura numerada específica. Se uma factura numerada está faltando, um contador ou auditor pode rever outros documentos para determinar se a venda é legítimo.

Para verificar a venda, um auditor pode rever documentos de embarque, que também são numeradas. Este sistema permite que um auditor para testar o conceito de plenitude, assegurando que toda transação foi devidamente gravado.

A manutenção de um manual de procedimentos escrito

manuais de procedimentos são fundamentais, porque eles documentar como operações contabilísticas sejam registadas. Se contadores ou auditores querer rever uma transação, o manual de procedimentos mostra-lhes os passos do processo, para que eles tenham uma melhor chance de encontrar o que estão procurando. Um dos maiores desafios para uma empresa é manter e actualizar um manual de procedimentos, porque é muito demorado e requer vigilância constante. Cada vez que muda de um processo, sua equipe precisa parar e documentar a mudança.

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Suponha que você é um auditor necessidade de auditar dinheiro. O manual de procedimentos deve dizer-lhe que realiza a reconciliação bancária e onde os registros estão localizados. Você deve ser capaz de descobrir qual gaveta os registros são arquivados e encontrar o caminho do arquivo para obter os registros online.

contabilidade pessoal de cross-training

Outra parte importante de manter uma trilha de auditoria é a empregados cross-trem em tarefas de contabilidade. Cross formação oferece vários benefícios:

• Empregado Um pode realizar trabalho de contabilidade empregado do B quando B não está no escritório.

• Se A e B pode realizar os procedimentos, ambos podem explicar o processo aos auditores e ajudá-los a puxar registros contábeis.

• Se cada contabilidade tarefa pode ser executada por pelo menos duas pessoas, os auditores têm um tempo mais fácil a obtenção de ajuda com qualquer problema de contabilidade.

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Um manual de procedimentos mantido adequadamente pode ajudar imensamente com treinamento transversal, bem como lidar com situações em que um funcionário deixa a empresa. Usando o manual de procedimentos, outros membros da equipe podem preencher, e a substituição que está finalmente contratado terá menos problemas para obter até a velocidade.

Um sistema lógico de retenção de registros também acelera o processo de auditoria. Os objectivos destas tarefas são apoiar o processo de auditoria e simplificar o trabalho de contabilidade do dia-a-dia.