Construir sobre o fundamento de contabilidade das demonstrações financeiras externas
Os gerentes são solucionadores de problemas e contadores. Cada empresa tem problemas, talvez até mesmo alguns graves. No entanto, as demonstrações financeiras externas não são projetados para destacar esses problemas. Exceto em casos extremos - em que o negócio é, obviamente, com grandes dificuldades financeiras - você nunca aprender sobre seus problemas apenas de ler suas demonstrações financeiras externas.
Para emprestar letra de uma velha canção de Bing Crosby, as demonstrações financeiras externas são projetados para “acentuar o positivo, eliminar o negativo ... [e] não mexa com o Sr. In-Between”.
Procura de problemas e oportunidades
Os gerentes de negócios precisam de mais informações contábeis do que o que está divulgadas nas demonstrações financeiras externas para duas finalidades básicas:
- Para alertá-los para os problemas que existem ou podem ser emergentes que ameaçam o desempenho de lucro, fluxo de caixa e condição financeira do negócio
- Para sugerir oportunidades para melhorar o desempenho financeiro e saúde da empresa
A expressão popular nos dias de hoje é “mineração de dados”. O sistema de contabilidade de uma empresa é o filão principal de informação de gestão, mas você tem que cavar as informações do banco de dados de contabilidade. Trabalhando com o controlador (contador-chefe), um gestor deve decidir quais informações ela precisa para além do que é relatado nas demonstrações financeiras externas.
Evitar sobrecarga de informação
Os gerentes de negócios são pessoas muito ocupadas. Nada é mais frustrante do que ficar resmas de informações que você não tem nenhum uso para. Por essa razão, o controlador deve guardar cuidadosamente contra a sobrecarga de informação. Enquanto alguns tipos de informação contábil deve transmitir para os gerentes de negócios em uma base regular, outros tipos devem ser fornecidos somente quando necessário.
Idealmente, o controlador lê a mente de cada gerente e oferece exatamente as informações contábeis que cada gerente precisa. Na prática, isso nem sempre pode acontecer, é claro. Um gestor pode não estar certo sobre qual a informação que ela precisa e que ela não faz. O fluxo de informações tem que ser trabalhado ao longo do tempo.
Além disso, como para comunicar a informação é aberto a debate e preferências individuais. Algumas das informações de gerenciamento adicional pode ser colocado no corpo principal de um relatório de contabilidade, mas a maioria é comunicada no suplementar horários, gráficos e comentários. As informações podem ser entregues para o computador do gerente ou o gerente pode ser dada a opção de chamar informações selecionadas do banco de dados de contabilidade do negócio.
O ponto é simplesmente este: Os gerentes e controladores devem comunicar - cedo e muitas vezes - para garantir que os gestores obter as pepitas de informação de que necessitam sem ser inundado com dados desnecessários. Ninguém quer perder tempo precioso compilar relatórios que nunca são lidos. Portanto, antes de um controlador começa o processo de compilação de informações de contabilidade apenas para os olhos dos gestores, certifique-se há amplo comunicação sobre o que cada gestor necessidades.