Retenção no documento quickbooks
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Quanto tempo você deve manter antigos relatórios, cópias de facturas e outros pedaços de informações contábeis? Infelizmente, não é um one-size-fits-all resposta a estas perguntas. No entanto, aqui estão algumas coisas para pensar:
Considere se a outra parte para uma transação é sempre vai querer a informação. Por exemplo, se você está discutindo cronicamente com um fornecedor sobre se você pagou alguns conta, faz sentido para pendurar sobre a essas facturas de fornecedores e registos de seu pagamento para contanto que o argumento pode ir em frente.
Isto significa que qualquer papelada que documenta as contas de fornecedores e pagamentos não tem necessariamente de ser mantido se você não tem um problema.
Considere os requisitos de contabilidade fiscal. Por lei (um monte de pessoas não percebem isso), a empresa é obrigada a manter registros contábeis, a fim de informar os seus lucros, perdas, renda e deduções à Receita Federal. Isso significa que qualquer coisa o que você precisa para calcular seus lucros ou fundamentar elementos de seus cálculos deve ser mantida.
No entanto, um estatuto de limitações existe que normalmente é executado três anos a partir da data do seu último arquivado o retorno. Isto significa que na maioria dos casos, você não precisa manter papelada que é mais velha do que três últimos anos o retorno que se relaciona. Em outras palavras, se você tem dados do ano de 2009, e você entrou com a declaração de imposto de ano de 2009 em 15 de março de 2010, até 16 de março de 2013, você não deve (na maioria dos casos) precisa manter tudo o que velho papelada.
O estatuto de limitações dita que você deve ser capaz de descartar o material antigo. Uma palavra de cautela é a ordem, porque um punhado de exceções existem até três anos estatuto de limitações:
Se você foi realmente desleixado e, através de seu desleixo, omitido renda bruta superior a 25 por cento do que os seus programas de retorno, o estatuto de limitações é igual a seis anos.
Se não retorno é arquivado ou um retorno fraudulento está arquivado, sem prazo de prescrição existe.
Unidos sem imposto de renda (como o estado de Washington) utilizam um conjunto diferente de regras e pode usar um longo prazo prescricional. estado de Washington, por exemplo, diz que o estatuto de limitações é executado quatro anos, e não três.
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Considere os registros antigos que você pode precisar no futuro, a fim de calcular um item para o seu retorno de imposto. Estes registos devem ser mantidos. Por exemplo, se você comprou uma fábrica há 30 anos, manter os registros de compra até 3 (ou 6) anos após você vender a fábrica.
Considere-se que em algumas indústrias, existem outras regras ou regulamentos de retenção de documentos. Por exemplo, se você é um médico, você manter seus registros antigos do paciente - e isso pode incluir informações contábeis paciente - por mais de apenas três anos. Estas outras regras de retenção de documentos variam de acordo com a indústria. Saiba quais são as regras para a sua indústria.
Considere o risco de retenção de informações confidenciais por muito tempo. Finalmente, embora você possa refletir sobre todos os pontos renunciar e concluir que você deve manter seus registros financeiros em perpetuidade, note que esta abordagem cria riscos também. A documentação financeira mais você arquivar, mais fácil, em alguns casos, pode ser que essa informação se perder ou roubado.
Você não gostaria, por exemplo, para manter a pena de dados que você tem que alugar um armazém em um mau parte da cidade apenas para armazenar o material de tantos anos.
Resumindo, como você faz sentido dessas vagas sugestões? Come-se com uma estimativa aproximada de quanto tempo você acha que deve pendurar sobre a coisa.
Se você não está fazendo nada criminosa ou fraudulenta ou negligente, atirar qualquer coisa que é mais de cinco anos de idade. Segregar os documentos que você pode jogar por ano em caixas. Rotular as caixas com o número do ano. rotular também as caixas com uma nota como “Descartar em 2016” só para você saber quando você pode atirar essas coisas fora.
Você pode querer pensar duas vezes antes de simplesmente jogar fora os registros financeiros. não Jogue fora seus registros pessoais ou, é claro, todos os registros de cliente: triturar os documentos em primeiro lugar.
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