Como manter bons controles de contabilidade com quickbooks
QuickBooks permite que múltiplos usuários. Muitas empresas, depois de crescer até um certo tamanho, precisa suportar múltiplos usuários com acesso a informação contabilística e a capacidade, em alguns casos, para criar transações contábeis. Infelizmente, vários usuários do sistema de contabilidade criar risco para o proprietário da empresa.
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Ao ter acesso ao sistema de contabilidade, os usuários podem inadvertidamente introduzir erros no sistema de contabilidade ou, infelizmente, fraudar intencionalmente um negócio. Por estas razões, aqui está uma lista de algumas técnicas de controle de QuickBooks que um empresário ou gerente de negócios pode usar para minimizar erros involuntários e minimizar a possibilidade de roubo.
Regularmente comparar as contagens de inventário físico com registros de contabilidade de inventário. Inventory encolhe, infelizmente. Pessoas - às vezes empregados, mas muitas vezes pseudocustomers como ladrões - roubam inventário. Portanto, uma coisa que você precisa fazer, tanto para minimizar suas perdas nos estoques e manter registros contábeis precisos, é regularmente comparar contagens físicas de seu inventário com o que seus registros contábeis mostrar.
Esta abordagem para contando com freqüência o mais valioso e mais fácil de roubar itens realiza duas coisas:
encolhimento de inventário é rapidamente identificado.
O proprietário da empresa pode minimizar o encolhimento de inventário, identificando o tipo de inventário que é mais frequentemente roubados ou mesmo quando o estoque é mais frequentemente roubados.
Reconciliar contas bancárias. Uma coisa que os empresários devem fazer é conciliar suas próprias contas bancárias. Muitas vezes, o roubo do empregado pelo pessoal da contabilidade ocorre como empregados descobrir como cheques em conta bancária da empresa que o proprietário não vê. Uma maneira de encontrar uma transação fictícia e fraudulenta é ter o proprietário conciliar o extrato bancário.
Se o proprietário reconcilia o extrato bancário, ela pode comparar a contabilidade do banco para a conta com registros de contabilidade de QuickBooks da empresa. Quaisquer discrepâncias óbvias pode ser fixo, o que significa que os registros contábeis QuickBooks são mais precisos. Além disso, quaisquer transacções suspeitas, esquisito tendem a tornar-se óbvio quando o proprietário da empresa olha atentamente para cheques.
Segregar contabilidade pela custódia física sempre que possível. Em uma pequena empresa, é difícil separar sempre a contabilização de alguma atividade da custódia física ou responsabilidade física para essa atividade. Por exemplo, é difícil separar a contabilidade de inventário da custódia física ou acesso a esse inventário.
Video: Planilha Financeira
treinar funcionários no uso de QuickBooks. Você deve treinar funcionários para usar QuickBooks se você tem uma empresa de qualquer tamanho por duas razões básicas:
Alguém que sabe como usar QuickBooks é menos propensos a fazer erros involuntários.
registros contábeis Sujo camuflar o roubo do empregado.
Feche o arquivo de QuickBooks. Se você der uma Princípios de curso de contabilidade, você vai descobrir que o fechamento significa um conjunto de procedimentos de contabilidade que alguém realiza zerar contas de receitas e despesas de modo que a partir do novo ano, as receitas e despesas pode ser facilmente calculado. Em QuickBooks, fechamento significa algo diferente.
Mas você ainda quer fechar o arquivo QuickBooks, a fim de manter a integridade dos seus dados. Veja como: Selecione o comando Editar → Preferências, selecionar Contabilidade, selecione a guia Preferências da empresa, e, em seguida, clique no botão Data de Encerramento Definir Data / senha. Quando QuickBooks pede-lhe, especifique uma data de encerramento e senha.
Depois de fornecer esta informação, QuickBooks proíbe ou limita os usuários de alterar ou inserir transações datado antes da data de encerramento. (Só as pessoas com a senha pode fazer alterações ou inserir transações com datas anteriores à data de encerramento.)
Gerir o seu sistema de contabilidade QuickBooks. Muitos empresários não vêem o sistema de contabilidade como sendo nada mais do que uma ferramenta para produzir faturas, cheques de pagamento e informações necessários para a declaração anual de imposto. Infelizmente, essa relação distante com o sistema de contabilidade significa que os empresários muitas vezes não sentem muita necessidade de gerir activamente o que acontece com o sistema de contabilidade.
Um sistema de contabilidade deve ser uma ferramenta que você usa para gerenciar melhor o seu negócio. E isso pode ser isso. Mas se ele vai ser uma ferramenta para gerir melhor o seu negócio, você precisa para gerenciar o sistema.
Você pode muito facilmente ter certeza de que as pessoas estão fazendo o tipo de coisas que deveriam estar fazendo, criando algumas listas de verificação simples.
Video: COMO REDUZIR A INADIMPLÊNCIA DO SEU ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE
| Tarefa | Concluído? |
|---|---|
| Dados copiados e movidos offsite | |
| contas bancárias conciliadas | |
| Todas as facturas, notas de crédito, declarações de fora | |
| Quaisquer contas provisórias limparam | |
| demonstrações financeiras entregues | |
| Exceções relatados (por exemplo, faturas vencidas, contas, ordens de compra, itens de estoque understocked) |
| Tarefa | Concluído? |
|---|---|
| Ajuste balancete | |
| Gravar CD com números de final de ano para registro permanente | |
| Considere a limpeza de arquivos de dados se eles&rsquo-re enorme | |
| Fechar ano, quando realmente feito |