Noções básicas de limpeza para seu arquivo empresa quickbooks
Quando você entender o que o arquivamento em QuickBooks é tudo, o processo é bastante simples. Para condensar o arquivo da empresa QuickBooks, siga estes passos:
- Escolha Arquivo → comando Utilities → condensar os dados.
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QuickBooks exibe a primeira caixa de diálogo condensar os dados.
Esta opção diz ao QuickBooks que você quer fazer duas coisas: criar uma cópia de arquivo do arquivo de dados QuickBooks e magro para baixo o arquivo empresa que trabalha para que ele não é tão grande. QuickBooks reduz o tamanho da versão de trabalho do arquivo de dados da empresa, removendo velho, fechado transações se você escolher no Passo 3 para remover transações.
Para especificar a data em que fechou transações devem ser removidos, digite a data na caixa de data. Se você quiser condensar o arquivo removendo transações em ou antes de 31 de dezembro de 2016, por exemplo, introduzir 2017/01/01 na caixa de data. Você não precisa se sentir compulsivo sobre a remoção de um monte de transações fechadas, no entanto. Você remover transações fechadas apenas se o arquivo da empresa QuickBooks está ficando muito grande. Você pode facilmente trabalhar com um arquivo da empresa QuickBooks que é 25MB, 50MB, ou mesmo 100 MB (megabytes).
Embora normalmente, você condensar um arquivo QuickBooks através da remoção de idade, as transações fechadas, o comando Condensar também cria arquivos sem transações e arquivos com apenas um intervalo de dados especificado de transações. Para criar um arquivo que contém listas e preferências, mas nenhuma transação, selecione o botão Transações rádio All.
By the way, você pode usar a opção Transações Tudo para construir um arquivo quase vazio que você poderia reutilizar (como para o treinamento). Para criar um arquivo de QuickBooks que mantém um intervalo especificado de transações, selecione as operações fora de um botão de opção Intervalo de Datas e, em seguida, as datas que bookend o intervalo na Antes e Depois caixas.
QuickBooks exibe a segunda caixa de diálogo condensar os dados.
Se você deseja resumir transações históricas, QuickBooks usa uma segunda caixa de diálogo condensar os dados para perguntar como ele deve resumir dados históricos: com uma única entrada de diário resumo, com entradas de diário resumo mensal, ou nenhum resumo em tudo. Selecione o botão de opção que corresponde à abordagem sumarização quiser. (Normalmente, você usar a segunda opção listada - com QuickBooks criar entradas de diário resumo mensal -. Assim você ainda pode gerar relatórios mensais comparativos significativos)
QuickBooks exibe a caixa de diálogo condensar os dados terceiro.
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Se o seu arquivo QuickBooks inclui transações de estoque, QuickBooks recomenda que você remova as transações de estoque de idade. Quando QuickBooks exibe a terceira caixa de diálogo condensar os dados, você pode dizer QuickBooks para fazer exatamente isso, selecionando as Transações Resumir inventário (recomendado) botão de rádio. (Se você não deseja remover transações antigas, selecione a Transação manter o inventário Detalhes botão de rádio.)
Quando você clicar em Avançar, você continua a quarta caixa de diálogo condensar os dados, que pede que as transações devem considerada fechada.
QuickBooks pede uma informação pouco mais sobre o que exatamente constitui uma operação fechada ou velho que deve ser removido. Você seleciona caixas de seleção para indicar se as transações antes da data de remoção deve ser removido, mesmo se eles estão por apurar, marcado para ser impresso, marcada como a ser enviada, e assim por diante.
Quando você clicar em Avançar, você passar para a quinta caixa de diálogo condensar os dados.
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Use a quinta caixa de diálogo condensar os dados para dizer QuickBooks que, além de remoção de transações fechadas de idade, deve limpar algumas das listas. Você pode selecionar as caixas de seleção que contam QuickBooks para remover contas não utilizadas, os clientes não utilizados, os vendedores não utilizadas, e assim por diante. Ao limpar sua lista através da remoção de itens da lista não utilizados, você não só reduzir o tamanho do arquivo da empresa, mas também torná-lo mais fácil para as pessoas a trabalhar com a lista.
Quando você clicar em Avançar, QuickBooks exibe a caixa de diálogo condensar os dados sexto. A caixa de diálogo indica que o processo de arquivo começa com QuickBooks fazer uma cópia do arquivo de dados e que a operação condensação pode levar vários minutos ou até várias horas para ser concluído.
QuickBooks começa o processo de condensação do arquivo de dados.
No início do processo de condensar, QuickBooks pede-lhe para fazer o backup do arquivo da empresa QuickBooks. Fazer o backup do arquivo da empresa QuickBooks como parte de uma operação de condensar funciona da mesma forma o backup do arquivo da empresa QuickBooks em qualquer outro momento.
Depois de fazer um backup do arquivo da empresa QuickBooks, QuickBooks salva uma cópia de arquivo do arquivo da empresa e, em seguida, limpa a versão de trabalho do arquivo da empresa usando suas instruções. Mais uma vez, como observado nas etapas anteriores, o processo de limpeza pode demorar apenas alguns minutos, ou pode levar várias horas se o arquivo é muito grande.