Como a limpeza e condensar arquivos de quickbooks

1Escolha Arquivo → comando Utilities → condensar os dados

QuickBooks exibe a primeira caixa de diálogo condensar os dados.

2Selecione as Transações Antes de um botão específico Data rádio

Esta opção diz ao QuickBooks que você quer fazer duas coisas: criar uma cópia de arquivo do arquivo de dados QuickBooks e magro para baixo o arquivo empresa que trabalha para que ele não é tão grande. QuickBooks reduz o tamanho da versão de trabalho do arquivo de dados da empresa, removendo velho, fechado transações se você escolher no Passo 3 para remover transações.

3Especifique o Remove Transações Antes data

Para especificar a data em que fechou transações devem ser removidos, digite a data na caixa de data. Se você quiser condensar o arquivo removendo transações em ou antes de 31 de dezembro de 2012, por exemplo, introduzir 1/1/2013 na caixa de data. Note, no entanto, que você não precisa se sentir compulsivo sobre a remoção de um monte de transações fechadas.

Você remover transações fechadas apenas se o arquivo da empresa QuickBooks está ficando muito grande. Você pode facilmente trabalhar com um arquivo da empresa QuickBooks que é 25MB, 50MB, ou mesmo 100 MB (megabytes).

Embora normalmente, você condensar um arquivo QuickBooks através da remoção de idade, as transações fechadas, o comando Condensar também cria arquivos sem transações e arquivos com apenas um intervalo de dados especificado de transações. Para criar um arquivo que contém listas e preferências, mas nenhuma transação, clique no botão Transações rádio All. By the way, você pode usar a opção Transações Tudo para criar um arquivo de quase vazia você poderia reutilizar (como para o treinamento).

Para criar um arquivo de QuickBooks que mantém um intervalo especificado de transações, clique nas operações fora de botão de rádio Gama e, em seguida, as datas que bookend a gama usando as caixas antes e depois.

4Clique em Avançar quando terminar de especificar quais as transações QuickBooks deve remover

QuickBooks exibe a segunda caixa de diálogo condensar os dados.

5Especifique como as transações devem ser resumidos

Se você vai resumir transações históricas, QuickBooks usa uma segunda caixa de diálogo condensar os dados para perguntar como ele iria resumir dados históricos: com uma única entrada de diário resumo, com entradas de diário resumo mensal, ou nenhum resumo em tudo.

Selecione o botão de opção que corresponde à abordagem sumarização quiser. (Normalmente, você provavelmente usar a segunda opção listada - o de ter QuickBooks criar entradas de diário resumo mensal - assim você ainda pode gerar relatórios mensais significativas.

6Clique em Avançar quando terminar de especificar como QuickBooks deve resumir transações

QuickBooks exibe a caixa de diálogo condensar os dados terceiro.

7Especifique como transações de estoque deve ser condensado e clique em Avançar

Se o seu arquivo QuickBooks inclui transações de estoque, QuickBooks recomenda que você remova as transações de estoque de idade. Quando QuickBooks exibe a terceira caixa de diálogo condensar os dados, você pode dizer QuickBooks para fazer exatamente isso selecionando a transações de estoque botão de opção Resumir. (Se você não deseja remover transações antigas, selecione as transações manter o inventário botão Detalhes.)

Quando você clicar em Avançar, você continua a quarta caixa condensar os dados de diálogo (não mostrado), que pede que as transações devem considerada fechada.

8Especificar quais as operações devem ser removidos e clique em Avançar

QuickBooks pede uma informação pouco mais sobre o que exatamente constitui uma operação fechada ou velho que deve ser removido. Você seleciona caixas de seleção para indicar se as transações antes da data de remoção deve ser removido, mesmo se eles estão por apurar, marcado para ser impresso, marcada como a ser enviada, e assim por diante.

Quando você clicar em Avançar, você passar para a quinta caixa de diálogo condensar os dados.

9Especifique qualquer limpeza lista que deve ocorrer, e clique em Avançar

Use a quinta caixa de diálogo condensar os dados para dizer QuickBooks que, além de remoção de transações fechadas de idade, deve limpar algumas das listas. Você pode selecionar as caixas de seleção na caixa de diálogo condensar os dados que lhe dizem QuickBooks para remover contas não utilizadas, os clientes não utilizados, os vendedores não utilizadas, e assim por diante.

Ao limpar sua lista através da remoção de itens da lista não utilizados, você não só reduzir o tamanho do arquivo da empresa, mas também torná-lo mais fácil para as pessoas a trabalhar com a lista.

Quando você clicar em Avançar, QuickBooks exibe a sexta página da caixa de diálogo condensar os dados.

10Confirme a sua condensação e operação de arquivamento

Depois de descrever como você deseja QuickBooks para arquivar e condensar o arquivo da empresa, QuickBooks exibe a caixa de diálogo condensar os dados sexto. A caixa de diálogo indica que o processo de arquivo começa com QuickBooks fazer uma cópia do arquivo de dados e que a operação condensação pode levar vários minutos ou até várias horas para ser concluído.

11Clique em Iniciar condense

QuickBooks começa o processo de condensação do arquivo de dados.

12Faça backup do arquivo de dados quando solicitado

No início do processo de condensar, QuickBooks pede-lhe para fazer o backup do arquivo da empresa QuickBooks. Fazer o backup do arquivo da empresa QuickBooks como parte de uma operação de condensar funciona da mesma forma o backup do arquivo da empresa QuickBooks em qualquer outro momento.

Depois de fazer um backup do arquivo da empresa QuickBooks, QuickBooks salva uma cópia de arquivo do arquivo da empresa e, em seguida, limpa a versão de trabalho do arquivo da empresa usando suas instruções. O processo de limpeza pode levar apenas alguns minutos, ou pode levar várias horas se o arquivo é muito grande.