Questões-chave para perguntar antes de distribuir seu painel excel

Antes de enviar seu painel Excel terminar, vale a pena o seu tempo para voltar atrás e fazer algumas perguntas-chave. Use essas perguntas como uma lista de verificação antes de distribuir seu painel.

Será que o seu painel apresentar a informação certa?

Olhe para a informação que você está apresentando e determinar se ele atende o objetivo do painel identificaram durante levantamento de requisitos. Não seja tímido sobre esclarecendo o objetivo do painel novamente com seus usuários principais. Você quer evitar a construção do painel em um vácuo. Permitir que alguns usuários de teste para ver iterações como você desenvolvê-lo. Desta forma, a comunicação permanece aberto, e você não vai muito longe na direção errada.

Será que tudo no painel de instrumentos tem um propósito?

Tome um olhar honesto sobre a quantidade de informações no seu painel não suporta a sua finalidade principal. Para manter o seu dashboard tão valioso quanto possível, você não quer para diluir-lo com dados agradável de saber que é interessante, mas não acionável.

Video: Congelar Painéis no Excel - Aula Ninja do Excel

Se os dados não suporta o propósito central do painel de instrumentos, deixá-lo fora. Nada diz que você tem que preencher todos os bits de espaço em branco na página.

Será que o seu painel proeminente exibir a mensagem-chave?

Cada painel tem uma ou mais mensagens-chave. Você quer garantir que essas mensagens são afixados. Para testar se as mensagens-chave em um painel são proeminentes, ficar para trás e apertar os olhos, enquanto olha para o painel. Desviar o olhar e depois olhar para o painel várias vezes. O que salta em você em primeiro lugar? Se não são os componentes-chave que você deseja exibir, você vai ter que mudar alguma coisa.

Video: Comandos básicos de Excel para iniciantes - Congelar Painel

Aqui estão algumas ações que você pode tomar para garantir que os componentes-chave têm destaque.

• Coloque os componentes-chave do seu painel no canto superior esquerdo esquerdo ou no meio da página. Estudos mostram que essas áreas atrair mais atenção por períodos mais longos.

• De realçar bordas, fundos, e outros elementos que definem as áreas de painel. Tente usar o espaço em branco natural entre seus componentes para particionar seu painel. Se as fronteiras são necessárias, formatá-los para tons mais leves do que os seus dados.

• formatar etiquetas e outros textos para tons mais leves do que os seus dados. etiquetas levemente coloridos dão a seus usuários a informação de que necessitam sem distrair-los a partir da informação apresentada.

você pode manter esse painel?

Há uma grande diferença entre a atualização de um painel e reconstrução de um painel. Antes de animadamente enviar o dashboard doce-olhando você acabou de construir, ter um momento para pensar sobre a manutenção de tal painel. Você quer pensar sobre a frequência de atualizações e quais os processos que você precisa para passar por cada vez que você atualizar os dados. Se é um evento de comunicação one-time, definir essa expectativa com os seus usuários. Se você sabe que vai se tornar um relatório recorrente, você vai querer realmente negociar o tempo de desenvolvimento, intervalos de atualização e eliminação progressiva antes de concordar com qualquer calendário.

Será que o seu dashboard mostrar claramente seu escopo e prazo de validade?

Um painel deve especificar claramente o seu alcance e prazo de validade. Ou seja, qualquer pessoa deve ser capaz de olhar para o seu painel e sabe o período que é relevante e o alcance das informações no painel. Isso se resume a algumas coisas simples que você pode fazer para rotular efetivamente seus painéis e relatórios.

• Sempre inclua um timestamp no painel de instrumentos. Isso minimiza confusão quando distribuir o mesmo painel ou relatório em prestações mensais ou semanais.

• Sempre incluir algum texto indicando quando os dados para as medidas foi recuperado. Em muitos casos, o sincronismo dos dados é uma parte crítica de informações ao analisar uma medida.

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  Use títulos descritivos para cada componente em seu painel. Certifique-se de evitar títulos enigmáticos com muitas siglas e símbolos.

É seu painel bem documentado?

É importante documentar seu painel e o modelo de dados por trás dele. Qualquer pessoa que tenha herdado uma planilha do Excel sabe o quão difícil pode ser para traduzir os vários giros analíticos que entram em um relatório. Se você tiver sorte, o modelo de dados vai ser pequeno o suficiente para juntar em uma semana ou assim. Se você não tiver tanta sorte, você vai ter que largar o modelo inteiro e começar do zero.

A documentação não tem sequer a ser Hifalutin coisas extravagantes. Algumas coisas simples podem ajudar em documentar seu painel.

• Adicionar um guia Modelo Mapa para seu modelo de dados. A guia Modelo Mapa é uma folha separada, você pode usar para resumir os intervalos de chaves no modelo de dados e especifica como cada faixa interage com os componentes de relatório na camada de apresentação final.

• Use comentários e etiquetas liberalmente. É incrível como alguns comentários explicativos e etiquetas podem ajudar a esclarecer o seu modelo, mesmo depois de ter sido afastado do seu modelo de dados por um longo tempo.

• Use cores para identificar as faixas em seu modelo de dados. Usando cores em seu modelo de dados permite que você rapidamente olhar para um intervalo de células e obter uma indicação básica do que nessa faixa faz. Cada cor pode representar um tipo de intervalo. Por exemplo, pode representar amarelo tabelas de teste, cinza pode representar fórmulas, e roxo pode representar tabelas de referência.

É o seu user-friendly painel?

Antes de distribuir seu painel, você quer garantir que é user-friendly. Não é difícil adivinhar o que significa user-friendly:

• Intuitivo: Seu painel deve ser intuitivo para alguém que nunca tenha visto. Testá-lo em alguém e pedir que a pessoa se faz sentido. Se você tem que começar explicando o que o painel diz, algo está errado. Será que o painel precisa mais etiquetas, gráficos menos complicadas, uma melhor disposição, mais dados, menos dados? É uma boa idéia para obter feedback de vários usuários.

• Fácil de navegar: Se seu painel é dinâmico, permitindo interatividade com macros ou tabelas dinâmicas, certifique-se que a navegação funciona bem. O usuário tem que clicar em vários lugares para chegar a seus dados? É o número de drill-downs apropriado? Leva-se muito tempo para mudar de uma vista para outra? Mais uma vez, testar seu painel de vários usuários. E certifique-se de testar todas as características painel interativo em várias outras do que o seu computadores.

• Prints corretamente: Nada é mais irritante do que imprimir um painel apenas para descobrir que a pessoa que criou o painel não tomar o tempo para garantir que ele foi impresso corretamente. Certifique-se de definir as opções de impressão em seus arquivos do Excel de modo que seus painéis imprimir corretamente.

É seu painel precisa?

Nada mata um dashboard ou relatório mais rápido do que a percepção de que os dados em que é impreciso. Não é dentro das minhas capacidades para dizer-lhe como determinar se os seus dados é preciso. Você pode, no entanto, destacar três fatores que institui a percepção de que um painel é preciso:

Video: Impressão e congelar painéis - Excel

• Coerência com fontes autorizadas: É óbvio que se os seus dados não coincidir com outras fontes de relatórios, você tem um problema de credibilidade dos dados - especialmente se essas outras fontes são consideradas as fontes autorizadas. Esteja ciente das fontes de dados que são considerados evangelho em sua organização. Se seu painel contém dados associados com uma fonte autorizada, comparar seus dados com essa fonte para garantir a consistência.

  Video: Apresentação do curso Excel Avançado - Módulo II - Painéis e Relatórios Gerenciais

• Consistência interna: Nunca é divertido para explicar por que uma parte do seu painel não está de acordo com outras partes do mesmo painel. Você quer garantir algum nível de coerência interna do seu painel. Certifique-se de que os componentes comparáveis ​​em diferentes áreas do seu painel são consistentes entre si. Se há uma razão para a inconsistência, anotar claramente essas razões. É incrível o quão bem uma notação simples esclarece dúvidas sobre os dados.

• Experiência pessoal: Você já viu alguém olhar para um relatório e dizer: “Isso não parece certo?” Eles estão usando o que algumas pessoas chamam de “instinto” para avaliar a solidez dos dados. Ninguém olha para números em vácuo. Quando você olha para qualquer análise, você levar com você anos de pessoal conhecimento, interação e experiência. Você inconscientemente usar essas experiências em sua avaliação das informações. Ao determinar a precisão do seu painel, levar em consideração organizacional “conhecimento anedótica.” Se possível, mostre seu painel para alguns especialistas de conteúdo em sua empresa.