Como inserir campos de mala direta no escritório 2016

Se você estão se fundindo listas de e-mail no Microsoft Office 2016, você terá que inserir campos onde você quer a personalização para ser. Em primeiro lugar, posicionar o ponto de inserção de forma adequada:

Video: Mala direta - Preenchimento automatizado de documentos

• Para letras, clique onde você deseja que o código de mesclagem para aparecer. Você vai querer o nome do destinatário e endereço perto do topo do documento, logo abaixo da data. Você também pode querer uma saudação como (Dear nome). Você pode querer outra personalização também, como uma menção de cidade ou estado da pessoa em um parágrafo corpo.

• Para mensagens de e-mail, clique onde deseja que o primeiro bit de personalização para aparecer. Não há uma colocação habitual para dados personalizados em mensagens de email como existe para uma carta comercial.

• Para envelopes, coloque o ponto de inserção na caixa de texto vazia no centro da etiqueta.

• Para etiquetas, coloque o ponto de inserção na célula superior direita da tabela. Se você não vê uma mesa, escolha Ferramentas tabela de layout → Visualização de linhas de grade.

• Para um diretório, clique onde você deseja que o código de mesclagem para aparecer. Se você quer um pouco de separador a aparecer entre os registros, criar esse (como uma linha horizontal ou uma linha em branco) e mova o ponto de inserção acima desse separador.

Depois de posicionar o ponto de inserção, você está pronto para inserir o código de mesclagem. Para simplificar o processo de inserção de campos, o Word oferece dois códigos de mesclagem especiais que você pode usar:

Video: Formatando mala direta entre o access e o word

• Bloco de endereço insere todos os campos necessários para criar um bloco de endereço devidamente formatado, incluindo os espaços e quebras de parágrafo entre eles, algo como isto:

  Amy Jones
  3855 W. Main St.
  Arcadia, IN 46958

• Linha de saudação insere uma saudação tais como caro seguido do nome do destinatário. Quando você insere a linha de saudação você pode escolher se quer usar seu primeiro nome, sobrenome ou ambos. Pode parecer algo como isto:

  Caro Ms. Jones:

  Você também pode inserir campos de mesclagem individuais. Por exemplo, você pode mencionar cidade da pessoa em um parágrafo assim:

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Inserir um bloco de endereço

Para inserir um bloco de endereço (por exemplo, em um envelope ou etiqueta, ou no topo de uma letra), siga estes passos:

Video: CRIAR ETIQUETAS WORD EXCEL by poa camisetas.com.br wmv

1. Na guia correspondências, clique em bloco de endereço.

2. Escolha o formato em que o nome da pessoa deve aparecer.

3. Se você não quiser que o nome da empresa (se houver) para aparecer, clique na caixa de nome de verificação Inserir empresa.

4. Especificar como endereços fora do país padrão deve ser mostrado.

5. Verifique a pré-visualização para garantir que o bloco de endereço aparece como esperado.

   
   
   
   

   Se a visualização de endereços não olhar direito, clique em campos de correspondência e usar a caixa de diálogo que aparece para igualar-se os campos do arquivo de dados mesclar com os campos utilizados para o bloco de endereço.

6. Clique em OK para inserir o código.

   
   Especificar opções para o bloco de endereço.

O código de bloco de endereço aparece no documento com colchetes duplas em torno dele, como este: lt;gt;.

Corrigir o problema espaçamento em blocos de endereços

Um problema com o bloco de endereço padrão é que ele deixa espaço muito vertical entre as linhas, por causa do espaçamento entre parágrafos padrão. (Cada linha do bloco de endereço é um parágrafo separado.) Para ver isso por si mesmo, escolher Correspondências → Resultados de visualização. Repita esse comando para desligar a visualização.

Para corrigir o problema, siga estes passos:

1. Selecione os lt;gt; código.

2. Na guia Início, clique no botão espaçamento de linha e parágrafo para abrir o menu.

3. Clique em Remover espaço depois do parágrafo.

   
   Remova espaço extra depois de parágrafos dentro do bloco de endereço.

Inserir uma linha de saudação

Para inserir uma linha de saudação, siga estes passos:

1. Na guia correspondências, clique em linha de saudação.

2. Use as listas suspensas na seção formato da linha de saudação para especificar como a saudação aparecerá.

3. Especifique uma linha de saudação para os nomes dos destinatários inválidos (por exemplo, um registro onde nenhum nome do destinatário foi especificado).

4. Verifique a área de visualização para garantir que a linha de saudação é como você quer.

5. Você pode clicar no botão Avançar para percorrer todos os registros para verificar cada um.

6. Se os campos não estão combinando-se, clique em campos de correspondência e especificar quais campos da lista de dados devem ser incluídos na saudação.

7. Clique em OK.

   
   Especifique as configurações para a linha de saudação.

Inserir um campo de mesclagem individuais

Para inserir um campo individual, siga estes passos:

1. Na guia correspondências, clique na seta no botão Inserir campo, abrindo um menu.

2. Clique no campo desejado para inserir.

   
   Escolha um campo individual para inserir.

Aqui está um método alternativo. Você pode clicar no rosto do botão Inserir campo (a parte gráfica, não o texto e seta abaixo) para abrir a caixa de diálogo Campo da Inserir. De lá você pode escolher um campo e clique em Inserir.