Fechar contratos públicos ferramentas, técnicas e saídas de saber para o exame de certificação pmp
Para fins de Certificação exame PMP, você deve saber que ao fechar contratos, você precisa ter certeza de todas as reivindicações sejam resolvidas. Você também deve rever todo o processo de aquisição de modo que você pode aprender com a aquisição atual para melhorar aquisições futuras.
Conteúdo
Fechar Compras: Ferramentas e técnicas
resolução de litígios e auditorias de procurement são duas técnicas que você deve saber sobre para o exame.
resolução de litígios
No caso de desacordo que as partes contratantes não pode resolver através de negociação, eles precisam seguir a cláusula de resolução de disputas no contrato. A maioria dos contratos exigem que as partes para entrar em algum tipo de mediação ou arbitragem. Alguns contratos exigem a questão ser resolvido usando uma dessas formas de ADR, e outros exigem que ADR ser julgado perante a alternativa menos atraente de litígio.
Quando a questão ou reclamação não pode ser resolvido enquanto o projeto estiver ativa, o pedido pode permanecer aberta, mesmo que o projeto foi fechado.
auditorias procurement
UMA aquisição auditoria é uma revisão formal do processo de aquisição em uma única aquisição, ou para o processo de aquisição utilizado no projeto como um todo. O objetivo é analisar cada processo na aquisição de identificar as áreas que funcionaram bem, bem como as áreas que podem ser melhoradas no futuro.
A auditoria começa por olhar para o processo de planejamento das aquisições:
Foi a análise make-or-buy completo?
Era o tipo de contrato apropriado?
Qual a eficácia foi o plano de gerenciamento de aquisições?
Será que a declaração do trabalho (DT) refletir com precisão o trabalho que precisava ser feito sem dizer como isso deve ser feito?
Foram os documentos de aquisição de oferta completa?
Foram os critérios de selecção fonte apropriada?
A auditoria de aquisição deve também rever as seguintes informações para a realização de aquisições:
Foram um número suficiente de fornecedores qualificados identificados?
Será que a conferência lance passar sem problemas e responder a todas as perguntas licitante?
Será que as negociações de aquisição acabar com uma situação ganha-ganha?
O contrato foi desenvolvido e assinado em tempo hábil?
O contrato foi completa sem exigir muitas mudanças e revisões?
O contrato foi suficientemente clara, de modo a não resultar em inúmeros conflitos e mal-entendidos?
Enquanto administração do contrato, a auditoria de aquisição irá avaliar o seguinte:
Como bem alterações contratuais foram manipulados
relatórios de desempenho e avaliações de desempenho
Como inspeções bem no local vendedor foi
A eficácia do sistema de pagamento
A integralidade e organização dos registros do projeto
Como bem disputas e questões foram tratadas
Ao auditar fornecedores, que deseja gravar áreas que funcionaram bem e as áreas que devem ser melhoradas na próxima vez. Esta informação pode ser usada na próxima vez que é necessário um contrato similar.
Esta forma de aquisição é genérico, mas mostra o tipo de informação que você iria se reunir para uma auditoria de aquisição.
Fechar Compras: Saídas
Uma parte fundamental de fechar um contrato está revendo o SOW e garantir que todos os elementos estão completos e aceita. Você deve percorrer a lista entregas para se certificar de que todas as entregas atendem aos requisitos contratuais, todos os procedimentos e cláusulas contratuais foram seguidos, e também que toda a documentação técnica e outro contrato está disponível.
É uma boa prática para aceitar formalmente as entregas ao longo da vida do contrato, especialmente para grandes contratos. Fechando o contrato deve apenas formalizar todo o trabalho aceito que foi entregue. Depois de aceitar todo o trabalho, você notifica o administrador do contrato que os termos do contrato foram cumpridos. O administrador de contratos pode, então, tomar as medidas necessárias para encerrar formalmente o contrato.
Porque um contrato é um documento legal, é importante recolher e arquivar toda a documentação de aquisição e correspondência. O seguinte é uma lista parcial das informações que você precisa coletar, indexar e arquivo:
horários
Faturas e histórico de pagamentos
Os relatórios de desempenho
Documentação técnica
solicitações de mudança contrato
relatórios de ações corretivas
disputas contratuais e suas resoluções
inspeções
auditorias
As avaliações de desempenho
A documentação do contrato é uma parte da documentação geral do projeto que você precisa arquivar antes de projetar o encerramento.
Compras precisa ser fechada a partir das perspectivas legais, financeiros e administrativos. Legalmente, você precisa certificar-se da declaração de trabalho está completo e também que todos os resultados foram formalmente aceite.
Administrativamente, você quer ter certeza de que todos os termos e condições do contrato foram seguidos e também que a documentação de aquisição foi devidamente arquivado. Financeiramente, você precisa ter certeza de todos os pagamentos foram feitos, incluindo taxas de concessão, taxas de incentivo, e taxas fixas, conforme apropriado.