E-mail etiqueta no trabalho

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Um par de anos atrás, e-mail superou correio como o portador de maior volume de mensagens. Sua popularidade foi crescendo desde então e não mostra sinais de parar. Embora volumes foram escritos sobre etiqueta e-mail, muitos dos piores ofensores não parecem estar lendo. O que você pode fazer para manter o seu negócio e-mails adequada?

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comunicar claramente

A melhor característica de e-mail é também o pior: a comunicação com uma ou muitas pessoas, através do corredor ou do outro lado do mundo, pode acontecer imediatamente. Esse imediatismo pode ser uma enorme vantagem quando você precisa desse tipo de energia. Ele também pode ser um problema real quando você usá-lo como um substituto para o pensativo comunicação, significativa.

Um problema com o uso excessivo de e-mail é que o seu tom pode facilmente ser mal interpretado. Em pessoa ou por telefone, os ouvintes podem obter pistas visuais ou verbais e pegar emoções e nuances, particularmente sarcasmo. Mesmo na era da ironia, e mesmo se você usar o emoticon onipresente, os leitores podem perder o seu ponto. “Eu ouvi reunião da equipe de quinta-feira correu muito bem!” Tem um significado completamente diferente quando é falado em um tom sarcástico (a reunião não correu bem em tudo) do que quando ele é falado em um tom feliz, direta. As chances são boas que os leitores vão interpretar mal esta declaração em um e-mail.

Sempre reler a sua mensagem de e-mail para a clareza e tom antes de enviá-lo, e acompanhamento com um telefonema, se você não obter uma resposta rápida.

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Escrever com estilo

Aqui estão alguns erros estilísticos que as pessoas fazem quando usar e-mail:

• Esquecendo as regras de ortografia e gramática: Talvez por causa do grande volume de e-mails que as pessoas enviam, e-mail tende a ser um meio muito informal. Informal, no entanto, não deve significar desleixado. Preste atenção para problemas como fragmentos de frases e erros ortográficos. Se você não tem certeza sobre as regras da gramática, manter um guia de estilo acessível.
• Ser profissional: Só porque você está enviando um e-mail em vez de uma chamada memo ou telefone não significa que você pode deixar seus padrões profissionais relaxar. Embora um toque de humor no tom de um e-mail pode ser bom, certifique-se de preservar o seu profissionalismo. Embora smileys pode ser útil em e-mails sociais, evitar usá-los no negócio.
• A omissão de um cumprimento e / ou de fechamento: Pior ainda está usando “Hey” como uma saudação. Será que é realmente difícil de escrever “Hi Jim” ou “Os melhores cumprimentos, Bev”?
• Usando todas as capitais: Capitais são mais difíceis de ler do que o texto regular. Além disso, muitas pessoas vêem o seu uso como o equivalente de e-mail de gritar, por isso, se você não iria gritar algo na sala de conferências, não digitá-lo em todas as capitais.
• Usando todas as letras minúsculas: Este é frequentemente um sinal de preguiça. Certifique-se de capitalizar nomes próprios, nomes e a primeira letra de cada frase.
• Usando linguagem ofensiva: Embora você deve prestar atenção a sua linguagem no trabalho em geral, palavrões falados flutuar no ar. os escritos sentar lá na tela do computador, talvez por mais tempo do que você quer.