Procedimentos de auditoria: monitorando registros de pessoal

Certificar-se de cliente sua auditoria está em dia com todas as áreas de conformidade recursos relacionados humana é uma maneira de julgar a competência dos empregados quando você&rsquo-re decidir se deve limitar os procedimentos de auditoria. Então, o pessoal de registros é que uma empresa precisa para se manter? As formas básicas de uma empresa deve manter em arquivo são os seguintes:

Video: Registro de Pessoal Parte 01

• pedidos de emprego: Título VII da Lei dos Direitos Civis de 1964 exige que os empregadores cobertos (basicamente aqueles que têm mais de 15 empregados) para reter pedidos de emprego por um período de um ano a partir da data foi feita uma aplicação ou acção disciplinar. Isso ocorre porque o Título VII torna ilegal para um empregador contratar, descarga, ou discriminar contra qualquer indivíduo por causa de raça, cor, religião, sexo ou origem nacional.

• Currículos para candidatos e pessoas contratadas: Título VII aplica-se aos currículos também. Ambos os pedidos de emprego e currículos teria que ser fornecido pela empresa para qualquer ação movida no Título VII.

  Video: Registro de Pessoal Parte 02

• Beneficiar informação sobre a planta: Esta informação precisa ser mantida em arquivo por um ano após o término do plano.

• Família e Licença Médica Act (FMLA) certificações: certificações FMLA estão em notas essência do médico atestando o fato de que o funcionário ou um membro próximo da família tem problemas médicos graves o suficiente para se qualificar para a licença.

• *registros da folha de pagamento: registros de folha de pagamento retenção tornou-se uma questão controversa após a aprovação da Lilly Ledbetter Fair Pay Act de 2009. Esta lei estende os empregados a tempo pode apresentar queixa ao abrigo das leis anti-discriminação, como a discriminação etária no emprego Act. Como resultado deste ato, muitos de seus clientes será arquivar registros de pessoal por períodos indefinidos para se defender contra quaisquer futuros processos por discriminação.

  Video: ISO 9001:2015. Contexto da organização (Seção 4)

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  registros de segurança: Dependendo do tipo de negócio, o seu cliente de auditoria pode precisar seguir as orientações adicionais de retenção de registros. Por exemplo, segurança química e registros de exposição tóxicos ficar em arquivo para a duração de alguém&rsquo-s emprego mais de 30 anos depois que o empregado deixa a empresa.

  Video: Especialista fala sobre Gestão da Qualidade e ISO - Parte 2

Seu cliente é responsável por manter muitas formas de dedução de folha de pagamento e de identificação diferentes em arquivo para cada funcionário. Estas formas incluem aqueles exigidos pelo governo e forma o seu cliente de auditoria precisa, a fim de fazer outras deduções de folha de pagamento não-tributários. Durante a sua auditoria você pode usar estas formas de dedução para avaliar a justeza de muitas transações de folha de pagamento diferentes. Você&rsquo-ve mais do que provável preenchido as seguintes formas durante a sua carreira de emprego:

• W-4: Esta forma dá ao empregador todos os fundamentos sobre um empregado, como nome, endereço e número da Segurança Social. Ele também pede o estado civil e número de isenções, que ditam o quanto federal de impostos que o empregador é obrigado a reter do empregado&rsquo-s cheque cada período de pagamento.

• Estaduais e municipais formas de retenção de impostos: Se a empresa é obrigada a reter impostos para estados e municípios, estas formas são mantidos bem.

• I-9: O propósito deste formulário é para garantir que os empregados são elegíveis para o emprego nos Estados Unidos. O empregado preenche o formulário e fornece documentação que o empregador cópias e mantém na pasta pessoal. A documentação inclui IDs de imagem e documentos que atestam ao fato de que o empregado pode trabalhar nos Estados Unidos.

• formas de dedução benefício discricionários: Os funcionários utilizam estas formas para permitir que a empresa deduzir os montantes adicionais de seus salários brutos a pagar por benefícios como seguro de saúde, contribuições antes de impostos para os planos de aposentadoria e contribuição sindical. Estas formas ficar em casa também.