Proteger sua empresa contra roubo e fraude

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Todo empresário enfrenta a possibilidade de roubo ou fraude. Demasiadas vezes, os proprietários do negócio encontrar-se sobre um empregado embolsando alguns ativos quando é tarde demais para fazer qualquer coisa sobre ele. Mesmo o empregado mais leal pode ser conduzido para roubar se suas pressões financeiras pessoais tornam-se muito grande.

Há quatro tipos básicos de fraude financeira proprietário de uma empresa pode enfrentar:

• peculato: Isso envolve o roubo de fundos por uma pessoa que realmente tem o controle dos fundos, como um contador ou fiscal.

• furto interno: Isso envolve o roubo de ativos da empresa por funcionários, tais como material de escritório ou de mercadorias nas prateleiras das lojas.

• Retornos e propinas: Isso envolve a aceitação de pagamentos por fornecedores para enviar negócio sua maneira.

• Skimming: Isso envolve embolsando alguns dos recibos de vendas da empresa e não gravar a receita nos livros.

Sua melhor defesa contra roubo e fraude é colocar barreiras para desencorajar isso. Você faz isso dividindo responsabilidades do pessoal para reduzir a possibilidade e oportunidade para roubo e fraude.

Aqui estão algumas dicas importantes para controlar seu dinheiro e minimizar o roubo e fraude:

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• com numerário separadas: Certifique-se de que a pessoa que aceita o dinheiro não é a mesma pessoa que registra a transação nos livros.

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• responsabilidades de autorização separados: Certifique-se de que a pessoa que autoriza um cheque não é o mesmo que a pessoa que prepara o cheque. Se possível, uma terceira pessoa deve ser o único a assinar os cheques. Dessa forma, três pessoas teriam de conspirar para roubar dinheiro usando um cheque da empresa.

• funções contábeis separadas: Não coloque demasiada autoridade ou confiança em uma pessoa (a menos que essa pessoa é o proprietário da empresa).

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• responsabilidade operacional em separado: Tenha certeza que você tem uma pessoa que aceita as transações em dinheiro e uma segunda pessoa que entra essas transações nos livros. Por exemplo, a pessoa que lida com o registo de dinheiro não deve ser o único que faz o depósito bancário.

• relatórios financeiros em separado: Certifique-se de que a pessoa que prepara seus relatórios financeiros não é a mesma pessoa que é responsável pela entrada do dia-a-dia de dados em seus livros. Muitas vezes, um contador exterior é responsável por utilizar os dados inseridos para preparar os relatórios financeiros, se uma empresa não tem um contador na equipe.