Diretrizes de controles internos para pequenas empresas
O lamento de muitos pequenos empresários / gestores é, “Estamos muito pequeno para controles internos.” Mas mesmo uma pequena empresa pode impor certos controles internos que são muito eficazes. Aqui estão as diretrizes básicas para pequenos empresários / gerentes:
Assinar todos os cheques: O proprietário / gerente deve assinar todos os cheques, incluindo cheques. Esta precaução obriga o proprietário / gerente para manter uma estreita vigilância sobre as despesas do negócio. Sob nenhuma condição deve o contador, guarda livros, ou controlador (contador-chefe) do negócio ser dada autoridade de assinatura de verificação. Essas pessoas podem facilmente ocultar fraude, se eles têm tanto poder de escrever cheque e acesso aos registros contábeis.
Mandato férias: O proprietário / gestor deve exigir que os funcionários que trabalham nas áreas de alto risco (geralmente recebimentos e pagamentos, contas a receber e estoque) tirar férias de duas semanas ou mais e, além disso, certifique-se de que outro trabalhador exerce as suas funções enquanto eles está em férias.
Video: CONTROLES INTERNOS
Para esconder muitos tipos de fraude, o empregado culpado precisa manter um controlo exclusivo e acesso sobre as contas e outros documentos utilizados na realização da fraude. Outra pessoa que preenche para o empregado em férias pode detectar algo suspeito.
Obter dois pares de olhos sobre as coisas: Embora a segregação de funções pode não ser prático, os proprietários / gestores devem considerar a implementação de partilha do trabalho em que duas ou mais empregados são regularmente designados para uma área do negócio em semanas alternadas ou algum outro horário. Com este arranjo, os empregados podem perceber se o outro está cometendo fraude.
Cuidado com os gastos questionáveis: Sem violar sua privacidade, os proprietários / gestores devem manter vigilância sobre os estilos de vida dos funcionários. Se o guarda-livros compra um novo Mercedes todos os anos e muitas vezes está fora de Las Vegas, você pode perguntar onde o dinheiro está vindo. Os proprietários / gerentes sabem salários dos funcionários, para que eles possam fazer um julgamento sobre qual o nível de vida do empregado pode pagar.
Video: Os Controles Internos em uma Empresa