Construir um protocolo de comunicação em toda a empresa

A maioria, se não todos, os gerentes dizem que deve comunicar abertamente e com frequência com seus empregados - mas muitas vezes eles não. Veja, para muitos gestores, a comunicação se enquadra na categoria de “deve fazer” em vez de “deve fazer”. E quando estamos ocupados, “deve fazer” trunfos “deve fazer” cada vez.

É aí que um protocolo de comunicação entra. A protocolo de comunicação é um processo formal que define os tipos de informações a serem comunicadas a uma organização, bem como identificar a pessoa (s) responsável pela comunicação temas específicos. O protocolo também define o público, frequência e veículos de comunicação sugeridas.

Um protocolo de comunicação, que deve ser exibido em todas as áreas comuns, tais como lobbies e salas de conferências e distribuído para todos os novos contratados, garante que as comunicações alinhados com prioridades estratégicas da empresa, sejam elas relacionadas ao engajamento ou alguma outra iniciativa. Tão importante quanto isso, o protocolo representa um conjunto de compromissos da empresa para os funcionários. Estes incluem o seguinte:

• Líderes será responsabilizado para cumprir as suas responsabilidades de comunicação, e será avaliada a eficácia e oportunidade da sua comunicação.

• Os funcionários irão receber atualizações regulares sobre o progresso, iniciativas e mudanças que os afectam.

• O mais importante de uma perspectiva de engajamento, cada marco de comunicação oferece oportunidades para os funcionários a fazer perguntas, contribuir com ideias, e dar ou receber feedback.

  Video: Aula de Comunicação de Dados e Rede -- Protocolo

Por sua vez, as expectativas para os empregados são claras. Todos os funcionários são responsáveis ​​por compartilhar informações e dar feedback para ajudar a empresa a alcançar seus objetivos, reforçando assim o desejo de funcionários se comuniquem “para cima” e reforçar o compromisso mútuo partilhado por empregador e empregado.

Há vários benefícios para a implementação de um protocolo de comunicação. Um protocolo de comunicação faz todo o seguinte:

• Define as expectativas de comunicação para funcionários e líderes.

• Constrói consistência na comunicação missão, visão, valores e estratégia da empresa.

• Cria alinhamento com os funcionários em todos os níveis.

• Constrói em comunicação circular. comunicação Circular inclui a comunicação entre os inseridos numa hierarquia tradicional, como o chefe e subordinado, bem como a comunicação entre unidades de negócios e departamentos e comunicação que utiliza equipas de trabalho e grupos de foco. Em uma cultura de comunicação circular saudável, você está incluindo também 360 avaliações de feedback, feedback dos clientes e feedback dentro do relacionamento matriz.

• Assegura a responsabilidade compartilhada, de cima para baixo.

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  Ajuda a garantir que as mensagens são comunicadas 13 vezes, que é o número de vezes que alguns especialistas acreditam que um empregado precisa ouvir algo para absorvê-lo.

• Ajuda a alavancar locais diferentes e ferramentas de comunicação - por exemplo, reuniões na prefeitura, e-mails, vlogs (blogs de vídeo), reuniões de departamento, e assim por diante. (Você pode descobrir mais sobre esses locais e ferramentas mais adiante neste capítulo.)

• Ajuda a conectar todos os níveis da sua organização com a sua marca.

Video: O que é um protocolo de rede? - TCP/IP

Para construir um protocolo de comunicação, você precisa de uma equipe transversal de executivos (de preferência incluindo o “top dog”), juntamente com um grupo transversal de influenciadores-chave, ou conectores. A primeira coisa que esta equipe deve fazer é montar um projecto de protocolo de comunicação. (Isso levará o grupo em qualquer lugar de dois a oito horas.) Esta figura mostra um modelo para equipes nesta fase para ajudar a guiá-los em seus esforços.

Ao elaborar o protocolo, a equipe deve considerar o seguinte:

• Como podemos construir na comunicação de métricas que são fundamentais para o nosso plano estratégico (por exemplo, crescimento, lucro, engajamento dos funcionários, atendimento ao cliente, qualidade e assim por diante)?

• Como podemos garantir que os funcionários têm a oportunidade de comunicar-se?

• Como podemos construir em redundância de mensagens entre cada nível?

Quando o projecto estiver concluído, ele deve ser enviado para aqueles que se reportam-se através do CEO (e talvez seus subordinados diretos também) para obter entrada adicional. Esta etapa chave também irá ajudá-lo a obter buy-in. Uma vez que a entrada foi recebida e apropriada, o protocolo pode ser finalizado (ver a figura).

Com um protocolo finalizado em mãos, o próximo passo da equipe é construir um plano para lançar o protocolo. Esta implementação deve envolver alarde significativa para gerar entusiasmo.

O lançamento de um protocolo de comunicação é uma grande notícia, e será abraçado pelos funcionários como, para citar Martha Stewart, “uma coisa boa.” Dito isto, é provável que você encontrar resistência de gerência média, que provavelmente vai ver o protocolo como “mais uma coisa a fazer que leva tempo.”

Video: Protocolos de Comunicação Humano-Máquina

Para superar esse obstáculo, educá-los sobre os benefícios do protocolo, bem como sobre a forma de ser um participante envolvido no protocolo. Com o tempo, eles vão ver que o esforço administrativo envolvido na manutenção de um protocolo de comunicação robusta será compensado pelo ganho em alinhamento e engajamento de seus funcionários.